Gutschrift buchen: Wie geht das und was muss ich beachten?
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Das Gutschriftverfahren spart sowohl Leistungserbringern als auch Leistungsempfängern Zeit – aus diesem Grund ist es eine beliebte Abrechnungsform. Aber wie ist eine Gutschrift zu buchen? Denn im Rechnungswesen muss die Gutschrift auch in der Bilanz auftauchen. Welcher Buchungssatz wird angewendet und wie sieht die Buchung konkret aus?
Gutschrift verbuchen einfach erklärt
Im einem anderen Artikel haben wir uns bereits ausführlich damit beschäftigt, was eine Gutschrift ist. Nun geht es darum, wie Sie Ihre Gutschriften richtig buchen. Eine Gutschrift – genauer: eine Abrechnungsgutschrift – wird vom Leistungsempfänger an den Leistungserbringer gestellt. Da Gutschriften auch eine Form von Rechnungen sind (§ 14 Abs. 2 UStG), ist der Leistungsempfänger – der Ersteller der Gutschrift – zum Vorsteuerabzug berechtigt und der Leistungserbringer zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet.
Mit Gutschrift meinen wir die umgekehrte Rechnung, nicht eine Rechnungskorrektur. Noch immer werden die beiden umgangssprachlich oft verwechselt. Handelt es sich um die Korrektur einer Rechnung, darf das Dokument auch nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden. Es muss klar als Rechnungskorrektur gekennzeichnet werden.
Gutschrift: Der Buchungssatz anhand eines Beispiels
Angenommen, Sie arbeiten als Grafiker für eine Agentur. Gemeinsam mit der Agentur haben Sie sich für das Gutschriftverfahren entschieden. Im ersten Quartal beträgt Ihr Honorar 5.000 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer (950 Euro). Für Sie als Grafiker sieht der Buchungssatz der Gutschrift dann so aus:
| Bank: 5.950 Euro | An Erlöse: 5.000 Euro |
| An Umsatzsteuer 19 %: 950 Euro |
Für die Agentur als Erstellerin der Gutschrift ergibt sich hingegen der folgende Buchungssatz. Die ausgewiesene Umsatzsteuer bucht sie dabei je nach dem speziellen Fall entweder auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer 7 %“ oder „Abziehbare Vorsteuer 19 %“:
| Fremdleistungen 19 % Vorsteuer: 5.000 Euro | |
| Abziehbare Vorsteuer 19 %: 950 Euro | An Bank: 5.950 Euro |
Sie sehen also: Eine Gutschrift zu buchen ist nicht komplizierter als die Buchung einer normalen Rechnung. Weitere Beispiele zur Gutschrift als Rechnungsersatz können Ihr Verständnis noch vertiefen.
Damit eine Gutschrift rechtswirksam ist und von beiden Beteiligten richtig gebucht werden kann, muss sie alle Angaben enthalten, die auch für Rechnungen vorgeschrieben sind (§ 14 Abs. 4 UStG). Wichtig ist ebenfalls, dass das Dokument ausdrücklich das Wort „Gutschrift“ enthält. Sind die Angaben falsch oder unvollständig, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Bedenken Sie dabei auch, dass das Gesetz dem Leistungserbringer als Empfänger der Gutschrift das Recht gibt, ihr zu widersprechen.