Betriebswirtschaftliche Auswertung: Was ist eine BWA?

Unternehmer – unabhängig davon, ob der Betrieb klein, mittelgroß oder groß ist – sind auf Auswertungen ihrer geschäftlichen Tätigkeiten angewiesen. Für solche Auswertungen müssen Kennzahlen in Relation zueinander gesetzt und viele unterschiedliche Informationen zusammengetragen werden. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung – kurz: BWA – gibt einen Überblick über die aktuelle wirtschaftliche Lage des Unternehmens. Viele lassen den Bericht jedoch von ihrem Steuerberater erstellen und fragen sich dann: Wie muss ich die Informationen interpretieren? Andere wollen die BWA lieber eigenständig anfertigen und benötigen dann Antwort auf die Frage: Wie kann man eine BWA selbst erstellen?

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung wurde in den 1960er-Jahren von DATEV entwickelt. Es handelt sich dabei um einen Bericht, der die aktuelle wirtschaftliche Lage eines Unternehmens darstellt – und zwar auf Basis der Zahlen aus der Buchhaltung. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, entscheiden sich für diese Berichtart. Größere Unternehmen haben meist ein umfangreicheres Berichtwesen. Wer auf der anderen Seite keinerlei Bücher führt (beispielsweise Freiberufler, die von der Buchführungspflicht befreit sind), verfügt auch nicht über die benötigten Daten, um eine BWA zu erstellen.

Viele Geschäftsführer übergeben die Anfertigung der BWA an ihren Steuerberater. Dieser erstellt dann monatlich eine Auswertung. Aber auch wenn man die BWA selbst erstellt, ist ein monatlicher Rhythmus zu empfehlen. Auf diese Weise kann man die laufenden Aufwendungen und Erlöse zeitnah einsehen und hat so die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des eigenen Unternehmens immer wieder im Blick – und nicht erst beim Jahresabschluss. Zudem verlangen viele Kreditgeber regelmäßig eine Betriebswirtschaftliche Auswertung, um ein Unternehmen und dessen wirtschaftliche Situation besser einschätzen zu können. Aus dem gleichen Grund sind auch Investoren oft an der BWA interessiert.

Basis der BWA ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) bzw. deren Inhalt. In die BWA gehören deshalb alle Umsatzerlöse, sonstige Erträge und Aufwendungen. Dadurch haben Entscheider des Unternehmens sowie externe Financiers einen detaillierten Einblick in die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit. Damit die BWA auch Entwicklungen darstellt, ist es sinnvoll, die Vorjahreswerte mitanzugeben. Änderungen lassen sich so auf einen Blick direkt erkennen.

Die BWA enthält nur Informationen, die man der GuV entnehmen kann. Ganz oben stehen die Umsatzerlöse, die aktivierten Eigenleistungen (wenn das Unternehmen beispielsweise selbst eine Software entwickelt hat, die im Unternehmen eingesetzt wird) und die Bestandsveränderungen. Die Summe ergibt dann die Gesamtleistung. Davon abgezogen wird der Materialeinsatz bzw. der Wareneinkauf. Das Ergebnis ist der Rohertrag.

Vom Rohertrag werden alle betrieblichen Aufwendungen (= Gesamtkosten) abgezogen. Zu den betrieblichen Aufwendungen gehören beispielsweise Personalkosten, Raumkosten und Steuern. Das Ergebnis ist das EBIT oder operative Ergebnis bzw. Betriebsergebnis. Darin sind weder Steuern noch Zinsen berücksichtigt.

Vom Betriebsergebnis werden schließlich Zinsaufwendungen abgezogen und Zinserträge werden addiert. Vom so ermittelten Ergebnis vor Steuern zieht man im nächsten Schritt die Steuern ab und erhält das vorläufige Ergebnis.

Diese monatsweise Berechnung des Ergebnisses ist aber längst nicht alles, was eine BWA enthält. Man findet dort darüber hinaus meist noch mindestens einen der folgenden Werte zur Gegenüberstellung des aktuellen Ergebnisses:

• Wert des Vormonats
• Wert des gleichen Monats des Vorjahres
• Kumulierter Jahreswert

Auch denkbar sind:

• Planwerte (deren Erreichung man sich vorgenommen hat)
• Branchenwerte

Hinzu kommt noch die für die BWA typische Angabe von Quoten: Mit prozentualen Werten wird angegeben, wie hoch der Anteil eines Postens an der Gesamtleistung, den Gesamtkosten oder den Personalkosten ist.

Die Werte aus der BWA lassen sich in verschiedenen Diagrammen visualisieren. In Kuchen- oder Ringdiagrammen stellt man die Quotienten dar, die zeitliche Entwicklung erkennt man am besten in Liniendiagrammen. Die Visualisierung hilft vor allem uninformierten Dritten, die wirtschaftliche Situation des jeweiligen Unternehmens schnell zu erfassen.

Der Aufbau wie in diesem Artikel beschrieben folgt der DATEV-Standard-BWA (BWA-Form 01). Dieses Format ist universell einsetzbar und daher das am häufigsten verwendete. Es gibt aber auch andere Möglichkeiten, die BWA aufzustellen. DATEV selbst bietet verschiedene Formate an, die speziell auf bestimmte Anforderungen zugeschnitten sind. Da es keine rechtliche Pflicht zur Aufstellung einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung gibt, kann jedes Unternehmen seine eigene BWA zusammenstellen, so wie es am besten passt. Aber Achtung: Externe Interessierte sollten den Inhalt und die Darstellung auch korrekt deuten können. Daher ist es empfehlenswert, sich am Standardformat zu orientieren.

Wenn die Buchhaltung an eine Steuerberatung ausgelagert wurde, übernimmt diese normalerweise auch die Betriebswirtschaftliche Auswertung und sendet der Geschäftsführung einmal im Monat einen entsprechenden Bericht zu. Es ist aber auch problemlos möglich, seine eigene BWA zu erstellen. Dies geht entweder mit einer Buchhaltungs-Software oder einer gut gepflegten Excel-Datei. Diese Hilfsmittel lassen dann auch die Visualisierung in Form von Diagrammen und Graphen zu.

Gehen wir von einem kleinen handwerklichen Betrieb aus. Die Geschäftsführerin bekommt jeden Monat eine Betriebswirtschaftliche Auswertung zugeschickt.

Die Zahlenflut in diesem Beispiel mag auf manchen abschreckend und unübersichtlich wirken. Doch oft reicht es vollkommen aus, sich zunächst auf ein paar wichtige Kennzahlen zu konzentrieren:

• Umsatzerlöse: Der Umsatz, den das Unternehmen verzeichnen kann, stellt den wichtigsten Faktor hinsichtlich des Gewinns dar. Um den Gewinn zu steigern, müssen entweder die Umsätze steigen oder die Kosten sinken.
   
• Gesamtleistung: Zusätzlich zum Umsatz sind in der Gesamtleistung noch Bestandveränderungen – also unfertige und fertige Erzeugnisse im Betrieb – und aktivierte Eigenleistungen enthalten. Das Hinzurechnen von Bestandserhöhungen und aktivierten Eigenleistungen dient lediglich dazu, rechnerisch den höheren Wareneinsatz auszugleichen. Bestandsminderungen werden hingegen abgezogen, um den fehlenden Wareneinsatz auszugleichen.
   
• Betrieblicher Rohertrag: Im betrieblichen Rohertrag ist der Umsatz um den Wareneinsatz bereinigt und sonstige Erlöse wurden hinzugerechnet. Er stellt quasi die Bruttomarge des Unternehmens dar.
   
• Gesamtkosten: In den Gesamtkosten sind alle betriebsbedingten Posten enthalten, die den Gewinn schmälern. In dieser Zwischensumme sind allerdings noch nicht Zinsen und Steuern mit eingerechnet. Dieses auch als EBIT bekannte Ergebnis gibt einen Eindruck vom Gewinn des Unternehmens ohne die Finanzierungstrategie oder steuerliche Belastungen einzubeziehen.
   
• Ergebnis vor Steuern: Im Ergebnis vor Steuern sind bereits Zinserträge und -aufwendungen eingerechnet.
   
• Vorläufiges Ergebnis: Am Ende der BWA findet sich schließlich ein Ergebnis, das alle gewinnmindernden Faktoren berücksichtigt.

Hinzu kommen Vorjahreswerte, die der Geschäftsführung in der obigen Beispiel-BWA zeigen, dass das Unternehmen mehr Umsatz bei leicht gestiegenen Kosten verzeichnen konnte. Außerdem fallen die Quotienten auf: Die Prozentwerte ermöglichen Rückschlüsse, wie sich zum Beispiel die Kosten zusammensetzen oder wie hoch der Anteil am Gewinn ist.

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