Buchhaltung: Kosten externer Buchhaltung im Überblick

Je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto wichtiger wird auch die Rolle fachkundiger, vertrauenswürdiger Berater und Partner – insbesondere, wenn es um die finanziellen und wirtschaftlichen Angelegenheiten der Firma geht. Beinahe unverzichtbar ist für viele beispielsweise ein Steuerberater, der Steuererklärungen und Jahresabschlüsse anfertigen, bei Betriebsprüfungen unterstützen oder gar die komplette Buchhaltung des Unternehmens übernehmen kann. Inwiefern er sich in dieser Funktion von einem klassischen Buchhalter unterscheidet und mit welchen Kosten für die externe Buchhaltung zu rechnen ist, verrät dieser Ratgeber.

Als Buchhaltung bezeichnet man die Abteilung eines Unternehmens, die sich mit der Buchführung beschäftigt. Buchhalter sind demnach für die lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle verantwortlich – also für alle Transaktionen, die den Jahresabschluss beeinflussen – auf Basis von Belegen. Je nach Umsatz bzw. Jahresgewinn ist dabei entweder die einfache Buchführung oder die doppelte Buchführung anzuwenden.

Selbstständige Buchhalter sind meist geprüfte Bilanzbuchhalter. Sie übernehmen in der Regel folgende Aufgaben für ihre Kunden:

• Datenerfassung nach Belegen oder verbindlichen Buchungsanweisung des Auftraggebers
• Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle
• Laufende Lohnabrechnung und Lohnsteueranmeldungen

Selbstständige Buchhalter dürfen die folgenden Leistungen NICHT anbieten:

• Buchhaltung einrichten
• Jahresabschluss erstellen
• Vorbereitende Abschlussbuchungen vornehmen
• Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen
• Steuererklärungen erstellen

Diese Tätigkeiten sind Steuerberatern, Steuerbevollmächtigten, Wirtschaftsprüfern und vereidigten Buchprüfern vorbehalten.

Steuerberater unterstützen ihre Kunden häufig bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und dem Jahresabschluss. Sie können aber auch die Buchführung eines Unternehmens übernehmen. Im Gegensatz zu Buchhaltern unterliegen sie dabei keinerlei Einschränkungen, sodass sie beispielsweise folgende Arbeiten rund um die Buchhaltung eines Unternehmens übernehmen können:

• Buchhaltung einrichten
• Laufende Geschäftsvorfälle verbuchen
• Vorbereitende Abschlussbuchungen vornehmen
• Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldungen erstellen
• Betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen

Grundsätzlich decken Steuerberater also einen größeren Aufgabenbereich ab als selbstständige Buchhalter und bieten Ihnen als Unternehmen gleich mehrere Dienste aus einer Hand. Da sich die Kosten eines Steuerberaters nach einer Gebührentabelle richten, müssen Sie jedoch damit rechnen, dass die Beauftragung eines Steuerberaters auch dann eine teurere Option ist, wenn dieser lediglich die Aufgaben eines Buchhalters übernimmt.

Die Buchhaltung extern erledigen zu lassen, ist für viele Unternehmen und Selbstständige durchaus reizvoll. Natürlich müssen die Kosten aber bereits bei der Planung ungefähr bekannt sein, damit sich beurteilen lässt, ob sich eine solche Lösung für Sie auch tatsächlich lohnt. Da die Kosten für die Buchhaltung auch vom Umfang und von der Komplexität der Unterlagen abhängen, sollten Sie zudem bereits im Vorfeld entscheiden, welche Schritte der Buchführung Sie selbst übernehmen, um die Kosten gering zu halten.

Schließlich gilt es auch, zu entscheiden, ob Sie einen Buchhalter oder einen Steuerberater beauftragen wollen. In jedem Fall sollten Sie sich vorab verschiedene Angebote einholen und als Entscheidungsgrundlage nutzen.

Selbstständige Buchhalter, die Sie mit der Erledigung Ihrer Buchhaltung beauftragen, haben einen entscheidenden Vorteil gegenüber Steuerberatern: Sie können ihr Honorar frei verhandeln. Zwar nutzen viele Buchhalter, die Mitglied im Bundesverband selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (b.b.h.) sind, die Gebührentabelle des Verbandes als Basis für ihre Preisgestaltung – jedoch gilt diese nicht als feste Richtlinie. Wenn Sie also auf der Suche nach einem Buchhalter sind, sollten Sie jeweils auch ein individuelles Angebot anfordern.

Die Gebühren für Steuerberater und damit auch die Kosten für die Unterstützung bei der Buchhaltung orientieren sich an der Steuerberatervergütungsverordnung, kurz StBVV. Elementarer Fixpunkt der dort aufgeführten Gebührenspannen ist immer der sogenannte Gegenstandswert, der dem Jahresumsatz oder der Summe der Betriebsausgaben entspricht, falls letztere höher als der Jahresumsatz ist. Eine Ausnahme bildet die Hilfestellung bei der Einrichtung einer Buchführung, die nach der sogenannten Zeitgebühr (30 bis 70 € je angefangener halber Stunde) abzurechnen ist.

Die StBVV führt insgesamt fünf verschiedene Modelle zur Kostenberechnung für die Buchhaltung auf. Diese unterscheiden sich hauptsächlich darin, in welchem Maße der Steuerberater in den Buchführungsprozess eingebunden wird:

1. Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege

Der Steuerberater übernimmt die komplette Buchführung. Hierfür kann er monatlich zwischen 2/10 und 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3) berechnen. Mit der Gebühr sind außerdem die Kosten für die Umsatzsteuervoranmeldung abgegolten, die der Steuerberater in diesem Rahmen ebenfalls erstellt,. Die folgende Tabelle zeigt exemplarisch die Gebührenspannen bei einem Gegenstandswert von 15.000 €, 150.000 € bzw. 500.000 €:

2. Kontieren der Belege

Der Steuerberater übernimmt das Kontieren der Belege, vermerkt also handschriftlich auf den vorhandenen Belegen, auf welches Konto der jeweilige Betrag gebucht werden soll (Buchungsanweisung). Die Monatsgebühr hierfür liegt zwischen 1/10 und 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3).

3. Buchführung nach vom Auftraggeber kontierten Belegen oder erstellten Kontierungsunterlagen

Der Steuerberater erhält von Ihnen die bereits kontierten Belege und erfasst diese mithilfe seiner EDV-Buchhaltung. Die Kosten, in denen die Gebühr für die Umsatzsteuervoranmeldung enthalten ist, belaufen sich auch in diesem Fall auf 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3).

4. Datenverarbeitung

Sie kontieren und buchen selbst mit einer Software, die auch Ihr Steuerberater verwendet. Für gewöhnlich bedeutet das, dass Sie eine DATEV-Schnittstelle nutzen. Die Gebühren belaufen sich auf 1/20 bis 10/20 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV. Die Gebühr schließt die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung durch den Steuerberater ein. Die Kosten für die Datenverarbeitung und für den Einsatz der Software werden gesondert abgerechnet.

5. Laufende Überwachung der Buchführung

Der Steuerberater ist ausschließlich für die laufende Überprüfung der Buchführung zuständig. Voraussetzung ist, dass er die Buchführung nicht selbst erstellt hat. Wie in dem 2. oder 3. Modell kann er hierfür eine Gebühr in Höhe von 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C der StBVV (Anlage 3) berechnen. Die Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung durch den Steuerberater ist hierin nicht enthalten.

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