Der perfekte Geschäftsbrief – Aufbau, Inhalt und Gestaltung

In Deutschland unterliegt der geschäftliche Schriftwechsel gesetzlichen Regelungen – vorausgesetzt, die schriftliche Mitteilung gilt rechtlich als Geschäftsbrief. Doch wie definiert der Gesetzgeber eigentlich Geschäftsbriefe und welche Vorgaben müssen Sie beim Verfassen derselben beachten? Wir verraten es Ihnen.

Nach deutschem Recht gilt jede nach außen gerichtete, schriftliche Mitteilung, über die sich ein Schriftverkehr zwischen zwei Geschäftspartnern herstellen lässt, als Geschäftsbrief, sofern sich die Mitteilung an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerkreis richtet. Die gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe gelten damit unter anderem für:

• Angebote
• Auftrags- und Anfragebestätigungen
• Empfangsbestätigungen
• Rechnungen
• Quittungen
• Preislisten
• Bestellscheine
• Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger

Die äußere Form des Schreibens ist dabei unerheblich. Das hat der Gesetzgeber mit dem Zusatz „gleichviel welcher Form“ in entsprechenden Gesetzestexten (§§ 37a, 125a, 177a des Handelsgesetzbuchs (HGB), § 80 des Aktiengesetzes (AktG) und § 35a des GmbH-Gesetzes (GmbHG)) klargestellt. Die Änderung trat zum 1. Januar 2007 in Kraft.

Die gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe gelten somit gleichermaßen für Briefe, Postkarten, E-Mails und Faxe.

Ist eine schriftliche Mitteilung laut Gesetz ein Geschäftsbrief, sind damit je nach Unternehmensform inhaltliche Anforderungen – sogenannte Pflichtangaben – verbunden. Diese ermöglichen Geschäftspartnern, sich bei anbahnenden Geschäftsbeziehungen schon vorab über die wesentlichen Verhältnisse des jeweils anderen Unternehmers zu informieren. Daher gilt: Kann ein Schriftstück dazu verwendet werden, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen Geschäftspartnern herzustellen, müssen alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sein. So bietet die Handelsregisternummer dem Empfänger eines Geschäftsbriefs dann beispielsweise die Möglichkeit, beim Registergericht Auskünfte über einen Kaufmann einzuholen.

Von den gesetzlichen Vorgaben für Geschäftsbriefe ausgenommen sind schriftliche Mitteilungen im Unternehmenskontext, die sich einer der folgenden Kategorien zuordnen lassen:

• Interner Schriftverkehr zwischen Büros, Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen desselben Unternehmens
• Schriftliche Mitteilungen an einen unbestimmten oder durch Gruppenmerkmale bestimmten Empfängerkreis – beispielsweise Postwurfsendungen oder Werbemittel
• Schriftliche Mitteilungen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung mithilfe von Vordrucken erstellt werden – beispielsweise Lieferscheine, Versandanzeigen oder Abholbenachrichtigungen

Solche Schriftstücke gelten nicht als Geschäftsbriefe.

Geschäftsbriefe dienen der schriftlichen Kommunikation zwischen zwei Geschäftspartnern und haben in der Regel ein Geschäft zum Inhalt. Dabei kann es sich um Geschäfte zwischen Unternehmern (Business-to-Business, kurz B2B) oder zwischen Unternehmern und Privatpersonen (Business-to-Consumer, kurz B2C) handeln. Deutlich abzugrenzen sind Geschäftsbriefe von Privatbriefen, die dem Austausch persönlicher Informationen zwischen Privatpersonen dienen.

Da Geschäftsbriefe der Kontaktaufnahme dienen, sollten entsprechende Schriftstücke alle Standardinformationen enthalten, die sich im Rahmen der Geschäftskommunikation bewährt haben – auch wenn diese gesetzlich nicht vorgeschrieben sind. Zu den Standardinformationen auf Geschäftsbriefen zählen:

• Ort und Datum der Erstellung
• Anschrift inklusive E-Mail- und Internetadresse
• Bankverbindung des Unternehmen
• Umsatzsteueridentifikationsnummer

Darüber hinaus schreibt der Gesetzgeber je nach Rechtsform verpflichtende Angaben für Geschäftsbriefe vor, die Empfängern erlauben, sich ausreichend über einen potenziellen Geschäftspartner zu informieren.

Im Folgenden führen wir die Pflichtangaben für Unternehmen mit und ohne Handelsregistereintrag sortiert nach Rechtsform auf.

Bis März 2009 waren Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag – sogenannte Kleingewerbetreibende – und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR, auch BGB-Gesellschaft) bei der Anfertigung von Geschäftsbriefen an die Vorgaben in § 15b der Gewerbeordnung (GewO) gebunden.

Nach Aufhebung des Paragraphen durch das Dritte Gesetz zum Abbau bürokratischer Hemmnisse insbesondere in der mittelständischen Wirtschaft (Drittes Mittelstandsentlastungsgesetz, kurz MEG III) existiert derzeit keine zentrale gewerberechtliche Vorschrift für Geschäftsbriefe von Nichtkaufleuten.

Entsprechende Vorgaben ergeben sich jedoch sowohl aus dem Wettbewerbsrecht, als auch aus § 2 der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DLInfoV).

Kleingewerbetreibende und GbR-Gesellschafter sind daher gut beraten, in Geschäftsbriefen zumindest folgende Angaben zu machen:

• Vor- und Zunahme
• Ladungsfähige Anschrift

Bei einer BGB-Gesellschaft sollten die genannten Angaben für jeden Gesellschafter aufgeführt werden.

Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe von Unternehmen mit Handelsregistereintrag ergeben sich sowohl aus dem Handelsgesetzbuch sowie gegebenenfalls aus dem der Gesellschaft zugrundeliegenden Gesetzestext.

Einzelunternehmer, die ins Handelsregister eingetragen sind, betreiben ihr Gewerbe als Kaufmann und sind bei der Anfertigung von Geschäftsbriefen an die Vorgaben in § 37a HGB gebunden. Diese verlangen folgende Pflichtangaben:

• Firmierung (entsprechend des im Handelsregister eingetragenen Wortlauts)

• Rechtsformzusatz („eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder Abkürzung „e.K.“ oder „e.Kfr.“)

• Ort der Handelsniederlassung
• Zuständiges Registergericht

• Handelsregisternummer

Geschäftsbriefe, die im Namen offener Handelsgesellschaften oder Kommanditgesellschaften erstellt werden, müssen gemäß §§ 125 a, 177a HGB folgende Pflichtangaben beinhalten:

• Firmierung (entsprechend des im Handelsregister eingetragenen Wortlauts)
• Rechtsformzusatz (je nach Rechtsform OHG oder KG)
• Sitz der Gesellschaft
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer

Die Pflichtangaben für die Geschäftsbriefe einer GmbH sind in § 35a GmbHG geregelt. Das Gesetz sieht folgende Angaben vor:

• Firmierung (entsprechend des im Handelsregister eingetragenen Wortlauts)
• Rechtsformzusatz (GmbH)
• Sitz der Gesellschaft
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer
• Vor- und Zuname aller Gesellschafter sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden (falls vorhanden)

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG (haftungsbeschränkt), ist ein Einstiegsmodell in die GmbH. Dieser Rechtsform liegt daher ebenfalls das GmbH-Gesetz zugrunde. Die Vorgaben für Geschäftsbriefe entsprechen folglich denen der Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

Für Aktiengesellschaften sind gemäß § 80 AktG folgende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen vorgeschrieben:

• Firmierung (entsprechend des im Handelsregister eingetragenen Wortlauts)
• Rechtsformenzusatz (AG)
• Sitz der Gesellschaft
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer
• Vor- und Zuname aller Vorstandsmitglieder inklusive Vermerk, wer Vorstandsvorsitzender ist
• Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Ist an einer OHG oder KG keine natürliche, sondern eine juristische Person als haftender Gesellschafter beteiligt, schreiben §§ 125a, 177a HGB sowie § 35a GmbHG folgende Pflichtangaben vor.

• Firmierung der Gesellschaft (entsprechend des im Handelsregister eingetragenen Wortlauts)
• Rechtsformzusatz (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG oder AG & Co. OHG)
• Sitz der Gesellschaft
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer

Darüber hinaus sieht der Gesetzgeber weitere Pflichtangaben zur haftenden Gesellschaft vor (je nach Rechtsform GmbH oder AG):

• Firmierung der haftenden Gesellschaft (entsprechend des im Handelsregister eingetragenen Wortlauts)
• Alle Pflichtangaben gemäß des der Gesellschaft zugrundeliegenden Gesetzes (je nach Rechtsform § 35a GmbHG oder § 80 AktG)

Um eine reibungslose Kommunikation mit Geschäftspartnern zu gewährleisten, ist es ratsam, Geschäftsbriefe, die Sie per Post oder im PDF-Format versenden, als Normbriefe gemäß DIN 5008 zu verfassen. Eine Pflicht dazu besteht jedoch nicht.

Die Norm 5008 des Deutschen Instituts für Normung e. V. (DIN) umfasst Schreib- und Gestaltungsregelungen für die Textverarbeitung und wird vom Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen erarbeitet. Ihre letzte Überarbeitung fand im Jahr 2011 statt. Eine Neuausgabe ist für 2019 geplant.

DIN 5008 gibt für Geschäftsbriefe keine bestimmte Schriftart vor. Unternehmer haben hier freie Wahl. Beachten Sie jedoch, dass sich die Wahl des Fonts erheblich auf das Schriftbild auswirkt – unter anderem aufgrund der Größenunterschiede verschiedener Schriftarten. Orientieren Sie sich daher an Standard-Fonts wie Times New Roman, Ariel oder Helvetica. Prinzipiell sind jedoch alle leicht lesbaren Schriftarten mit ausgewogenen Proportionen für Geschäftsbriefe geeignet.

Verfassen Sie Ihre Geschäftsbriefe im Schriftgrad 12 Punkt. Bei Schriftstücken mit umfangreichem Textkörper kann die Schriftgröße bei Bedarf auf 11 Punkt reduziert werden. Der Richtwert basiert auf der Annahme, dass Sie eine der Standardschriftarten verwenden. Setzt Ihr Unternehmen im Rahmen des Corporate Designs auf eine exotische Schriftart, empfiehlt es sich, die Schriftgröße entsprechend anzupassen.

Der obere Teil des Briefkopfs entspricht dem oberen Rand des Dokuments. Dort stehen Ihnen von der Dokumentkante ausgehend 4,5 cm zur freien Gestaltung zur Verfügung. In der Regel platzieren Unternehmer in diesem Bereich grafische Elemente wie Firmenlogos oder Slogans.

Auf den oberen Seitenrand folgen nach 4,5 cm das Anschriftenfeld und der Informationsblock.

Das Anschriftenfeld – auch Fensterbereich genannt – beinhalte Name und Adresse des Empfängers sowie die Rücksende-Angaben. Platzieren Sie das Anschriftenfeld 4,5 cm unter der oberen Dokumentkante linksbündig mit einem Abstand von 2 cm zum linken Seitenrand. Der Fensterbereich umfasst in der Breite 85 mm. Der Anschriftentext beginnt mit einem Abstand von 0,5 cm zum linken Rand des Anschriftenfensters.

Die Höhe des Anschriftenfeldes beträgt 4,5 cm zuzüglich 0,5 cm für die Rücksendeangaben. Dies entspricht insgesamt 10 Textzeilen.

Auf den Informationsblock folgt die Betreffzeile mit einem Abstand von mindestens 2 Leerzeilen.

Als Alternative zum Informationsblock können Sie die entsprechenden Angaben auch in einer Bezugszeichenzeile zwei Leerzeilen unterhalb des Anschriftenfeldes platzieren.

Übliche Angaben in der Bezugszeichenzeile sind:

• Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom
• Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom
• Telefon, Name
• Datum

Platzieren Sie das erste Wort in der Bezugszeichenzeile mit einem Abstand von 2,5 cm zum linken Seitenrand. Die übrigen Leitwörter folgen mit einem Abstand von 7,5 cm, 12,5 cm und 17,5 cm. Die entsprechenden Informationen werden (in der Regel maschinell) unterhalb der Leitwörter bündig zum ersten Buchstaben eines jeden Leitwortes eingetragen.

Empfohlene Datumsformate für den Informationsblock oder die Bezugszeichenzeile sind Jahr-Monat-Tag oder Tag.Monat.Jahr – letztere wahlweise mit ausgeschriebenem Monat oder vierstelliger Abkürzung (inklusive Abkürzungspunkt).

2018-10-15

15.10.2018

15. Oktober 2018

15. Okt. 2018

Um die bestmögliche Lesbarkeit von Telefon- und Faxnummern zu gewährleisten, empfiehlt DIN 5008, diese mit einem Leerzeichen zwischen Vorwahl und Rufnummer des Zielteilnehmers aufzuführen. Durchwahlnummern werden der ggf. mit einem Bindestrich angehängt. Für Mobilnummern gelten dieselben Vorgaben wie für Festnetznummern.

[Vorwahl] [Rufnummer]-[Durchwahl]

                030 1234567-12

0176 1234567

Bei Geschäftsbriefen an ausländische Empfänger ersetzen Sie die führende Null der Ortsvorwahl durch die Ländervorwahl Deutschlands: +49. Trennen Sie die Ländervorwahl durch ein Leerzeichen von der Ortsvorwahl ab.

+49 30 1234567-12

Die Betreffzeile wird 2 Leerzeilen unterhalb des Informationsblocks bzw. der Bezugszeichenzeile platziert, linksbündig ausgerichtet und in der Regel durch Fettdruck hervorgehoben. Der Abstand zur linken Seitenkante beträgt 2,5 cm.

Der Betreff beschreibt im besten Fall mit wenigen Worten Inhalt oder Anlass des Schreibens, kann gegebenenfalls eine Vorgangs- oder Angebotsnummer umfassen und bei Bedarf auch über mehrere Zeilen gehen.

Anrede und Textkörper werden gemäß DIN 5008 mit einem Abstand von 2,5 cm zum linken Seitenrand platziert und linksbündig formatiert.

Die Anrede des Geschäftsbriefs folgt 2 Leerzeilen nach der Betreffzeile, endet mit einem Komma und wird durch eine nachfolgende Leerzeile von übrigem Text abgetrennt.

Wie Sie die Anrede formulieren, ist Ihnen überlassen. DIN 5008 trifft dazu keine Aussage. Für die Geschäftskorrespondenz empfehlen wir die förmliche Anrede:

„Sehr geehrte(r) Frau/Herr …,“

Bei bestehenden Geschäftsbeziehungen sind weniger formelle Formulierungen möglich:

„Guten Tag, Frau/Herr …,“

„Liebe(r) Frau/Herr …,“

Prinzipiell gilt der Grundsatz: Lieber förmlich als zu vertraulich.

Gliedern Sie den Textkörper durch Leerzeilen in überschaubare Sinnabschnitte. Umfasst Ihr Geschäftsbrief mehrere Seiten, brechen Sie den umlaufenden Text 3 Zeilen vor der Fußzeile durch einen Seitenumbruch um. Der Briefkopf wird nur auf der ersten Seite aufgeführt.

Nummerieren Sie die Seiten durch – im besten Fall durch eine rechtsbündige Seitenzahl in der Fußzeile aller Folgezeiten.

Die Grußformel wird mit einer Leerzeile vom Textkörper abgesetzt. Folgt auf die Grußformel der Firmenname wird dieser mit einer weiteren Leerzeile von der Grußformel abgehoben. Anschließend folgen 3 Leerzeilen für die Unterschrift des Absenders.

Platzieren Sie den Anlagenvermerk genau 3 Leerzeilen unterhalb der Grußformel oder ggf. eine Leerzeile unterhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung der Unterschrift.

Der Anlagenvermerk wird durch das Wort „Anlagen“ eingeleitet. Verwenden Sie dieses in Fettdruck und ohne Doppelpunkt. Führen Sie anschließend jede Anlage in einer separaten Zeile auf.

• Kurz und prägnant: Fassen Sie sich kurz! In Geschäftsbriefen – egal, ob in postalischen oder per E-Mails – sollten Sie ohne Umschweife direkt auf den Punkt kommt. In der Regel werden Sie nicht der einzige sein, der den Empfänger Ihres Schreibens in geschäftlicher Hinsicht kontaktiert. Formulieren Sie daher kurz, prägnant und mit aussagekräftiger Betreffzeile. Geschäftsbriefe sollte eine DIN-A4-Seite nur in Ausnahmefällen überschreiten. Lagern Sie aufwendige Tabellen, Abbildungen oder Rechnungsdetails ggf. in die Anlagen aus.
   
• Persönliche Anrede: Sprechen Sie den/die Empfänger des Geschäftsbriefs – wenn möglich – persönlich an. Recherchieren Sie bei Bedarf den Namen des zuständigen Ansprechpartners und achten Sie auf die korrekte Schreibweise von Vor- und Zunahme. Lässt sich kein konkreter Empfänger ermitteln, bietet sich eine neutrale Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ an.
   
• Postskriptum: Das Postskriptum, kurz PS, diente ursprünglich als Nachtrag in handgeschriebenen Briefen, hat im Zeitalter der maschinellen Texterstellung jedoch eine neue Funktion erlangt. Dem eigentlichen Geschäftsbrief nachgestellt, bietet sich das Postskriptum für einen themenfremden Zusatz oder zur Hervorhebung wichtiger Informationen an. Das charakteristische PS mit nachgestelltem Doppelpunkt springt ins Auge. Nutzen Sie den Nachtrag beispielsweise um auf aktuelle Angebote oder Ihre Internetpräsenz hinzuweisen.

• Floskeln und veraltete Formulierungen: Formulieren Sie Geschäftsbriefe zeitgemäß und empfängerorientiert. Vermeiden Sie stereotype Textbausteine, Floskeln und veraltete Redewendungen. Schreiben Sie Geschäftsbriefe in klarer Sprache ohne unnötigen Zierrat. Bedenken Sie: Geschäftsbriefe transportieren Ihr Unternehmensimage. Wer Kunden und Geschäftspartner mit abgedroschenen Phrase oder gestelztem Bürokratendeutsch langweilt, der verschenkt die Chancen. Mit modernen, individuell auf den Empfänger zugeschnittenen Geschäftsbriefe hingegen signalisieren Sie Interesse am Empfänger und bleiben nachhaltig in Erinnerung.
   
• Rechtschreibfehler: Fehlerhafte Anschreiben wirken unprofessionell. Das gilt nicht nur für Aufbau und Gestaltung, sondern insbesondere für Orthographie und Interpunktion. Lesen Sie Geschäftsbriefe daher sorgfältig Korrektur oder ziehen Sie bei Bedarf professionelle Hilfe hinzu.
   
• Negative Formulierung: Vermeiden Sie Verneinungen und eine negative Wortwahl. Auch schlechte Nachrichten lassen sich meist in positive Worte kleiden.

Zeigen Sie Optionen auf, anstatt sprachliche Mauern aufzubauen: Vergleichen Sie: „Das kann ich Ihnen leider nicht beantworten!“ und „Ich informiere mich umgehend und melde mich dann bei Ihnen!“ Welchen Satz würden Sie lieber hören? Ersetzen Sie Formulierungen, die abwertend oder unfreundlich wirken oder auf Fremdbestimmtheit und Problemorientiertheit hinweisen, durch eine freundliche und lösungsorientierte Alternative, ohne dabei einer Schönfärberei zu verfallen.

• Passivkonstruktionen: Während passive Sätze jegliche Motivation eliminieren, indem Sie das handelnde Subjekt verschleiern, betonen aktive Formulierungen die Handlung und wirken dadurch kraftvoll und dynamisch. Vergleichen Sie: „Ihre Anfrage wird schnellstmöglich bearbeitet!“ und „Mein Kollege Herr Mustermann bearbeitet Ihre Anfrage schnellstmöglich!“ Bei Satz 1 bleibt ungewiss, wer sich der Bearbeitung Ihrer Anfrage widmet. Bei Satz 2 haben Sie ein besseres Gefühl, denn hier wissen Sie, dass Sie auf Herrn Mustermann zählen können.
   
• Schachtelsätze: Ein komplizierter Satzbau erschwert das Verständnis und behindert somit die Kommunikation. Ersetzen Sie ausufernde Formulierungen mit mehreren Nebensätzen oder eingebetteten Partizipialkonstruktionen durch einfache, klar verständliche Aussagen.

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