Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Mit der Aufbewahrungspflicht gibt der Gesetzgeber Unternehmern, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, Fristen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen vor. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dienen in erster Linie der Nachprüfbarkeit steuer- und handelsrechtlich relevanter Vorgänge. Entsprechende Vorgaben gehen aus diversen Gesetzestexten hervor.

Wir geben Ihnen einen Überblick über die Rechtsgrundlagen der Aufbewahrungspflicht, schlüsseln auf, wer unter welchen Voraussetzungen zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten verpflichtet ist und stellen Ihnen eine Liste aufbewahrungspflichtiger Unterlagen mit den jeweiligen Fristen zur Verfügung.

In Deutschland ergibt sich eine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen sowohl aus dem Handelsrecht als auch aus dem Steuerrecht.

• Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen gemäß §§ 257 und 261 Handelsgesetzbuch (HGB) betreffen ausschließlich Unternehmer mit Kaufmannseigenschaft.
   
• Darüber hinaus schreibt die Abgabenordnung (AO) in § 147 eine Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen vor. Diese ist für alle Gewerbetreibenden und Freiberufler bindend, die gemäß §§ 140 und 141 AO zur Buchführung verpflichtet sind.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht zudem eine Aufbewahrungspflicht für Eingangs- und Ausgangsrechnungen vor (§ 14b UStG).

Spezielle Aufbewahrungspflichten gelten darüber hinaus für Unternehmer, die als Arbeitgeber auftreten.

• Gemäß § 41 Abs. 1 Satz 9 Einkommensteuergesetz (EStG) sind Aufbewahrungsfristen für Lohnkonten vorgeschrieben. Eine Aufbewahrungspflicht für lohnsteuerrelevante Unterlagen ergibt sich bereits aus § 147 AO.
   
• Aufbewahrungsfristen für Unterlagen im Zusammenhang mit der Sozialversicherung von Mitarbeitern sind in § 28 IV Sozialgesetzbuch (SGB) geregelt.
   
• Aufzeichnungen zur Mehrarbeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, müssen gemäß § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) aufbewahrt werden.
   
• Wer Minijobber beschäftigt oder in Wirtschaftszweigen tätig ist, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) fallen (z. B. Bau, Gaststätten), der ist verpflichtet, Unterlagen zur täglichen Arbeitszeit aufzubewahren. Geregelt ist das im Mindestlohngesetz (MiLoG).

Die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht trifft alle Kaufleute. Welche Person für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen Sorge tragen muss, ergibt sich auch aus der Rechtsform der Gesellschaft.

Die Aufbewahrungspflicht gemäß HGB trifft sowohl Istkaufleute und Formkaufleute als auch Kannkaufleute, deren Unternehmen zwar keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert, aber dennoch freiwillig ins Handelsregister eingetragen ist.

Während die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht lediglich von Kaufleuten zu beachten ist, müssen steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von allen steuerpflichtigen Unternehmern beachtet werden, die gemäß §§ 140 und 141 AO zur Führung von Büchern verpflichtet sind.

Wer nicht buchführungspflichtig ist, steuerrelevante Aufzeichnungen aber freiwillig anfertigt, der ist gemäß § 146 Abs. 6 AO auch an die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht gebunden.

Der Gesetzgeber sieht für die Aufbewahrung steuer- oder handelsrechtlich relevanter Unterlagen eine geordnete Ablage vor. Welches Ordnungsprinzip dabei zur Anwendung kommt und wo die Unterlagen aufbewahrt werden, ist dem Unternehmer überlassen, sofern dieser sicherstellt, dass die Unterlagen bei Prüfungen in angemessener Zeit zur Verfügung stehen.

Eine Aufbewahrung im Original und auf Papier fordert der Gesetzgeber nur noch bei Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen (Einzel- und Konzernabschlüsse inklusive Anhang) sowie bei bestimmten Zollunterlagen. Diese müssen, auch wenn sie mit Verfahren der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) erstellt wurden, ausgedruckt und unterschrieben aufbewahrt werden. Für alle weiteren aufbewahrungspflichtigen Unterlagen erlaubt der Gesetzgeber in § 257 Abs. 3 HGB eine erleichterte elektronische Aufbewahrung, sofern die Wiedergabe des Originals den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) entspricht und darüber hinaus folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Daten müssen mit den empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen bildlich übereinstimmen und mit allen anderen Unterlagen inhaltlich.
   
• Im Fall von Prüfungen müssen die Unterlagen auf Bild- und Datenträgern innerhalb einer angemessen Zeitspanne lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Zu Bildträgern zählen alle Medien, die eine bildliche Abbildungen des Originals ermöglichen (beispielsweise Fotografien, Fotokopien oder Mikrofilm-Aufzeichnungen).

Als Datenträger für eine inhaltliche Wiedergabe von Geschäftsdokumenten bieten sich diverse elektronische Speichermedien an (CD, Festplatte, Magnetband etc.).

Auch die steuerrechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht gewähren Unternehmen die oben genannten Erleichterungen. Konkrete Vorstellungen zu computergestützten Buchführungssystemen und der elektronischen Aufbewahrung von steuerrechtliche relevanten Unterlagen hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in seinem Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenträgerzugriff“ (GoBD) vom 14. November 2014 veröffentlicht.

Eine elektronische Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen muss demnach grundsätzlich folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass ein sachverständiger Dritte innerhalb einer angemessen Zeitpanne in der Lage ist, die Unterlagen zu prüfen.
   
• Unterlagen, die in elektronischer Form erstellt wurden oder eingegangen sind, müssen auch elektronisch aufbewahrt werden Es ist nicht zulässig, die Datei zu löschen und nur einen Ausdruck aufzubewahren.
   
• Werden Papierdokumente in eine elektronische Form übertragen, ist das jeweilige Verfahren in einer sogenannten Organisationsanweisung zu dokumentieren. Auch diese ist aufbewahrungspflichtig.

Wurden aufbewahrungspflichtige Dokumente den Vorgaben des BMF entsprechend in eine elektronische Form überführt, dürfen die Papieroriginale vernichtet werden. Ausgenommen davon sind folgende Unterlagen, bei denen der Gesetzgeber die Verwahrung des Originals trotz elektronischer Kopie vorschreibt. Zu diesen gehören folgende Dokumente:

• Elektronische Vorsteuervergütung
• Ausgangsvermerk im ATLAS-Ausfuhr-Verfahren
• Elektronische Gelangensbestätigung
• Beurkundete oder beglaubigte Dokumente
• Vollmachten
• Papierdokumente mit Unterschrift
• Schuldversprechen
• Schuldanerkenntnisse
• Bürgschaftserklärungen
• Erbscheine
• Schuldscheine
• Wechsel
• Spendenbescheinigungen
• Steuerbescheinigungen

Unternehmer haben dem Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung Zugriff auf alle EDV-Systeme zu gewähren, die zur Verarbeitung steuerrelevanter Unterlagen verwendet werden. Alternativ kann das Finanzamt verlangen, dass Unternehmer entsprechende Daten auf eigene Kosten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung stellen.

Unterlagen, die der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden gemäß § 257 HGB in vier Kategorien unterteilt:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie alle zum Verständnis der oben angebenden Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
2. Empfangene Handelsbriefe
3. Kopie abgesandter Handelsbriefe
4. Buchungsbelege

Die Dauer der vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht richtet sich danach, welcher Kategorie die jeweiligen Unterlagen zuzuordnen sind. Für Unterlagen der Kategorien 1 und 4 gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Unterlagen der Kategorie 2 bis 3 sind 6 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt jeweils nach Ende des laufenden Kalenderjahrs.

Die Vorgaben für die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen decken sich zum Großteil mit den handelsrechtlichen Vorgaben. Aufzubewahren sind gemäß § 147 AO:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
2. empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
3. Kopien abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe
4. Buchungsbelege
   1. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
5. Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Unterlagen der Kategorien 1, 4 und 4a sind 10 Jahre aufzubewahren. Unterlagen der Kategorien 2, 3 und 5 dürfen nach einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Geschäftsunterlagen und deren Aufbewahrungsfrist (in alphabetischer Reihenfolge). Halten Sie sich an die genannten Fristen. So stellen Sie sicher, dass Sie sowohl Ihre handelsrechtliche als auch Ihre steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht erfüllen.

Beachten Sie, dass für die Länge der Aufbewahrungszeit nicht nur die Art der Unterlagen, sondern auch deren Funktion (z. B. als Buchungsbeleg) ausschlaggebend ist.

Tabelle: Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

*Für Lieferscheine sieht das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz seit dem 1. 1. 2017 eine Verkürzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist vor: Die Aufbewahrungsfrist empfangener Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet mit dem Eingang der zugehörigen Rechnung. Die Aufbewahrungsfrist versendeter Lieferscheine endet mit dem Versand der zugehörigen Rechnung. Weitere Informationen zur Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen bietet der weiterführende Artikel zum Thema.

Auch E-Mails können als Geschäftsbriefe gewertet werden: Immer wenn in der E-Mail Geschäfte vorbereitet, abgeschlossen, durchgeführt oder aufgehoben werden, gilt die elektronische Nachricht als Geschäftsbrief und Sie dürfen sie daher nicht einfach unbedacht löschen. Für E-Mails gelten also ebenfalls Aufbewahrungsfristen. In der Regel müssen E-Mails im Unternehmenskontext 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Regelung gilt aber eben nur für geschäftliche E-Mails. Sollten Mitarbeiter beispielsweise per E-Mail auch private Nachrichten schreiben, müssen diese nicht archiviert werden. Unter Gesichtspunkten der DSGVO kann es sogar möglich sein, dass solche Nachrichten gar nicht aufbewahrt werden dürfen – zumindest nicht ohne Zustimmung des jeweiligen Angestellten.

Die korrekte E-Mail-Archivierung ist deshalb ein wichtiger Bestandteil der Dokumentenaufbewahrung. Da eine manuelle Archivierung sehr mühsam ist, gibt es spezielle Software, die einen bei der gesetzeskonformen Archivierung unterstützt. Entsprechende Programme sorgen dafür, dass E-Mails korrekt abgelegt und aufbewahrt werden. Die elektronische Archivierung sorgt zusätzlich dafür, dass die abgelegten E-Mails auch maschinell durchsucht werden können. So sind alle Informationen immer verfügbar – sowohl für das Unternehmen als auch die Aufsichtsbehörden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entweder entstanden sind oder in dem sie geändert wurden. In bestimmten Fällen kann die Aufbewahrungsfrist auch länger dauern als gesetzlich vorgeschrieben.

Unterlagen müssen über die Aufbewahrungsfrist hinaus aufgehoben werden, wenn für den betreffenden Zeitraum …

• gerade eine Betriebsprüfung durchgeführt wird,
• eine Steuer nur vorläufig festgesetzt wurde,
• ein Steuerstrafrechts- oder Bußgeldverfahren anhängig ist,
• der Unternehmer die Unterlagen noch für die Begründung eines Antrags benötigt.

Unternehmer, die aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der Frist vernichten, riskieren massive Nachteile in Zivilprozessen, da die Beweiskraft entsprechender Dokumente mit der Vernichtung verlorengeht.

Darüber hinaus wird jede Verletzung der Aufbewahrungsplicht gleichzeitig als Verstoß gegen die Buchhaltungs- bzw. Aufzeichnungspflichten gewertet, der schwerwiegende Konsequenzen nach sich zieht. Stellt das Finanzamt die Beweiskraft der Buchführung aufgrund fehlender Unterlagen in Zweifel, ist die Behörde gemäß § 162 AO zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage berechtigt. Zudem kann eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht unter bestimmten Vorrausetzungen als Steuerhinterziehung oder fahrlässige Steuerverkürzung geahndet werden.

Im schlimmsten Fall hat die Vernichtung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen strafrechtliche Folgen – insbesondere im Kontext einer drohenden Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit. Wer entsprechende Beweise vor Ablauf geltender Fristen vernichtet, verheimlicht, unterschlägt oder beschädigt, dem droht eine Geld- oder Freiheitsstraße. Im Falle eines Bankrottdelikts kann diese bis zu 5 Jahren betragen.

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