Geringwertige Wirtschaftsgüter abschreiben: So geht’s richtig!

Anschaffungen wie Maschinen, Computer oder auch Ihr Fuhrpark müssen Sie in der Regel auf mehrere Jahre abschreiben. Aber wie steht es um die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG)? Und vor allem: Was genau gehört denn eigentlich zu den GWG? Damit Sie keine Angst vor dem Finanzamt haben müssen, erklären wir Ihnen, wie Sie GWG buchen und geringwertige Wirtschaftsgüter korrekt abschreiben.

Geringwerte Wirtschaftsgüter werden durch das Einkommensteuerrecht geregelt. Zu den GWG gehören demnach abnutzbare, bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens, die zum einen selbstständig nutzbar sind und zum anderen einen gewissen Preis nicht überschreiten. Damit man diese Definition verstehen kann, müssen wir die Teilaspekte der Erklärung Schritt für Schritt durchgehen.

Dem Anlagevermögen ist eine Dauerhaftigkeit eigen. Im Gegensatz zum Umlaufvermögen sind Gegenstände des Anlagevermögens dazu bestimmt, dem Unternehmen dauerhaft zu dienen. Rohstoffe beispielsweise befinden sich immer nur für einen kurzen Zeitraum in einem Unternehmen, werden dann verarbeitet und verlassen die Firma wieder als fertiges Produkt. Verbrauchsgegenstände sind demnach auch immer Teil des Umlaufvermögens und werden als Aufwand verbucht. Die Maschine allerdings, die den Rohstoff verarbeitet, gehört zum Anlagevermögen. Sie haben diese angeschafft, damit sie auch in den nächsten Jahren Teil des Unternehmens ist. Das Anlagevermögen – genau wie das Umlaufvermögen – aktiviert man in der Bilanz.

Man spricht von abnutzbaren Vermögensgegenständen, wenn diese über einen bestimmten Zeitraum an Wert verlieren – also ein sogenannter Wertverzehr durch Abnutzung stattfindet. Nicht zu dieser Gruppe gehören z. B. Grundstücke. Allerdings sind sowohl die abnutzbaren als auch die nicht abnutzbaren Gegenstände wie Grundstücke abschreibungsfähig, um der Nutzung bzw. Abnutzung in der Buchführung Rechnung zu tragen. Der deutsche Gesetzgeber interessiert sich bei der Abschreibung von Vermögensgegenständen allerdings nicht für die reale Lebensdauer des Objekts: Stattdessen greift die Buchhaltung auf die Afa-Tabellen zurück (AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“). Das Bundesministerium der Finanzen gibt zahlreiche Tabellen heraus, in denen zu jedem denkbaren Gegenstand eine Nutzungsdauer vorgegeben ist, über die der Artikel abgeschrieben werden muss.

Beweglich ist laut Gesetzgeber alles, was ohne große Beschädigungen bewegt werden kann. Dies schließt also vor allem Gebäude und Grundstücke aus. Diese gehören zwar auch zum Anlagevermögen (schließlich wurden diese Sachen mit der Absicht der dauerhaften Nutzung angeschafft), lassen sich aber eben nicht ohne weiteres verschieben. Zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern zählen aber nur Gegenstände, die eigenständig genutzt und ohne Probleme von einem Ort zum anderen transportiert werden können.

Ob man einen Gegenstand als selbstständig nutzbar einstuft oder nicht, hängt von der konkreten Zweckbestimmung ab. Kann das angeschaffte Objekt aus sich heraus den geplanten Zweck erfüllen oder Bedarf es dafür weiterer Gegenstände? Ein Radio beispielsweise wird an das Stromnetz angeschlossen und kann direkt seine Aufgabe erfüllen. Ein Monitor ist allerdings nur in Kombination mit einem PC einsetzbar und erfüllt somit nicht das Kriterium der selbstständigen Nutzbarkeit.

Anschaffungskosten für Geräte, die nicht selbstständig nutzbar sind, auch Anschaffungsnebenkosten genannt, müssen Sie zu den Anschaffungskosten des selbstständigen Wirtschaftsgutes (mit dem das Objekt genutzt werden soll) hinzurechnen. Gemeinsam werden sie dann ganz normal über die entsprechende Nutzungsdauer oder als GWG bzw. Sammelposten abgeschrieben – selbst dann, wenn es sich bei den Anschaffungsnebenkosten des nichtselbstständigen Produktes um Kleinstbeträge halten sollte.

Damit man einen Gegenstand zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern zählt, sind auch die Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) relevant. Dabei sind immer die Nettoanschaffungskosten, ohne Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Reale Rabatte oder Skonti werden ebenfalls abgezogen. Deshalb berechnen Sie die AHK folgendermaßen:

Preis (inklusive der Umsatzsteuer)

- Umsatzsteuer (19 oder 7 Prozent)
- Skonti/Rabatte
- Zuschüsse
- Rücklage für Ersatzbeschaffung
- Investitionsabzugsbetrag

= Netto-Anschaffungskosten

Die GWG-Regelungen ändern sich häufig, weshalb eine generelle Aussage zu den Preisgrenzen nicht möglich ist. Für GWG, die 2017 angeschafft wurden, gilt: Gegenstände, die bis zu 1.000 Euro (Sammelposten) kosten und die anderen vorgestellten Kriterien erfüllen, zählen Sie zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern. Ausschlaggebend hierfür sind übrigens auch nur die Einzelwerte der Artikel. Wenn Sie mehrere Gegenstände des gleichen Typs über eine Rechnung kaufen und die Summe die maßgeblichen 1.000 Euro übersteigt, ist dennoch nur der Einzelwert anzusetzen. Neben dieser Obergrenze gibt es weitere Abstufungen, die wichtig für die Abschreibungsart sind und deshalb an entsprechender Stelle besprochen werden.

Damit man nicht für alle kleinen Gegenstände, die teilweise nur geringfügigen Wert haben, eine aufwendige Abschreibung durchführen muss, hat der Gesetzgeber Sonderregelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter eingeführt. Abhängig vom Wert des Gegenstandes können Sie unterschiedliche Abschreibungsmethoden anwenden. Bei den Abschreibungsarten für GWG handelt es sich um Optionen. Es ist immer möglich, jeden Gegenstand über eine Regelabschreibung zu erfassen.

Für das Jahr 2018 hat der Bundestag neue Preisgrenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter festgelegt. Diese gelten für alle Güter, die Sie nach dem 31. Dezember 2017 anschaffen.

Mit einer Sofortabschreibung ist gemeint, dass Sie den Posten von selbstständig nutzungsfähigen Wirtschaftsgütern direkt im vollen Umfang im Anschaffungsjahr abschreiben. In diesem Sinne werden solche geringwertigen Wirtschaftsgüter wie Betriebsausgaben behandelt. Das heißt, Sie verbuchen diese Güter als Aufwand und müssen sie nicht in das Anlagenverzeichnis aufnehmen. Dies gilt für alle geringwertigen Wirtschaftsgüter unter 150 Euro (2017) bzw. 250 Euro (2018). Anders sieht es bei Gütern aus, die zwischen 150,01 und 410 Euro (2017) bzw. 250.01 und 800 Euro (2018) liegen: Auch hier können Sie sich dazu entscheiden, eine Sofortabschreibung vorzunehmen, müssen diese Gegenstände aber auf ein separates Konto verbuchen.

Für GWG, die die Grenze von 150 Euro (2017) bzw. 250 Euro (2018) AHK überschreiten, legen Sie ein gesondertes Verzeichnis an. In diesem erfassen Sie alle geringwertigen Wirtschaftsgüter, die Sie im aktuellen Jahr direkt abgeschrieben haben. Hier erfassen Sie folgende Informationen:

• Bezeichnung des Wirtschaftsgutes
• Tag der Anschaffung, Herstellung oder Einlage ins Vermögen
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten

Sollten Sie bei Ihrer Buchführung bereits diese Informationen mitaufnehmen, ist es nicht nötig, das zusätzliche Verzeichnis anzulegen.

Sie haben bei GWG über 150 Euro (2017) bzw. 250 Euro (2018) die Möglichkeit, Sammelposten zu bilden und einen solchen gemeinsam abzuschreiben. Sollten Sie sich zu diesem Schritt entscheiden, können Sie alle Vermögensgegenstände zwischen 150,01 bzw. 250,01 Euro und 1.000 Euro (wie immer netto) zusammenfassen und müssen nicht einzelne Regelabschreibungen durchführen, was Ihnen sehr viel bürokratische Arbeit erspart. In diesem Pool werden alle Werte gesammelt betrachtet und dann linear abgeschrieben.

Den jährlichen GWG-Sammelposten schreiben Sie – ungeachtet der Art der Gegenstände, die sich in ihm befinden – obligatorisch über 5 Jahre ab. Sie mindern den Wert also pro Jahr linear um 20 Prozent. Das gilt übrigens auch, wenn Gegenstände aus dem Pool ungeplant das Unternehmen verlassen, indem diese z. B. verkauft werden oder kaputtgehen. Der Wert des Sammelpostens ändert sich dadurch nicht und also bleibt auch die Abschreibung jährlich die gleiche. Es ist demnach nicht zulässig, Teile eines Sammelpostens nach der Bildung gesondert abzuschreiben. Einzige Ausnahme: Sie veräußern das GWG bereits in dem Jahr wieder, in dem Sie es angeschafft haben. Dann können Sie diesen wieder aus dem Posten entfernen.

Ebenfalls unerheblich bei der Gründung eines Sammelpostens ist der Zeitpunkt, zu dem die Vermögensgegenstände Teil Ihres Unternehmens werden. Bei einer Regelabschreibung schreiben Sie das Wirtschaftsgut im ersten Jahr zeitanteilig ab. Das bedeutet, abhängig von dem Monat, in dem das Objekt angeschafft wurde, schreiben Sie anteilig ab. Beim Erstellen eines Sammelpostens entfällt dies: Stattdessen wird schon im ersten Jahr zu 20 Prozent abgeschrieben, auch wenn Sie das erste GWG des Sammelpostens erst später im Jahr kaufen.

Bei der Pool-Abschreibung handelt es sich um eine Entweder-oder-Wahl: Wenn Sie sich dafür entscheiden, für das Jahr einen Sammelposten einzurichten, haben keine weitere Entscheidungsmöglichkeit. Es ist nicht zulässig, dass Sie einen Sammelposten anlegen und trotzdem einzelne Gegenstände zwischen 150 und 1.000 Euro sofort abschreiben. Innerhalb des Jahres, in dem Sie den Pool anlegen, müssen Sie das Sammeln der einzelnen Gegenstände ohne Ausnahme durchführen. Erst im nächsten Jahr können Sie bei neu zugehenden Gegenständen unter 410 Euro (2017) bzw. 800 Euro (2018) wieder Sofortabschreibungen anwenden.

Grundsätzlich müssen alle Vermögensgegenstände auf die eine oder andere Art gebucht werden. Für geringwertige Vermögenswerte können Sie nicht nur beim Abschreiben, sondern auch beim Buchen besondere Regeln anwenden. Alles, was bis zu 410 Euro (ab 2018: 800 Euro) Netto-AHK hat, buchen Sie beispielsweise direkt auf das Aufwandskonto „Sofortabschreibung GWG“. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, ein extra Konto für GWG anzulegen und alle geringwertigen Güter darüber zu buchen. Wenn Sie auf das gesonderte Konto für alle geringwertigen Wirtschaftsgüter buchen, müssen Sie die Posten hier noch zum Jahresende abschreiben. Diese Abschreibung erfolgt dann schließlich auf das Konto „Abschreibung GWG“.

Beispiel:

Sie schaffen für Ihr Unternehmen einen Tisch für 250 Euro (zuzüglich 47,50 Euro Umsatzsteuer) und eine Couch für 400 Euro (zuzüglich 76 Euro Umsatzsteuer) an. Bei beiden Gegenständen handelt es sich um selbstständig nutzbare, abnutzbare, bewegliche Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, weshalb beide als GWG in Frage kommen. (Die Couch liegt zwar preislich inklusive der Umsatzsteuer über den 410 Euro, da aber nur der Nettopreis gilt, kann auch dieser Gegenstand als GWG behandelt werden.

1. Geringwertige Wirtschaftsgüter    250,00 EUR
   Vorsteuer                                    47,50 EUR       an Bank      297,50 EUR
   
   
2. Geringwertige Wirtschaftsgüter    400,00 EUR
   Vorsteuer                                    76,00 EUR       an Bank      476,00 EUR

Sie müssen beide Artikel noch in ein gesondertes Verzeichnis eintragen:

1. Tisch am 13.02.2017 zu 297,50 EUR (inkl. 47,50 EUR USt. (19 %))
2. Couch am 02.06.2017 zu 476,00 EUR (inkl. 76,00 EUR USt. (19 %))

Zur Abschreibung buchen Sie schließlich:

     Abschreibungen auf GWG 650,00 EUR an Geringwertige Wirtschaftsgüter 650,00 EUR

Wenn Sie sich hingegen für den Sammelposten entscheiden, legen Sie hierfür zwingend ein neues Konto an: GWG 150 bis 1.000 Euro (Sammelposten). Die Abschreibung zum Jahresende erfolgt dann über das Konto Abschreibung auf den Sammelposten geringwertiger Wirtschaftsgüter.

Beispiel:

Ihr Unternehmen schafft einen Kopierer für 900 Euro (zzgl. 171 Euro USt.), einen Schreibtisch für 500 Euro (zzgl. 95 Euro USt.), einen Schrank für 400 Euro (zzgl. 76 Euro USt.) und einen Wasserspender für 600 € (zzgl. 114 Eur USt.). Alle Objekte eignen sich daher für einen Sammelposten.

1. GWG 150 bis 1000 Euro (Sammelposten)        900,00 EUR
   Vorsteuer                                                     171,00 EUR        an Bank    1071,00 EUR
   
   
2. GWG 150 bis 1000 Euro (Sammelposten)        500,00 EUR
   Vorsteuer                                                       95,00 EUR        an Bank     595,00 EUR
   
   
3. GWG 150 bis 1000 Euro (Sammelposten)        400,00 EUR
   Vorsteuer                                                       76,00 EUR        an Bank     476,00 EUR
   
   
4. GWG 150 bis 1000 Euro (Sammelposten)       600,00 EUR
   Vorsteuer                                                    114,00 EUR         an Bank     714,00 EUR

Da Sammelposten auf einem separaten Sachanlagenkonto erfasst werden, brauchen Sie hierfür kein Verzeichnis anzulegen.

Zum Jahresabschluss schreiben Sie 20 Prozent des kompletten Sammelpostens ab, da Sie diesen linear über 5 Jahre abschreiben müssen. Die Summe des Pools beläuft sich auf 2.400 Euro, deshalb sind jährlich 480 Euro abzuschreiben:

Abschreibungen auf den

Sammelposten Abschreibung GWG            480,00 EUR           an GWG      150 bis 1000 Euro
(Sammelposten) 400,00 EUR

Diese Abschreibung wiederholen Sie für die kommenden vier Jahre, bis der Posten komplett abgeschrieben ist.