Sales-Follow-up-E-Mail: Vorlagen, Beispiele & Tipps

Sie haben einen vielversprechenden Kontakt kennengelernt oder hoffen, einen neuen potenziellen Kunden gefunden zu haben: Dann heißt es dran bleiben! Auch wenn eine erste Kontaktaufnahme nicht erfolgreich war, sollten Sie die Flinte noch nicht ins Korn werfen. Aus Ihrem eigenen Büroalltag wissen Sie wahrscheinlich, wie häufig eine E-Mail in der Flut an Nachrichten untergehen kann. Deshalb lohnt es sich, nochmals nachzuhaken, eine Sales-Follow-up-E-Mail zu schreiben und den Kontakt doch noch zu einem ersten oder erneuten Kauf zu bewegen.

Viel zu häufig geben selbst erfahrene Vertriebler zu früh auf – aus Angst zu penetrant zu wirken oder in der Sorge, dass der Aufwand den Nutzen nicht rechtfertigen könnte. Schließlich kostet das Verfassen und Organisieren von E-Mails eine Menge Zeit – Zeit, die man auch mit anderen Kontakten verbringen könnte. Ein Trick, um es sich einfacher zu machen: Man verwendet Sales-Follow-up-E-Mail-Vorlagen. So haben Sie Formulierungen und Aufbau immer parat und müssen nur noch individuelle Kontaktdaten und Sachverhalte eintragen.

Wir haben Ihnen mehrere Vorlagen für unterschiedliche Zwecke zusammengestellt.

Nehmen wir an, Sie haben auf einer Messe oder bei einem ungezwungenen Networking-Event einen vielversprechenden Kontakt kennengelernt. Die Person hat sich im Gespräch sehr für Ihr Angebot an Produkten oder Dienstleistungen interessiert und Ihnen ihre Visitenkarte überreicht mit dem Hinweis, sich jederzeit bei ihr melden zu können. Sie haben nun bereits einen Versuch gestartet, Ihren neuen Kontakt telefonisch oder per E-Mail zu erreichen, aber keine Antwort erhalten. Das sollte Sie aber keinesfalls davon abhalten, einen erneuten Versuch zu starten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass man mehrere Versuche benötigt, bevor ein Kontakt zu einem Kunden wird. Durch gute Sales-Follow-up-E-Mails können Sie die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erhöhen.

Alles beginnt mit der Betreffzeile. Dies ist das erste und manchmal auch einzige, was der Empfänger Ihrer E-Mail zu Gesicht bekommen wird. Wenn Sie nicht hier bereits überzeugend sind, wird die E-Mail mit hoher Wahrscheinlichkeit im digitalen Papierkorb landen. Es gilt das Interesse des Empfängers zu gewinnen. Hierfür eignen sich beispielsweise rhetorische Fragen. Besonders treffsicher sind aber auch Betreffzeilen, die konkrete Probleme oder Ziele der Empfänger ansprechen. Machen Sie schon im Betreff klar, dass Sie eine Lösung zu bieten haben. Hierin unterscheidet sich die Follow-up-E-Mail nur wenig von der Cold E-Mail, mit der Sie versuchen, einen ersten Kontakt herzustellen.

Ansonsten hängt die Formulierung der Betreffzeile stark von der Stufe ab, auf der Sie sich befinden. Ist dies der erste Versuch oder haben Sie schon mehrere E-Mails ohne Erfolg gesendet? Nach einigen unbeantworteten Nachrichten können Sie ruhig konkret nachfragen, ob Sie weitere Versuche starten sollen. Gute Betreffzeilen für unterschiedliche Situationen finden Sie in unseren Sales-Follow-up-E-Mail-Mustern.

Beim Inhalt gilt: So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig. Sie können davon ausgehen, dass Ihr Kontakt wenig Zeit in die Bearbeitung von E-Mails stecken möchte. Lange Nachrichten sind abschreckend. Wenn Sie aber mit wenigen Sätzen auf den Punkt kommen, ist Ihre Nachricht eine wahre Wohltat in der Menge an ungewünschten E-Mails.

Klare Anweisungen machen es dem potenziellen Kunden einfach, auf Ihre Nachricht zu antworten. Sie möchten, dass man Ihnen direkt antwortet. Muss man hingegen noch lang darüber nachdenken, wie man jetzt am besten zurückschreibt, schiebt man die Bearbeitung der E-Mail nach hinten und vergisst diese dann schließlich ganz. Mit deutlichen Fragen oder Instruktionen (keine Befehle) erreichen Sie zügige Rückmeldungen.

Neben dem Inhalt ist auch der Versandzeitpunkt entscheidend für Erfolg oder Misserfolg Ihrer Nachricht. Sind die Abstände zwischen den E-Mails zu klein, können die Nachrichten störend aufgefasst werden; warten Sie zu lang, ist ein eventuelles Interesse schon wieder verflogen. Man geht von drei bis vier Tagen aus, die man zwischen zwei E-Mails warten sollte. Die Abstände können dabei von Mail zu Mail größer werden. Damit gibt man dem anderen genügend Zeit, eine Antwort zu verfassen, falls er das vorhatte. Welche Uhrzeit am besten für den Versand geeignet ist, hängt von den Gewohnheiten des Empfängers ab. Hierbei lassen sich nur schwer verbindliche Aussagen treffen.

Beim Versand von Sales-Follow-up-E-Mails können Sie einiges falsch machen, aber auch vieles richtig. Mit kreativen Ideen und ehrlichen Angeboten stechen Sie aus der Masse heraus.

Es gibt verschiedene Situationen, in denen der Vertrieb auf Follow-up-E-Mails setzt. Abhängig davon, wie der vorherige Kontakt bereits gelaufen ist, sollten Sie auch Ihre E-Mails gestalten.

Sie haben bei einer Messe oder in einem anderen Kontext einen potenziellen Kunden kennengelernt, der sich für Ihr Angebot interessiert. Sie haben seine Kontaktdaten bekommen, und nun ist es an Ihnen, aus dem anfänglichen Interesse einen Verkauf zu machen.

In dieser E-Mail nehmen Sie schon im Betreff Bezug auf ein früheres Treffen. Das sorgt für erhöhte Bereitschaft, die Nachricht nicht sofort zu verwerfen. Im Inhalt bringen Sie die Vorteile Ihres Angebots in Stichpunkten kurz in Erinnerung und halten sich ansonsten kurz. Mit einer konkreten Frage zum Abschluss erleichtern Sie dem Empfänger das Antworten.

Sie konnten über das Telefon mit einem Kontakt die grundlegenden Aspekte Ihres Produkts besprechen, haben aber noch keine endgültige Entscheidung erhalten. Warten Sie jetzt nicht, dass sich Ihr Gesprächspartner bei Ihnen meldet, sondern gehen Sie in die Offensive.

Mit einer solchen E-Mail positionieren Sie sich als Experte, der dem Angeschriebenen helfen möchte. Außerdem geben Sie Ihrem Ansprechpartner etwas Greifbares. Nun kann dieser das am Telefon Besprochene noch einmal ausführlich nachlesen. Indem Sie auf einen konkreten Punkt im Informationsmaterial hinweisen, signalisieren Sie zudem, dass Sie sich mit dem individuellen Fall auseinandersetzen.

Sie haben bereits versucht, Ihren neuen Kontakt mit einem Anruf zu erreichen, aber nur seinen Anrufbeantworter erreicht. Selbstverständlich haben Sie eine Nachricht auf das Band gesprochen, aber es ist eine gute Idee, auch noch eine E-Mail hinterherzuschicken.

Da Sie eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen haben und ohnehin noch ein ausführliches Telefonat führen möchten, können Sie hier mit maximaler Kürze glänzen. Sie zeigen Sympathie für den Empfänger und machen keine Vorwürfe. Zum Ende bieten Sie zwei Optionen an, wie der weitere Kontakt ablaufen soll.

Sie haben bereits eine E-Mail geschickt, aber keine Antwort erhalten. Viele lassen es dabei beruhen, dabei ist das gar nicht nötig. Schreiben Sie Ihrem Kontakt erneut, vielleicht erwischen Sie Ihn diesmal auf dem richtigen Fuß.

Sie können davon ausgehen, dass die erste Nachricht Ihren Kontakt nicht überzeugt hat. Deshalb ist es sinnvoll, weitere Vorteile Ihres Angebots zu nennen. Machen Sie klar, dass Sie sich mit dem Unternehmen und seinen Herausforderungen auseinandergesetzt haben. Schon im Betreff greifen Sie daher ein konkretes Ziel des Unternehmens auf.

Auch nach mehreren E-Mails haben Sie noch keine Antwort erhalten, dennoch müssen Sie noch nicht aufgeben. Statt weiterhin auf die Vorteile Ihres Angebots einzugehen, können Sie nun auch persönlicher werden.

In einer solchen E-Mail zeigen Sie guten Willen und geben positive Signale. Auf die Nennung von Argumenten können Sie jetzt verzichten. Stattdessen versuchen Sie Ihren Ansprechpartner auf der persönlichen Ebene abzuholen.

Zwar ist es sinnvoll, nicht direkt aufzugeben, aber irgendwann ist es auch genug: Nach circa fünf Versuchen können Sie aufhören, weitere Sales-Follow-up-E-Mails an einen nicht reagierenden Kontakt zu senden. Mit einem letzten Versuch wechseln Sie noch einmal die Strategie. Machen Sie dabei klar, dass Sie nur noch dieses eine Mal versuchen, den Kontakt aufzubauen. Der Empfänger der Nachricht könnte tatsächlich dem FOMO-Effekt (Fear of missing out) unterliegen: Aus Sorge, ein gutes Angebot für immer zu verpassen, kommt es vielleicht doch noch zu einer Kontaktaufnahme.

Sie machen dem Empfänger der E-Mail klar, dass Sie zukünftig keine weiteren Nachrichten an ihn senden werden. Gleichzeitig geben Sie der Person einen einfachen Ausweg: Man braucht nur zu antworten, und schon ist man weiterhin im Rennen. Weder machen Sie Ihrem Kontakt Vorwürfe, noch versuchen Sie ihn aktiv zu überreden. Stattdessen bedanken Sie sich für die Unterstützung Ihrer (angeblichen) Aufräumaktion.

Sollten Sie auch auf diese E-Mail keine Antwort mehr erhalten, ist es wirklich Zeit, den Kontakt ruhen zu lassen. Sollten Sie sich nun doch noch einmal melden, untergraben Sie ohnehin nur Ihre Glaubwürdigkeit. Der Kontakt wird sich mit großer Sicherheit trotzdem nicht melden.