Betriebsprüfung: Was Sie über die Außenprüfung wissen müssen

Mehrere Milliarden Euro verdient der Staat jährlich durch Außenprüfungen der Finanzämter. Folglich ist es kaum verwunderlich, dass es die Prüfer bei dieser Kontrolle der Steuerzahler – die vielen auch als Betriebsprüfung bekannt sein dürfte – sehr genau nehmen. Ausgenommen von der Inspektion ist dabei grundsätzlich niemand, ob Gewerbetreibender oder Freiberufler. Sogar in Privathaushalten können Finanzämter prinzipiell eine Prüfung anordnen, wenn sie den Eindruck gewinnen, dass ein Steuerzahler bei der Buchführung und Steuererklärung nicht die erforderliche Sorgfalt aufgebracht hat.

Kommt es tatsächlich zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, muss man deswegen keineswegs in Panik verfallen: Nutzen Sie stattdessen die Zeit nach der Anmeldung der Inspektion, um sich möglichst gut auf diese vorzubereiten – beispielsweise, indem Sie sich über die Grundfunktion und das generelle Prozedere informieren. Mit diesem Wissen können Sie dann eine optimale Ausgangslage für die anstehende Betriebsprüfung schaffen. Das beruhigt nicht nur die eigenen Nerven, sondern vereinfacht auch die Arbeit des Prüfers erheblich und beschleunigt damit die Außenprüfung.

Finanzämter haben die Möglichkeit, die Buchführung steuerzahlender Personen und Firmen auch abseits von Steuererklärung und Jahresabschluss zu kontrollieren. Dies geschieht in Form angemeldeter Besuche vor Ort – also im Unternehmen oder in den eigenen vier Wänden. Klassischerweise bezeichnet man diese Art der Kontrollbesuche als Außenprüfung. Da die Wahl der Finanzämter hierbei jedoch hauptsächlich auf Unternehmen fällt, ist der Begriff Betriebsprüfung wesentlich geläufiger, auch wenn dieser Begriff den falschen Eindruck erweckt, für Privathaushalte sei solch eine Nachkontrolle ausgeschlossen.

Betriebsprüfungen muss das Finanzamt immer ankündigen, weshalb die Betroffenen zunächst schriftlich oder telefonisch über die geplante Inspektion und den Termin der Durchführung informiert werden. Gemäß Paragraph 196 der Abgabenordnung (AO) ist zudem der „Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich oder elektronisch zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbelehrung“ mitzuteilen. In dieser Anordnung erfahren Sie zum Beispiel, welche Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien oder Zulagen eigentlich überprüft werden sollen oder welcher Prüfungszeitraum (typischerweise drei Jahre) angesetzt wird. Das Finanzamt kann Sie außerdem bereits darüber in Kenntnis setzen, welcher Steuerprüfer die Betriebsprüfung durchführt. Allerdings handelt es sich dabei nicht um eine Pflichtangabe.

Wer in Deutschland sein Geld verdient, muss Steuern zahlen. Damit dieser Pflicht nachgekommen wird, unterliegen sämtliche steuerrelevanten Sachverhalte der Kontrolle von über 600 Finanzämtern. Das erforderliche Material für diese Kontrolle übergibt man dem jeweils zuständigen Amt in Form der jährlichen Steuererklärung, die jedoch nicht immer dem kritischen Blick des Prüfers standhält bzw. nicht immer eine klare Bewertung der Steuerverhältnisse ermöglicht. Mit der Außenprüfung wurde daher ein Verfahren entwickelt, das in solchen Fällen eingesetzt werden kann, um Klarheit in die Steuerangelegenheiten der Betroffenen zu bringen.

Wie bereits erwähnt, kann eine Prüfung grundsätzlich auf jeden zukommen, ob Privatperson, Gewerbetreibender oder Freiberufler. Beim Großteil der Kontrollen handelt es sich aber um Prüfungen in Unternehmen, wobei die Faustregel gilt: Je größer das Unternehmen, desto wahrscheinlicher ist die Betriebsprüfung. 2017 kam es beispielsweise bei mehr als jedem fünften Großbetrieb, aber durchschnittlich nur bei einem von hundert Kleinstbetrieben zur Prüfung. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit und Häufigkeit einer Betriebsprüfung erhöhen:

• Steuererklärung ist nicht plausibel
• Steuererklärung wird häufig zu spät eingereicht
• Steuern werden regelmäßig verspätet gezahlt
• Gewinne schwanken stark von Jahr zu Jahr
• Umsatz bzw. Gewinne sind untypisch für die Unternehmensgröße
• unverhältnismäßig niedrige Lohnkosten
• eine frühere Prüfung hatte erhebliche Steuernachzahlungen zur Folge

Betriebsprüfungen lassen sich grob in drei Phasen aufteilen:

An erster Stelle steht die Anmeldung der Prüfung durch das Finanzamt. Sie werden in ihr über die anstehende Prüfung und den Ort, an dem diese stattfinden soll, in Kenntnis gesetzt. Im Allgemeinen findet die Prüfung in den Räumlichkeiten des betroffenen Betriebs bzw. seines Steuerberaters statt. Können Sie dem Prüfer aber beispielsweise keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, ist die Durchführung der Betriebsprüfung auch im Finanzamt möglich. Sie erhalten außerdem einen Termin für den Beginn, den Sie aber in Absprache mit dem Finanzamt verschieben können, wenn zu dieser Zeit Ihr Buchhalter bzw. Steuerberater im Urlaub ist oder Sie beispielsweise mit der Abwicklung eines Großauftrags beschäftigt sind.

Spätestens zwei Wochen vor Beginn der Prüfung muss das Finanzamt Ihnen dann die Prüfungsanordnung zukommen lassen, in der unter anderem auch der für die Betriebsprüfung relevante Zeitraum definiert wird. In der Regel umfasst dieser nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume. In manchen Fällen kann der Prüfungszeitraum jedoch auch mehr als drei Jahre betragen – beispielsweise bei Verdacht auf eine Ordnungswidrigkeit oder Straftat. Die Anordnung verrät Ihnen außerdem, welche Steuern der Prüfer bei seinem Aufenthalt kontrollieren möchte, sodass Sie entsprechende Unterlagen bereits im Vorfeld zusammensuchen und ordnen können.

Die zweite Phase ist die eigentliche Durchführung der Betriebsprüfung. Diese findet am vereinbarten Ort während der üblichen Geschäftszeiten statt. Sie sind dazu verpflichtet, dem Steuerprüfer Zugang zu Ihren Betriebsräumen bzw. Ihrem Grundstück zu gewähren. Üblicherweise besichtigt der Prüfer vor Beginn der eigentlichen Prüfung zunächst Ihren Betrieb, unabhängig davon, ob die Prüfung bei Ihnen, Ihrem Steuerberater oder im Finanzamt stattfindet.

Sie müssen dem Prüfer für den gesamten Zeitraum der Betriebsprüfung eine oder mehrere Ansprechpersonen an die Seite zu stellen. An diese kann sich der Prüfer wenden, wenn er Rückfragen hat oder bestimmte Bücher, Geschäftspapiere oder weitere Dokumente aus der Buchhaltung einsehen möchte. Rechtsgrundlage für diese Mitwirkungspflichten ist Paragraph 200 der Abgabenordnung. Die Dauer der Betriebsüberprüfung kann – je nach Unternehmensgröße und Umfang der Unterlagen – sehr stark variieren: Von ein bis zwei Werktagen bis hin zu mehreren Wochen ist grundsätzlich alles möglich.

Die abschließende Phase der Betriebsprüfung ist die Schlussbesprechung. An dieser nimmt neben dem Steuerprüfer oftmals auch der Sachgebietsleiter des betreffenden Finanzamts teil. Für eine optimale Vorbereitung auf diese Besprechung sollten Sie den Prüfer um eine schriftliche Mitteilung bitten, in der er seine Feststellungen inklusive der Angabe entsprechender Fundstellen sowie die Höhe der Steuernachzahlungen aufführt. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, der ebenfalls an der Schlussbesprechung teilnehmen sollte, können Sie den Ablauf der Besprechung so im Vorhinein durchgehen und Argumente gegen unvorteilhafte Feststellungen ausarbeiten.

Die wichtigsten Eckdaten der Betriebsprüfung im tabellarischen Überblick:

Als Basis für die Durchführung der Betriebsprüfung gilt für das Finanzamt seit 2000 die sogenannte Betriebsprüfungsordnung (BpO). Diese wurde letztmalig im Jahr 2011 überarbeitet, wobei unter anderem eine bundesweite Regelung für die sogenannte „zeitnahe Betriebsprüfung“ getroffen wurde. So können Finanzbehörden Steuerpflichtige nach Paragraph 4a jederzeit für eine zeitnahe Prüfung auswählen, die einen Zeitraum von einem oder mehreren gegenwartsnahen Besteuerungszeiträumen umfasst. Grundlage für diese Art der Betriebsprüfung sind die Steuererklärungen dieser Zeiträume.

Eine der wichtigsten Grundregeln, die Sie auch hinsichtlich einer möglichen Außenprüfung immer beachten sollten, ist, dass Sie Ihre Buchführung stets rechtlich auf dem neuesten Stand halten müssen. Gab es innerhalb des in der Betriebsprüfung untersuchten Zeitraums Gesetzesänderungen, wird Ihr Prüfer in jedem Fall überprüfen, ob Sie diese Änderungen in Ihrer Buchführung bzw. Steuererklärung sofort umgesetzt haben. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Punkten, die von Prüfern für gewöhnlich ebenfalls sehr kritisch beäugt werden:

Darlehens-, Gesellschafts-, Miet- und vor allem Arbeitsverträge mit Ehegatten, Kindern oder anderen Familienangehörigen stehen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt in jedem Fall im Fokus. Dabei geht es in erster Linie darum, ob die Vertragskonditionen angemessen und formal in Ordnung sind. Überprüft wird also beispielsweise, ob die Gehälter, Gewinnanteile, Zinsen, Mitspracherechte oder Mieten im üblichen Rahmen liegen oder ob ein krasses Missverhältnis zu Verträgen anderer Mitarbeiter bzw. Geschäftspartner besteht. Zudem wird der Prüfer sich versichern, dass Familienangehörige nicht nur zum Schein beschäftigt sind, indem er kontrolliert, ob ein Arbeitsplatz vorhanden ist und ob der Lohn nachweisbar gezahlt wurde (Überweisungsbelege).

Kosten, die durch betrieblich veranlasste Fahrten mit dem Privatfahrzeug bzw. Dienstwagen entstehen und als Fahrtkosten von der Steuer abgesetzt werden, werden ebenfalls sehr genau beäugt. Führen Sie ein Fahrtenbuch, ist dessen Kontrolle im Rahmen der Außen- bzw. Betriebsprüfung sehr wahrscheinlich. Stößt der Prüfer dabei auf Ungereimtheiten, Nachlässigkeiten oder gar Fehler, müssen Sie damit rechnen, dass das komplette Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. Dann wird die häufig ungünstigere Ein-Prozent-Regelung im Nachhinein angewandt, was mit deutlichen Nachzahlungen verknüpft ist.

Es wird auch nachgeforscht, ob Dienstwagen tatsächlich nur betrieblich oder auch unerlaubterweise privat genutzt wurden. Bei Verstößen drohen auch hier Mehrsteuern – in diesem Fall für Privatfahrten (ebenfalls nach der Ein-Prozent-Regelung).

Kleinbetragsrechnungen dürfen im Gegensatz zu ordnungsgemäßen Rechnungen wesentlich weniger Angaben vorweisen. Stellen Sie also Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro aus, genügen Pflichtangaben wie Name und Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Dienstleistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Gleiches gilt im Umkehrschluss auch für Kleinbetragsrechnungen, die Sie erhalten. Bei der Betriebsprüfung schaut sich das Finanzamt gerne solche Zahlungen an, bei denen die Kleinbetragsgrenze knapp überschritten wurde. Findet es dabei Belege, die nicht korrekt sind, streicht es für diese unter Umständen die Vorsteuer.

Wenn Sie in mehreren aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Verluste eingefahren haben, sorgt dies unwiderruflich für Argwohn auf Seiten des Finanzamts. Schnell liegt die Vermutung nahe, dass Sie keinerlei Gewinnerzielungsabsicht haben, sondern dass es sich lediglich um eine Liebhaberei-Tätigkeit handelt (also eine Tätigkeit, die primär aus persönlichen Gründen oder aufgrund persönlicher Neigungen betrieben wird). Haben Sie in einem solchen Fall keinen adäquaten Businessplan parat, aus dem hervorgeht, dass Sie in naher Zukunft Gewinne erzielen werden, könnte Ihnen das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug streichen.

Auch auf Ungereimtheiten zwischen Angeboten und den späteren Rechnungen achten Steuerprüfer mitunter sehr genau. Sind hier beispielsweise Rechnungsbeträge wesentlich geringer als die im Angebot deklarierten Summen, kommt schnell der Verdacht der Schwarzarbeit auf. Den Grund für etwaige Differenzen sollten Sie gut erklären können – am besten durch Unterlagen wie zum Beispiel Schriftverkehr (Post, E-Mail) mit dem jeweiligen Geschäftspartner. Erhärtet sich der Verdacht, drohen sozialversicherungs- und steuerrechtliche oder gar strafrechtliche Folgen.

Wer buchführungspflichtig ist, muss auch ein Kassenbuch führen, in dem täglich alle Bareinnahmen und Barausgaben verzeichnet werden. Unregelmäßigkeiten bei der Kassenbuchführung sind häufig Grund für Beanstandungen vonseiten des Finanzamts.

Entnehmen Sie weniger Geld aus dem Betrieb, als Sie für Ihren Lebensunterhalt brauchen (z. B. für Miete, Lebensmittel, Bekleidung etc.) und haben Sie auch keine weiteren Einkünfte (z. B. Mieteinnahmen), prüft das Finanzamt sehr genau, ob Sie möglicherweise Schwarzgeld vereinnahmen und damit Ihren Lebensunterhalt bestreiten.

Der Prüfer führt eine Testkalkulation durch, um festzustellen, ob der Wareneinsatz dem entspricht, was in Ihrer Branche üblich ist. Als Referenz werden die sogenannten Richtsatzsammlungen herangezogen. Besonders in der Gastronomie stellt sich häufig heraus, dass der Wareneinsatz höher als branchenüblich ist, was auch ein Indiz dafür sein kann, dass die Einnahmen nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden.

Der wichtigste Punkt bei der Vorbereitung auf eine angekündigte Betriebsprüfung besteht darin, Ordnung in die eigene Buchführung zu bringen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Unterlagen für eine korrekte und lückenlose Darstellung der Geschäftsprozesse sowie zur Berechnung von Umsatz, Ausgaben und Gewinn parat haben. Sortieren Sie Rechnungen, Belege und die sonstigen Steuerpapiere bereits im Vorhinein, um dem Betriebsprüfer einen möglichst schnellen und unkomplizierten Arbeitsprozess zu ermöglichen. Stellen Sie fest, dass bestimmte Nachweise fehlen, sollten Sie die Zeit bis zum Prüfungsbeginn nutzen und diese Lücken füllen.

Bestimmen Sie bereits vor der Betriebsprüfung die Auskunftsperson bzw. Auskunftspersonen. Bedenken Sie allerdings, dass Sie als Hauptverantwortlicher für ein Unternehmen trotzdem an Ihre Auskunfts- und Mitwirkungspflichten gebunden sind. Zudem besteht grundsätzlich die Möglichkeit, dass der Prüfer Betriebsangehörige befragt, die Sie nicht als Auskunftsperson bestimmt haben. Um mögliche Missverständnisse bei einer solchen Unterhaltung zu vermeiden, sollten Sie auch alle anderen Mitarbeiter über die anstehende Betriebsprüfung in Kenntnis setzen. Geben Sie die Anweisung, dem Prüfer nicht selbst Auskunft zu erteilen, sondern diesen an die zuständigen Personen zu verweisen.

Natürlich sollten Sie bei der Vorbereitung auf die Betriebsprüfung durch das Finanzamt auch Ihren Steuerberater ins Boot holen: Klären Sie, welche Aufgaben dieser im Vorfeld und während der Prüfung übernehmen soll und legen Sie eine Honorarobergrenze fest, um böse Überraschungen nach der Betriebsprüfung zu vermeiden.

Wie eingangs beschrieben, kann die Betriebsprüfung grundsätzlich auf jeden zukommen. Insbesondere für Unternehmen ist die Kontrolle steuerrelevanter Sachverhalte durch das Finanzamt oft nur eine Frage der Zeit. Sie können allerdings Ihre Chance erhöhen, der Außenprüfung möglichst lange aus dem Weg zu gehen und darüber hinaus die Basis für eine schnelle und aus eigener Sicht erfreuliche Untersuchung schaffen, wenn es doch einmal zur Prüfung kommt. Hierfür sollten Sie bei Ihrer Buchführung insbesondere folgende Dinge beherzigen:

1. Verbuchen Sie Belege immer sofort und heften Sie diese direkt im Anschluss ab.
    
2. Führen Sie Ihre Bücher mit Sorgfalt und auf Basis aktueller Rechtsgrundlagen.
    
3. Beantworten Sie Anfragen des Finanzamts immer präzise und fristgerecht.
    
4. Informieren Sie das Finanzamt rechtzeitig, wenn Sie eine Frist nicht einhalten können und bitten höflich um eine Verlängerung.
    
5. Lassen Sie Ihren Jahresabschluss bzw. Ihre Steuererklärung (wenn möglich) durch einen Steuerberater erstellen, zumindest aber prüfen.
    
6. Zahlen Sie Ihre Steuern immer pünktlich.

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