Bewirtungskosten: So nutzen Sie die steuerlichen Vorteile

Betriebsfeiern und Geschäftsessen gehören zum Firmenleben oftmals dazu: Schließlich bildet das Beisammensein bei Speis und Trank den perfekten Rahmen für konstruktive Geschäftsgespräche und den entspannten Mitarbeiterkontakt. So sind für Selbstständige geschäftliche Essen in vielen Branchen ein wichtiges Mittel, um Auftraggeber zu gewinnen, Verträge zu schließen und bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Wenn es um die Bezahlung der anfallenden Bewirtungsaufwendungen geht, kann der Unternehmer von Steuer-Vorteilen profitieren, die allerdings zum Teil eingeschränkt sind. In jedem Fall müssen die notwendigen Voraussetzungen vorliegen und Formvorschriften befolgt werden.

Als Bewirtungskosten werden alle Aufwendungen bezeichnet, die bei der Bewirtung von Geschäftspartnern und Mitarbeitern entstehen. Grundsätzlich versteht man unter dieser Bewirtung die Darreichung von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln. Im weiteren Sinn zählen aber auch – mit dem jeweiligen Anlass verknüpfte – Nebenkosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühren dazu. Keine Bewirtung liegt dagegen bei der Darreichung kleinerer Aufmerksamkeiten wie beispielsweise Kaffee, Keksen oder Tee sowie bei der Produkt- oder Warenverkostung vor: Die hierfür aufkommenden Kosten zählen zu den Werbungskosten und sind daher zu 100% abzugsfähig.

Grundsätzlich können Sie solche Bewirtungskosten von der Steuer absetzen, die einen betrieblichen oder geschäftlichen Hintergrund haben. Voraussetzung ist, dass der Anlass des Events und die Höhe der Kosten angemessen sind. Unabhängig davon, dass das zuständige Finanzamt also die Angemessenheit der Kosten überprüft, gibt es auch einen kleinen, aber feinen Unterschied zwischen betrieblichen und geschäftlichen Bewirtungskosten: Bewirtungsaufwendungen, die durch die Verköstigung von Mitarbeitern, z.B. anlässlich einer Betriebsfeier, entstanden sind, gelten als betrieblich veranlasst und sind für bis zu jährlich 2 Betriebsveranstaltungen mit €110 (einschließlich Umsatzsteuer), pro Arbeitnehmer und Veranstaltung, als Betriebsausgaben abzugsfähig. Kosten, die über diese Freibeträge hinausgehen, sind lohnsteuer-und sozialversicherungspflichtig und entsprechend abzurechnen. Die Kosten einer geschäftlich motivierten Bewirtung sind hingegen immer zu 70 Prozent abzugsfähig, sofern die Formvorschriften eingehalten und Anlass und Höhe angemessen sind. Die fällige Umsatzsteuer ist jedoch in beiden Fällen zu 100 Prozent als Vorsteuer abziehbar.

Damit Sie nicht erst vom Finanzamt erfahren, dass die von Ihnen angegebenen und von der Steuer abgesetzten Bewirtungskosten unangemessen sind, ist es empfehlenswert, sich im Vorfeld über die vorgegebenen Richtlinien zu informieren. Zwar existieren nur wenige konkrete Werte, doch können einige Fallbeispiele und Vorgaben bei der Einschätzung der Angemessenheit helfen. In den folgenden Absätzen beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema „Absetzung von Bewirtungskosten“. Dabei liefern wir Beispiele für Szenarien mit betrieblichem als auch für solche mit geschäftlichem Hintergrund.

Das macht ein Geschäftsessen zu einem Geschäftsessen

Der besondere Stellenwert von Geschäftsessen ist bereits zur Sprache gekommen. Egal, ob Großkonzern, Kleinunternehmen oder Freiberufler: Dank der angenehmen, lockeren Atmosphäre bildet ein gemeinsames Essen für verschiedenste Gesprächs- und Verhandlungssituationen den perfekten Hintergrund. Damit das zuständige Finanzamt das Zusammentreffen auch tatsächlich als Geschäftsessen anerkennt, muss ein solcher geschäftlicher Anlass aber unbedingt gegeben und nachweisbar sein. So sollte mindestens eines der folgenden Motive für das Essen vorliegen:

• Abschluss von Geschäften
• Unterbreitung eines Angebots
• Verhandlung zur Fortführung von Handelsbeziehungen
• Vertragsabschluss
• Pflege von Geschäftsbeziehungen

Auch der Ort der Bewirtung spielt eine wichtige Rolle. Während Restaurants, Bars, Gaststätten oder Kantinen zum Beispiel zu den passenden Locations zählen, haben Sie bei Kosten, die bei einem Nachtclub-Besuch entstanden sind, eher schlechte Karten. Außerdem sind die Bewirtungskosten nicht abzugsfähig, wenn das Geschäftsessen im privaten Haushalt des bewirtenden Unternehmers oder seiner Angestellten stattfindet.

Wer kann zu einem Geschäftsessen eingeladen werden?

Bei Personen die zu Geschäftsessen eingeladen werden, handelt es sich typischerweise um einen konkreten bestehenden oder zukünftigen Geschäftspartner – aber auch bei der Bewirtung folgender Personen ist ein geschäftlicher Anlass gegeben:

• Freie Mitarbeiter
• Behördenvertreter
• Journalisten
• Lieferanten, Dienstleister
• Berater
• Wirtschaftsprüfer

Neben diesen externen Personen können Sie auch Mitarbeiter einladen, die Sie bei Ihrem Geschäftstermin unterstützen. Diese müssen Sie bei der späteren Abrechnung allerdings wie Ihre Geschäftsfreunde behandeln: Sie buchen folglich auch in diesem Fall beschränkt abzugsfähige geschäftliche und nicht betriebliche veranlasste Bewirtungskosten.

Da der Wohlfühlfaktor eine wichtige Rolle spielt, kann es außerdem sinnvoll sein, auch private Begleiter zu dem Geschäftsessen einzuladen. Die dabei anfallenden Bewirtungsaufwendungen lassen sich jedoch nur zum Teil steuerlich absetzen. Während die Verpflegung der Begleitung betriebsfremder Personen nämlich ebenfalls als geschäftlicher Bewirtungsfall gewertet wird, zählt die Beköstigung Ihrer Begleitung (sowie der Ihrer Mitarbeiter) als private Angelegenheit. Aus diesem Grund sind hierfür keine Steuerbefreiungen bzw. ist kein Abzug als Betriebsausgabe möglich.

Bis zu welchem Wert sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Selbstverständlich gilt es, sowohl bei betrieblichen Feiern als auch bei geschäftlichen Essen die Gesamtkosten im Auge zu behalten. Das Finanzamt überprüft nämlich nicht nur die Voraussetzungen, um Bewirtungskosten abzusetzen. Auch die Höhe der Kosten ist ein Kriterium. Dabei ist es wiederum von Bedeutung, ob ein betrieblicher oder ein geschäftlicher Anlass vorliegt.

Für die betrieblich veranlasste Bewirtung gilt, wie bereits erwähnt: Die Zahl abzugsfähiger Veranstaltungen ist auf zwei Events pro Jahr begrenzt. Pro Event ist dabei für jeden Teilnehmer ein Freibetrag von 110,00 Euro (inklusive Umsatzsteuer) zugelassen. Übersteigen die Pro-Kopf-Kosten diese Grenze, so ist der übersteigende Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Kosten inklusive Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sind jedoch als Betriebsausgabe voll abzugsfähig. Bringt ein Teilnehmer zusätzliche Personen als Begleitung mit zur Feier, werden die anfallenden Kosten ihm zugewiesen, ohne dass sich der Freibetrag ändert. Als Arbeitgeber können Sie frei wählen, für welche zwei Veranstaltungen Sie die betrieblich veranlassten Bewirtungskosten absetzen.

Anders als bei der betrieblichen ist für die geschäftliche Bewirtung keine Kostengrenze festgelegt. Bei Geschäftsessen und anderen Anlässen, die geschäftlich motiviert sind, geht es vielmehr um die Angemessenheit der dabei entstehenden Bewirtungskosten. Bei der Überprüfung berücksichtigt das Finanzamt unter anderem folgende Fragen:

• Ist der Umfang der Bewirtungsaufwendungen branchenüblich?
• Welche Größe hat das Unternehmen?
• Wie hoch sind der jährliche Umsatz und Gewinn?
• Wie wichtig sind Außenwirkung und Geschäftstermine für Ihr Unternehmen?
• In welchem Verhältnis stehen Bewirtungsaufwand und Ertrag?

Ob die jeweiligen, geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten abzugsfähig sind, wird letztendlich ganz individuell unter Berücksichtigung der Antworten auf obige Fragen entschieden. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich also, die Angemessenheit der Kosten eines Geschäftsevents im Vorhinein zu überdenken. Im Zweifelsfall sollten Sie sich auch nicht davor scheuen, eine Expertenmeinung einzuholen.

Wenn Sie Bewirtungskosten für Arbeitnehmer und Geschäftspartner absetzen können (egal, ob es sich dabei um ein einfaches Essen, die Weihnachtsfeier oder einen besonderen Anlass wie ein Firmenjubiläum handelt), sparen Sie trotz zum Teil beschränkter Abzugsfähigkeit der Kosten Geld, das Sie an anderer Stelle in Ihr Unternehmen investieren können. Grundvoraussetzung ist, dass der Bewirtungsumfang angemessen, ordnungsgemäß dokumentiert und verbucht ist. Insbesondere über Veranstaltungen, zu denen sowohl Mitarbeiter des Unternehmens als auch externe Partner eingeladen sind, sollten Sie genau Buch führen. Wichtig für den Abzug ist vor allem, dass die Kosten auf gesonderte Konten gebucht werden. Im Fall des Geschäftsessens z. B. auf beschränkt abzugsfähige Bewirtungskosten und im Fall der Betriebsfeier auf freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuerfrei bzw. lohnsteuerpflichtig. Damit bei der Buchung der Bewirtungskosten für gemischte betrieblich veranlasste Veranstaltungen das korrekte Verhältnis von vollständig und teilweise abzugsfähigen Aufwendungen angeben werden kann, benötigen Sie zum einen die Teilnehmerzahlen unterteilt in betriebszugehörige Teilnehmer und Geschäftskunden. Zum anderen möchte das zuständige Finanzamt auch einen aussagekräftigen Nachweis für die Zusammensetzung der Kosten haben. In unserem weiterführenden Artikel erfahren Sie, wie genau ein solcher Bewirtungsbeleg auszusehen hat.

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