Angebot schreiben: Was Sie bei der Angebotserstellung beachten sollten

Unternehmen benötigen Aufträge, um Einnahmen zu erzielen. Mit einem Angebot reagieren Sie auf Kundenanfragen oder machen im Zuge der Kaltakquise auf Ihre Dienste aufmerksam. Wenn Sie ein schriftliches Angebot erstellen, sollte dieses bestimmte Standardanforderungen erfüllen, denn es kann später die Grundlage der geschäftlichen Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden bilden.

Ob sich jemand für oder gegen ein Angebot entscheidet, hängt in vielen Fällen vom Preis-Leistungs-Verhältnis ab. Allerdings können Sie Ihre Ausgangsposition erheblich verbessern, indem Sie nachstehenden Tipps zu den Inhalten, der Gliederung und der Formulierung eines Angebots beherzigen. Ein präzises und gut strukturiertes Angebotsschreiben unterstreicht eine professionelle Arbeitsweise und erhöht die Chancen, dass sich der Adressat für Ihr Leistungspaket entscheidet.

Die Anfertigung eines Angebots gehört zum Vertrieb und zur Akquise und somit zum beruflichen Alltag zahlreicher Firmen und Dienstleister. Auch viele Freiberufler müssen immer wieder Angebote formulieren. Letztendlich sichert man sich so seine Aufträge und damit auch seine Einnahmen. Dementsprechend sollte hier eine professionelle Vorgehensweise oberste Priorität haben. Bei einem schriftlichen Angebot kann man sich im Gegensatz zu einer rein verbalen Absprache immer und für alle Seiten nachvollziehbar auf die getroffene Abmachung beziehen. Generell sollte ein Angebotsschreiben sämtliche für das Geschäft relevanten Fakten, Leistungen und Kosten umfassen. Dies ist auch deshalb so wichtig, weil das Angebot rechtlich bindend ist und die Basis für einen Vertrag zwischen Ihnen und dem Kunden bilden kann. Der Vertrag kommt zustande, sobald ein Kunde das Angebot annimmt oder eine entsprechende Bestellung aufgibt und Sie ihm eine Auftragsbestätigung ausstellen. Ein schriftliches Angebot verliert seine rechtliche Bindung erst, wenn die Annahmefrist abgelaufen ist oder – sofern diese fehlt – eine Antwort nicht mehr erwartet werden kann. Um hier die Kontrolle zu behalten, sollten Sie die Frist zur Annahme selbst bestimmen. Zudem sollten Sie stets die finale Version auf ihre Richtigkeit prüfen – insbesondere die genannten Preise sowie Angaben zum Lieferumfang und -datum.

Vor jedem Angebotsschreiben steht die Kommunikation mit Ihrem potenziellen Kunden. Ein mündliches Gespräch ist hier einfacher und schneller, als im Schriftverkehr über die Angebotskonditionen zu verhandeln. Der verbale Austausch macht es Ihnen zudem leichter, die Wünsche und Bedürfnisse Ihres Kunden nachzuvollziehen. Dabei hilft es auch, sich seine bisherige Customer-Journey vor Augen zu führen.

Wenn Sie sich mit Ihrem potenziellen Kunden über die Details Ihres Angebots austauschen, rückt der Vertragsabschluss schon in greifbare Nähe. Denn dies ist ein Indiz dafür, dass der Kunde Ihr Angebot tatsächlich in Betracht zieht. Um Ihre Chancen auf den Auftrag zu erhöhen, sollten Sie nun so ausführlich wie möglich über die konkreten Anliegen und Absichten des Kunden sprechen: Welchen Nutzen können Sie ihm mit Ihren Leistungen bieten? Welches Produkt bzw. welche Dienstleistung passt am besten zu seinen Vorstellungen?

Darüber hinaus spielen auch die Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle für Sie – etwa welchen finanziellen und zeitlichen Spielraum Ihr Geschäftspartner für den Auftrag hat. Nur so können Sie ein passendes und attraktives Angebot erstellen, in dem Sie Ihr Gegenüber mit handfesten Argumenten davon überzeugen, dass die Inanspruchnahme Ihrer Dienste die richtige Entscheidung ist.

Als Nächstes bietet es sich an, eine Übersicht zu erstellen, in der Sie alle wichtigen Aspekte des Angebots bündeln. Die Zusammenfassung erleichtert Ihnen die Suche nach schlüssigen Argumenten, die den Kunden zur Annahme des Angebots bewegen. Außerdem hilft Ihnen die Auflistung dabei, das Schreiben sinnvoll zu strukturieren. Die folgenden Fragen können hierzu eine gute Orientierung sein:

• Wofür benötigt der Kunde Ihre Waren und/oder Dienstleistungen? Welche Ziele verfolgt er hiermit?

• Welche Vorteile, die Sie von der Konkurrenz abheben, können Sie dem Kunden bieten?

• Über welchen Zeitraum kann der Kunde Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen nutzen bzw. in Anspruch nehmen?

• Muss der Kunde damit rechnen, dass es ggf. zu weiteren Kosten kommen könnte?

• Welche Abrechnungsart ist sinnvoll: Gesamtpreis, Zahlung auf Stundenbasis oder bei Erreichen gewisser Meilensteine innerhalb des Projekts?

Mithilfe Ihrer Zusammenfassung beginnen Sie nun das Angebotsschreiben.

Zunächst widmen Sie sich dem formalen Aufbau des Schreibens. Ihr Logo sollten Sie unbedingt verwenden: Das Logo ist Ihr Markenzeichen, gehört damit zum Corporate Design Ihres Unternehmens und wird dementsprechend prominent platziert.

Unverzichtbar sind die gängigen Formalien eines Kundenanschreibens: Das Angebot muss sowohl den Namen Ihres Unternehmens (mit Rechtsform und Adresse) sowie Ihren Vor- und Nachnamen als auch die entsprechenden Daten Ihres Kunden enthalten. Nennen Sie des Weiteren Angebotsnummer und -datum, Lieferdatum, Kundennummer und den verantwortlichen Ansprechpartner Ihres Unternehmens. Wichtig sind zudem der Ort und das Datum, an dem Sie das Angebot verschicken.

In der Überschrift benennen Sie präzise den Gegenstand und Zweck Ihres Angebots. Die nachfolgende Anrede richten Sie an den verantwortlichen Ansprechpartner des Kunden. Eine persönliche Anrede zeugt von Respekt und Professionalität. Vergewissern Sie sich im Vorfeld auch darüber, ob der entsprechende Ansprechpartner auch zeichnungsberechtigt ist, d. h. ob er von seinem Unternehmen dazu autorisiert ist, Angebote einzuholen und Aufträge rechtswirksam zu erteilen.

Den anschließenden Fließtext sollten Sie so kurz wie möglich halten und in kompakte Absätze von nicht mehr als vier Zeilen aufteilen. Inhaltlich beschreiben und erläutern Sie hier Ihre Dienste gegenüber dem Kunden. Weiterhin besteht ein Angebotsschreiben aus einer übersichtlichen Aufstellung Ihrer Leistungen und der vereinbarten Eckdaten. Führen Sie hier auch den Umfang (Stückzahl bei Waren, Arbeitsstunden bei Dienstleistungen) und die entsprechenden Preise an. Dies kann z. B. in Tabellenform oder als Aufzählung geschehen.

Damit der Kunde die Zusammensetzung Ihres Angebots besser nachvollziehen kann, sollten Sie den Gesamtpreis in Form von Zwischensummen aufschlüsseln – nennen Sie z. B. den Nettopreis, die anfallende Umsatzsteuer und ggf. die Lieferkosten. Außerdem ist es ratsam, eine Angebotsfrist zu setzen – so legen Sie fest, für welchen Zeitraum die genannten Konditionen gültig sind.

Das eigentliche Angebotsschreiben sollte idealerweise nur eine einzige Seite umfassen. Allerdings passen nicht immer alle notwendigen Informationen auf eine Seite. Falls Sie Ihrem Kunden viele Details nennen müssen und diese mehr Platz benötigen, können Sie weitere Erläuterungen zum Angebotsinhalt in ein Begleitschreiben auslagern.

In der Regel steigen Sie in den Fließtext damit ein, den Nutzen der angebotenen Leistung für den Kunden herauszustellen. Heben Sie hier die Vorteile und positiven Aspekte hervor – schließlich möchten Sie Ihren potenziellen Kunden davon überzeugen, dass der Auftrag bei Ihnen in besten Händen ist.

Versuchen Sie, wenigstens ein Alleinstellungsmerkmal zu finden, durch das Ihr Angebot heraussticht. Bei Gütern können Sie beispielsweise auf die Wertigkeit des Materials, die gute Verarbeitung, die Option auf eine Maßanfertigung etc. eingehen. In Bezug auf Dienstleistungen lassen sich hingegen Dinge wie eine außergewöhnliche Betreuung des Projekts oder die ständige Erreichbarkeit des Kundenservices unterstreichen.

Wenn sich die Qualität Ihrer Dienste mit eindrucksvollen Referenzen und/oder Kundenmeinungen belegen lässt, können Sie auch diese (inklusive Namen sowie ggf. Unternehmen und Position der jeweiligen Person) im Angebotsschreiben anführen. In einem Angebot steht aber nie das Eigenlob im Fokus. Die Beispiele sollen Ihrem potenziellen Kunden lediglich zeigen, dass schon andere von Ihren Diensten profitiert haben.

Nennen Sie aussagekräftige Argumente, um Ihren Adressaten vom ihm vorliegenden Angebot zu überzeugen. Gehen Sie dabei auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Kunden ein und vermeiden Sie, in Fachsprache zu verfallen: Die Inhalte sollten für den Leser jederzeit verständlich bleiben. Wiederholungen von bereits genannten Aspekten sind ebenfalls tabu, da diese das Schreiben nur unnötig in die Länge ziehen.

Damit Ihre Geschäftsbeziehung eine einwandfreie Grundlage besitzt, müssen Sie gewisse Inhalte Ihres Schreibens exakt benennen bzw. auszeichnen.

• Angebotsgegenstand präzise bezeichnen: Bezeichnen Sie Ihre Waren und/oder Dienstleistungen so genau wie möglich, damit keinerlei Missverständnisse über den Angebotsinhalt aufkommen. Wenn Ihr Angebot zeitlich begrenzt ist, dokumentieren Sie auch dies.

• Preise und Menge bzw. Dauer der angebotenen Leistungen: : Nicht immer lassen sich die voraussichtliche Arbeitszeit und die nötigen Produktionskosten im Vorfeld exakt angeben. Deshalb kann es sich anbieten, einen Stundensatz zu vereinbaren. Falls Sie Ihrem Kunden einen Rabatt oder sonstige Vergünstigungen gewähren (ein Preisnachlass wirkt sich in jedem Fall positiv auf die Wahrnehmung des Angebots aus), sollten Sie dies ebenso im Schreiben festhalten. Gleiches gilt für die Entstehung von (eventuellen) Zusatzkosten.

• Umsatzsteuer: Geben Sie bei Preisangaben stets an, ob es sich um Bruttopreise (inklusive Mehrwertsteuer) oder Nettopreise (ohne Mehrwertsteuer) handelt. Auch die Angabe des Steuersatzes ist zu empfehlen, um späteren Missverständnissen vorzubeugen.

• Produktions- und Lieferzeit: Machen Sie Angaben dazu, wie viel Zeit die Herstellung und Auslieferung der angebotenen Leistungen in Anspruch nimmt. Falls Sie dies im Vorfeld nicht genau einschätzen können, da es sich um ein längeres Projekt o. ä. handelt, sprechen Sie mit Ihrem Kunden darüber und finden Sie eine gemeinsame Lösung. In bestimmten Fällen bietet sich dann die Angabe eines Zeitkorridors an, innerhalb dessen die Leistungen ausgeführt werden sollen.

• Liefer- und Verpackungskosten: Beim Versand von Waren sollten Sie alle dadurch entstehenden Kosten anführen. Nennen Sie hier auch die Versandart.

• Spesen: Falls Ihnen etwa durch eine Fahrt zu einem Kundentermin oder durch die Übernachtung und Verpflegung vor Ort zusätzliche Kosten entstehen, können Sie diese ebenfalls festhalten.

• Zahlungsbedingungen: Es ist immer sinnvoll, festzulegen, wann und wie die Bezahlung zu erfolgen hat. Bei Auftragsarbeiten, die sich über einen größeren Zeitraum erstrecken, ist beispielsweise die etappenweise Zahlung üblich.

• Hinweis auf die AGB und den Gerichtsstand: Sofern Ihr Unternehmen über Allgemeine Geschäftsbedingungen verfügt, sollten Sie diese dem Angebot beifügen. Informationen aus den AGB, die eine zentrale Bedeutung für Ihren Kunden haben, sollten Sie allerdings auch gesondert im Angebotsschreiben nennen. Den Gerichtsstand führen Sie allein für den Fall auf, dass es zum juristischen Streit zwischen Ihnen und dem Abnehmer kommen sollte.

• Hinweise auf Erfüllungsort, Eigentumsvorbehalt, Nutzungsrecht am Endprodukt: Stellen Sie klar, wo der Auftrag durchgeführt wird und ab wann die erbrachte Leistung in den Besitz des Abnehmers übergeht (oftmals erst mit der vollständigen Bezahlung). Falls Sie sich nach Erledigung des Auftrags noch bestimmte Nutzungsrechte am Endprodukt einräumen möchten, halten Sie dies ebenso im Angebot fest.

• Hinweise auf das Vorgehen bei beschädigten Lieferungen bzw. Liefer-, Annahme- und Zahlungsstörungen: Mitunter kann es schnell (auch ohne Eigenverschulden) zu Komplikationen kommen. Für diesen Fall halten Sie mit entsprechenden Klauseln eine bestimmte Vorgehensweise fest, mit der sich beide Parteien einverstanden erklären.

Auch wenn es etwas Zeit in Anspruch nimmt, ein hieb- und stichfestes Angebotsschreiben aufzusetzen: Der Aufwand lohnt sich, da Sie das Schreiben als Vorlage für weitere Angebote verwenden können. Viele Formalien und Bestandteile gelten für jedes Angebotsschreiben – mit einem gelungenen Angebot haben Sie oder Ihre Mitarbeiter stets ein Musterexemplar zur Hand, das die grundlegenden Anforderungen an Form und Inhalt erfüllt. Dieses müssen Sie dann nur noch entsprechend individualisieren.

Wer sich den damit verbundenen Aufwand sparen möchte, kann hierfür auch diverse Entwürfe aus dem Internet beziehen. Auch unser Ratgeber bietet Ihnen ein solches Musterbeispiel: In einem weiteren Artikel stellen wir eine professionelle Angebotsvorlage vor (sowohl für Microsoft Word als auch für Excel), die Sie kostenlos herunterladen können.

Obwohl ein Angebotsschreiben einen überschaubaren Umfang besitzen sollte, gibt es in Bezug auf dessen Inhalt und Aufbau viele Aspekte, die Sie beachten müssen. Die nachstehende Prüfliste fasst noch einmal das Wesentliche zusammen:

Informieren Sie sich möglichst umfassend über die Wünsche und Rahmenbedingungen des Kunden für den Auftrag.

Stellen Sie den Nutzen Ihres Angebots und die Vorteile Ihrer Leistung gegenüber der Konkurrenz heraus.

Ein schriftliches Angebot sollte leicht verständlich und so kurz wie möglich sein, ohne dabei wichtige Aspekte zu vernachlässigen.

Sprechen Sie im Schreiben Ihren Adressaten persönlich an.

Zeichnen Sie den Angebotspreis mit und ohne Umsatzsteuer aus.

Befristen Sie Ihr Angebot.

Prüfen Sie alle Informationen, Hinweise und Angaben zu Ihrem Unternehmen und den angebotenen Leistungen bis ins Detail auf ihre Richtigkeit.

Bei einem Angebotsschreiben zählt auch der Bearbeitungszeitraum: Je schneller Sie auf das Interesse Ihres Gegenübers mit einem Angebot reagieren, desto höher sind die Chancen, dass Sie den Zuschlag hierfür erhalten. Wenn Sie innerhalb von 24 Stunden das Angebot an den Kunden senden, sind Sie bestens in der Zeit.

Nach dem Versand sollten Sie dem Empfänger Zeit lassen, das Angebot zu prüfen und sich zu entscheiden. Falls Sie auch nach einer längeren Weile keine Rückmeldung erhalten haben, kontaktieren Sie erneut den verantwortlichen Ansprechpartner. Wie viel Zeit genau vergehen muss, damit Sie beim Kunden nachhaken können, ohne aufdringlich zu wirken, hängt vom Auftrag ab (grobe Richtlinie: 1–2 Wochen).

Falls Ihr Angebot abgelehnt wird, können Sie sich nach den Gründen erkundigen. Häufig ist der Preis ausschlaggebend für die Zu- oder Absage – allerdings können auch andere Gründe eine Rolle spielen. Nicht immer wird Ihnen Ihr Gegenüber mitteilen wollen, woran genau es lag. Lassen Sie Ihr Angebotsschreiben deshalb bei Bedarf von einem unabhängigen Sachverständigen prüfen (sensible Informationen können Sie hierbei aussparen oder schwärzen). Dies kann Ihnen wertvolle Einsichten und Verbesserungsansätze für Ihre künftigen Schreiben liefern.

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