ISO 14001 – Norm für mehr Nachhaltigkeit

Ein ökologisches Bewusstsein ist inzwischen in den meisten Wirtschaftsbereichen vorhanden. Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit sind nicht mehr nur für eifrige Idealisten interessant. Denn schon allein aufgrund der veränderten Ansprüche der Verbraucher kann es sich kein Unternehmen heutzutage noch leisten, Umweltpolitik hintenanzustellen. Kunden und Investoren fordern mehr und mehr, dass deutliche Schritte zur Verbesserung der Umweltbilanz vorgenommen werden. Um nachzuweisen, dass Umweltschutz eine große Rolle im eigenen Unternehmen spielt, kann man eine ISO-14001-Zertifizierung beantragen. Doch welche Anforderungen muss man erfüllen, um sie zu bekommen?

Viele größere Unternehmen installieren heutzutage ein Umweltmanagementsystem. Damit versuchen sie, Tätigkeiten rund um den Umweltschutz innerhalb des Betriebs zu organisieren und zu verbessern. Theoretisch kann jedes Unternehmen eigene Ideen und Konzepte für ein gutes Umweltmanagement nutzen. Allerdings ist dann für externe Gruppen (Kunden, Investoren, Gläubiger) nicht transparent, was intern tatsächlich für eine umweltschonendere Produktion getan wird. Und auch die Wirksamkeit solcher selbst erstellten Umweltmanagementsysteme lässt sich von Externen nur schwer nachvollziehen.

Die Norm 14001 der Internationalen Organisation für Normung (ISO) liefert aus diesem Grund allgemein einsehbare Richtlinien, mit denen sich Aufgaben rund um ökologische Nachhaltigkeit sinnvoll organisieren lassen. Wer sein Umweltmanagement auf diese Norm ausgerichtet hat, kann zudem ein Zertifikat beantragen. Hat ein Unternehmen die ISO-14001-Zertifizierung bestanden, kann es weltweit mit der Auszeichnung werben. So kann es sich auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern als Unternehmen präsentieren, das nachweisbar für den Umweltschutz eintritt.

Damit Unternehmen sich den gesteckten Umweltzielen beständig annähern und das System konstant optimieren können, setzt ISO 14001 auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) sowie den PDCA-Zyklus. Beide Mittel stellen einfache Werkzeuge zur stetigen Qualitätssteigerung des Umweltmanagementsystems dar.

In seiner ersten Fassung wurde die Norm bereits 1996 veröffentlicht. In den Jahren 2000 und 2015 fanden zwei Revisionen statt. Durch die letzte Revision wurde die Norm an die High Level Structure angepasst, an der sich auch andere ISO-Richtlinien orientieren. Hierbei handelt es sich um begriffliche und strukturelle Anpassungen, damit alle Normen mit demselben Vokabular arbeiten. Inzwischen sind über 350.000 Unternehmen weltweit zertifiziert und arbeiten nach den Richtlinien in ISO 14001.

Die ISO-14001-Norm besteht aus 10 Abschnitten, wobei die ersten drei nur Angaben zum Schriftstück selbst beinhalten. Die eigentlichen Richtlinien sind erst ab dem 4. Abschnitt aufgeführt.

Um ein funktionstüchtiges Umweltmanagementsystem einsetzen zu können, muss man sich erst mit den Rahmenbedingungen im eigenen Unternehmen auseinandersetzen. Abschnitt 4 fordert die Geschäftsführung daher dazu auf, alle internen und externen Aspekte zu berücksichtigen, die von einem UMS betroffen wären. Es muss eine Dokumentation erstellt werden, in der alle umweltbezogenen Aspekte des Unternehmens aufgelistet sind. Dies umfasst insbesondere die Arbeit und die erstellten Produkte und angebotenen Dienstleistungen selbst: Inwiefern wirken sich Produktion und Dienstleistungen auf die Umweltbilanz aus?

Teil des externen Kontextes können gesetzliche Regelungen, aber auch die soziale Situation und damit die Kundenmeinung sein. Missachtet man in seinem Unternehmen den Umweltschutz, kann das mitunter verheerende Folgen haben.

Der Abschnitt 5 befasst sich direkt mit der Geschäftsführung des Unternehmens. Die ISO-14001-Norm sieht vor, dass bestimmte Rollen vergeben werden, die sich darum kümmern, ein UMS zu etablieren. Außerdem sollen Führungskräfte als gutes Beispiel vorangehen. Schon anhand der Handlungen des Top-Managements muss deutlich werden, welchen Wert der Umweltschutz im Unternehmen einnimmt.

Teil der Aufgabe der Geschäftsführung ist es auch, die Umweltpolitik festzulegen. Diese stellt die grobe Richtung des Umweltschutzes im Unternehmen dar. Sie gilt als Leitlinie für das komplette Unternehmen und betont das Bekenntnis zur Nachhaltigkeit. Dazu gehört auch, eine stetige Verbesserung des UMS voranzubringen und alle gesetzlichen Umweltschutzbestimmungen zu beachten.

Damit ein Umweltmanagementsystem funktionieren kann, müssen die im Unternehmen bestehenden Risiken und Chancen identifiziert werden. Dann kann man gezielt präventive Maßnahmen planen: Was muss man unternehmen, damit Risiken minimiert und Chancen erhöht werden. Dazu gehört es auch, dass man konkrete Umweltziele definiert. Die gesteckten Ziele müssen realistisch sein und sich an den Gegebenheiten im Unternehmen orientieren. Wichtig ist zudem, dass es sich um konkrete Ziele handelt. Statt wie in der Umweltpolitik mit vagen Visionen zu arbeiten, gehören in die Umweltziele klar messbare Angaben.

Der Bereich Unterstützung bezieht sich auf die benötigten Ressourcen. Ein UMS kann nur dann effizient sein, wenn die Geschäftsführungen ausreichend Budget, vernünftige Infrastruktur und vor allem geschultes Personal bereitstellt. ISO 14001 fordert demnach angemessene Weiterbildungen für Mitarbeiter. Denn nur mit dem nötigen Know-how und der richtigen Einstellung zum Thema Umweltschutz können die gesteckten Ziele auch erreicht werden.

Das Gelingen eines UMS ist sowohl vom Einsatz der Geschäftsführung als auch von den Mitarbeitern abhängig. Kommunikation spielt dabei eine große Rolle. Aber nicht nur der interne Informationsaustausch wird in diesem Abschnitt behandelt. Auch die Kommunikation nach außen muss abgestimmt werden.

In dem Abschnitt zu den betrieblichen Aspekten geht es um die konkreten Auswirkungen der Arbeit. Über den kompletten Produktlebenszyklus sollen die Konsequenzen für die Umwelt analysiert werden. Ziel soll es sein, ein System zum Schutz der Umwelt in jeden Schritt einzugliedern.

Der Abschnitt ruft ebenfalls dazu auf, Strategien für ökologische Notfallszenarien aufzustellen. Man soll passende Automatismen installieren, auf die Mitarbeiter in Gefahrensituationen zurückgreifen können. Auch hierbei spielt die Situation des Unternehmens wieder eine Rolle: Unterschiedliche Branchen müssen mit ganz unterschiedlichen Risiken umgehen. Damit es gar nicht erst zu Notfällen kommt, soll das Unternehmen außerdem einen Plan zur Gefahrenabwehr vorlegen.

Ein Unternehmen muss sein UMS ständig kontrollieren. Dazu gehört es, regelmäßig Kennzahlen zu messen und auszuwerten. Die ISO-Norm 14001 sieht dafür ein internes Audit vor. So kann das Management und die Belegschaft Probleme rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Damit die Überwachungsfunktionen wirkungsvoll greifen können, soll man laut ISO 14001 klare Prüfungsstandards festlegen und die Regelmäßigkeit festlegen, in der die Kontrollen durchgeführt werden. Die gesammelten Daten müssen im Anschluss dokumentiert und intern (sowie teilweise auch extern) kommuniziert werden.

ISO 14001 sieht vor, dass das eingesetzte Umweltmanagementsystem stetig optimiert wird. Nur so kann man gewährleisten, dass das UMS nachhaltig gute Ergebnisse erzielt. Damit an den richtigen Stellen Verbesserungen durchgeführt werden, muss man Nichtkonformitäten feststellen. Man muss also die Frage beantworten: In welchen Punkten erfüllt das eigene UMS nicht die geforderten Anforderungen? Die Antworten auf diese Frage bieten Ansatzpunkte für Verbesserungsmaßnahmen.

Auf der einen Seite liefert ISO 14001 Unternehmen Richtlinien, an denen man sich bei der Gestaltung eines Umweltmanagementsystems orientieren kann. Statt im Selbstversuch die Umsetzung zu wagen, kann man sich auf die international bewährte Norm verlassen. Die Richtlinien bieten aber darüber hinaus die Möglichkeit zur Zertifizierung. Mit einem Zertifikat, das die Einhaltung der Norm belegt, kann man auf internationaler Ebene seinen Einsatz für den Umweltschutz nachweisen.

Eine ISO-14001-Zertifizierung erhält man bei einer unabhängigen Zertifizierungsstelle. Solche existieren in Form privater Unternehmen, aber auch als Vereine – allen voran sind hierbei die TÜV-Gesellschaften zu nennen. Bevor man einen Zertifizierer beauftragt muss man sein Umweltmanagementsystem auf ISO 14001 ausrichten, bzw. überhaupt erst ein UMS im Unternehmen installieren. Dieses wird dann in einem (optionalen) internen Audit auf Konformität mit der Norm überprüft. Man spielt dabei die eigentliche Überprüfung durch einen unabhängigen Dritten durch, stellt eventuell Fehler fest und kann diese dann vorab beseitigen. Viele Unternehmen ziehen für diesen Schritt einen Drittanbieter hinzu. Ein solcher kann nicht nur objektiv von außen auf das System blicken, sondern liefert aufbauend auf seine Erfahrung auch wertvolle Tipps zur Verbesserung.

Das eigentliche Audit beginnt mit einer Dokumentationsprüfung: ISO 14001 verlangt in vielen Bereichen eine genaue Dokumentation. Umweltpolitik und Umweltziele, Messverfahren, Rollenverteilung oder Unternehmenskontext werden schriftlich festgehalten und dem Zertifizierer vorgelegt. Die Prüfstelle kontrolliert dann, ob das Unternehmen seine Dokumentationspflicht erfüllt hat und die in den Schriftstücken beschriebenen Verfahren mit den Vorgaben konform sind.

Stellt der Zertifizierer bei der Überprüfung kleinere Mängel fest, kann das Unternehmen diese bis zu einem zweiten Schritt ausbessern. Sollte er allerdings gravierende Fehler feststellen, wird der Zertifizierungsprozess umgehend abgebrochen. Besteht man die Dokumentenprüfung, erfolgt im zweiten Schritt des Audits eine Kontrolle vor Ort. Hierbei spricht der Auditor mit den Mitarbeitern und überprüft die Wirksamkeit des UMS. Zusätzlich findet eine erneute und diesmal detailliertere Prüfung der Dokumentation statt. Besteht man auch diesen Schritt, erhält man das angestrebte Siegel.

Das Zertifikat ist allerdings nur drei Jahre gültig. Innerhalb dieses Zeitraums findet jährlich ein Überwachungsaudit statt. Es ist allerdings sehr viel weniger umfangreich als das erste Audit. Nach Ablauf der drei Jahre beginnt der Zertifizierungsprozess allerdings von vorn. Beide Schritte des Audits müssen dann erneut durchlaufen werden.

Eine ISO-14001-Zertifizierung bringt viele Vorteile, sie ist aber auch zeit- und kostenintensiv. Das beginnt nicht erst bei den Kosten für den Zertifizierer: Zunächst muss man ein entsprechendes Umweltmanagementsystem im Unternehmen implementieren. Die Planungsarbeit, die dafür notwendig ist, kann höchstwahrscheinlich nicht von dem verantwortlichen Mitarbeiter neben seiner eigentlichen Tätigkeit geleistet werden. Daher muss man während der Planung mit weniger Arbeitskraft im Unternehmen kalkulieren. Auch die teils aufwendige Dokumentation, die angefertigt werden muss, bindet Arbeitskraft. Wie hoch die internen Kosten sind, hängt stark von den bestehenden Strukturen im Unternehmen ab.

Schließlich kommen noch Kosten für das Audit selbst hinzu. Die Zertifizierungsstellen orientieren sich hierbei an Vorgaben der International Accreditation Forums (IAF). Demnach sind die Kosten abhängig von der Größe des Unternehmens und der Branche, in welcher das Unternehmer agiert. Beide Faktoren beeinflussen den Aufwand der Zertifizierungsstelle. Um Kosten einzusparen, lassen sich mitunter verschiedene Managementsysteme gleichzeitig zertifizieren: ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 31000 (Risikomanagement) und ISO 50001 (Energiemanagement) lassen sich beispielsweise sehr gut gemeinsam umsetzen.