Gutschrift buchen: Buchungssatz am Beispiel erklärt

Das Gutschriftverfahren spart sowohl Leistungserbringenden als auch Leistungsempfangenden Zeit – aus diesem Grund ist es eine beliebte Abrechnungsform. Allerdings muss eine Gutschrift auch in der Bilanz auftauchen. Erfahren Sie, wie Sie eine Gutschrift korrekt buchen.

Wie verbucht man eine Gutschrift?

Da jede Gutschrift in Ihrer Bilanz auftauchen sollte, ist eine korrekte Buchung wichtig. Dabei gilt immer: Eine Gutschrift – bzw. genauer eine Abrechnungsgutschrift – wird vom Leistungsempfänger an den Leistungserbringer gestellt. Da Gutschriften eine Form von Rechnungen sind (§ 14 Abs. 2 UStG), ist der Leistungsempfänger – also der Ersteller bzw. die Erstellerin der Gutschrift – zum Vorsteuerabzug berechtigt. Der Leistungserbringer wiederum ist zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet.

Um eine Gutschrift korrekt zu buchen, sind folgende Schritte wichtig:

  1. Gutschrift erhalten: Prüfen Sie, ob die Gutschrift korrekt und vollständig ist.
  2. Belegnummer zuordnen: Ordnen Sie eine eindeutige Belegnummer zur besseren Nachverfolgbarkeit zu.
  3. Gutschrift erfassen: Erfassen Sie die Gutschrift in Ihrem Buchhaltungssystem.
  4. Rechnung zuweisen: Weisen Sie die entsprechende Rechnung zu, für die Sie die Gutschrift verbuchen wollen.
  5. Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen: Machen Sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
  6. Gutschrift dokumentieren: Dokumentieren Sie Gutschrift und verbuchte Beträge entsprechend der gesetzlichen Anforderungen für eine mögliche Prüfung durch das Finanzamt.
Hinweis

Mit Gutschrift meinen wir die umgekehrte Rechnung, nicht eine Rechnungskorrektur. Noch immer werden die beiden umgangssprachlich oft verwechselt. Handelt es sich um die Korrektur einer Rechnung, darf das Dokument nicht als Gutschrift bezeichnet werden. Es muss klar als Rechnungskorrektur erstellt und gekennzeichnet werden.

Gutschrift buchen: Beispiel für einen Buchungssatz

Angenommen, Sie arbeiten als Grafiker bzw. Grafikerin für eine Agentur. Gemeinsam mit der Agentur haben Sie sich für das Gutschriftverfahren entschieden. Im ersten Quartal beträgt Ihr Honorar 5.000 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer (950 Euro). Für Sie sieht der Buchungssatz der Gutschrift dann so aus:

Gutschrift Buchungssatz
Bank: 5.950 Euro An Erlöse: 5.000 Euro
An Umsatzsteuer 19 %: 950 Euro

Für die Agentur als Erstellerin der Gutschrift ergibt sich hingegen der folgende Buchungssatz. Die ausgewiesene Umsatzsteuer bucht sie dabei je nach dem speziellen Fall entweder auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer 7 %“ oder „Abziehbare Vorsteuer 19 %“:

Buchungssatz Gutschrift
Fremdleistungen 19 % Vorsteuer: 5.000 Euro
Abziehbare Vorsteuer 19 %: 950 Euro Bank: 5.950 Euro

Damit eine Gutschrift rechtswirksam ist und von beiden Beteiligten richtig gebucht werden kann, muss sie alle Angaben enthalten, die auch für Rechnungen vorgeschrieben sind (§ 14 Abs. 4 UStG). Wichtig ist ebenfalls, dass das Dokument ausdrücklich das Wort „Gutschrift“ enthält. Sind die Angaben falsch oder unvollständig, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Bedenken Sie dabei auch, dass das Gesetz dem Leistungserbringer als Empfänger der Gutschrift das Recht gibt, ihr zu widersprechen.

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