Registrierkassenpflicht: Rechtslage 2018 in Deutschland und Österreich

Die Finanzverwaltungen in Deutschland und Österreich haben dem Steuerbetrug den Kampf angesagt. Im Visier des Fiskus: Schwarzeinnahmen durch nicht registrierte Barumsätze und manipulierte Kassensysteme. Doch welche Neuerungen haben Unternehmer wirklich zu erwarten? Wir bieten einen Überblick über das Geflecht aus Gesetzentwürfen, Fristen und Übergangsregelungen.

Grundsätzlich gilt: Eine allgemeine Registrierkassenpflicht wie in Österreich ist in Deutschland vorerst nicht geplant. Unternehmer, die schon heute auf elektronische Kassensysteme setzen, müssen allerdings neue gesetzliche Vorgaben beachten.

Aktuell existiert in Deutschland keine gesetzliche Vorgabe, die Unternehmern die Verwendung eines elektronischen Kassensystems (Registrier- oder PC-Kassen) vorschreibt. Die Anschaffung eines solchen Aufzeichnungssystems, das Bargeldumsätze abrechnet und Belege ausgibt, ist nicht nötig. Der Gesetzgeber gestattet es Unternehmern auch, eine sogenannte „offene Ladenkasse“ zu führen. Wer sich für diese Art der Kassenführung entscheidet, muss jedoch zusätzlich folgende Aufzeichnungen machen, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden:

• Voraussetzung für eine Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist gemäß §146 Abs.1 AO ein täglicher Kassenbericht, der auf Grundlage eines täglichen Auszählens der Bargeldeinnahmen- und ausgaben erstellt wird und einen korrekten Anfangs- und Endkassenbestand aufweist. Hierbei muss es möglich sein, die gesamten Tageseinnahmen durch Rückrechnung nachvollziehbar und korrekt ermitteln zu können – die sogenannte Kassensturzfähigkeit. Dabei sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gemäß §145 AO und gegebenenfalls §238 und §239 HGB zu befolgen.

Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt Umsatzhinzuschätzungen vornimmt, die zu Steuernachzahlungen führen.

Auch wenn die Registrierkasse in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt es gute Gründe, im Einzelhandel auf elektronische Datenerfassungsgeräte zu setzen.

• Registrierkassen unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung eines übersichtlichen Berichtswesens.

• Registrierkassen bieten in der Regel Schnittstellen zu professionellen Warenwirtschaftssystemen.

• Registrierkassen erleichtern die Zusammenarbeit von Wirtschaft und Finanzverwaltung im Rahmen von Prüfungsmaßnahmen.

Neue Vorgaben für elektronische Kassensysteme

Entscheidet sich ein Unternehmer für ein elektronisches Kassensystem, muss dieses den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Einen Überblick zu den steuerrechtlichen Anforderungen an Registrierkassen finden Sie im Grundlagenartikel zu elektronischen Kassensystemen.

Diese wurden mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 deutlich verschärft. Unternehmen müssen sich auf folgende Änderungen gefasst machen:

• Kassen-Nachschau ab 2018: Mit der Kassen-Nachschau wird ab dem 1. Januar 2018 ein unangemeldetes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung eingeführt (§ 146b der AO). Anders als bei einer Außenprüfung gemäß § 193 Abgabenordnung (AO) wird eine Kassen-Nachschau ohne Voranmeldung durchgeführt und beschränkt sich auf die Prüfung der Kasse. Sie kann jedoch – sofern Mängel festgestellt werden – in eine Außenprüfung übergehen. Die Kassen-Nachschau betrifft neben elektronischen Kassenaufzeichnungssystemen auch offene Ladenkassen.

• Zertifizierte Sicherheitseinrichtung ab 2020: Zum Schutz vor Steuerbetrug schreibt der Gesetzgeber die Umstellung elektronischer Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System vor. Ab dem 1. Januar 2020 müssen alle Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung versehen werden, die verhindert, dass erfasste Umsätze nachträglich aus dem System gelöscht werden können (§146a Abs.1 AO). Die Zertifizierungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Es dürfen zudem nur noch Systeme verwendet werden, die es möglichen machen, alle Grundaufzeichnungen einzeln, geordnet, zeitgerecht, korrekt, vollständig und unveränderlich aufzuzeichnen.

• Meldepflicht ab 2020: Ab dem 1. Januar 2020 besteht außerdem eine Meldepflicht für die Benutzung von elektronischen Kassensystemen. Gemäß §146a Abs. 4 muss jeder Unternehmer deren Nutzung innerhalb eines Monats nach Beginn der Nutzung melden. Auch Unternehmer, die schon vorher ein solches Kassensystem benutzt haben, müssen dies dem Finanzamt bis spätestens zum 31. Januar 2020 mitteilen.

• Belegausgabepflicht ab 2020: Ebenfalls ab dem 1. Januar 2020 schreibt der Gesetzgeber bei elektronischen Aufzeichnungssystemen gemäß §146a Abs. 2 AO die elektronische Belegausgabe in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang zum Geschäftsvorfall vor. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs besteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten nicht. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität – zum Beispiel beim Warenverkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen – besteht die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen (§ 148 AO).

Dauerhafte Datenspeicherung ist ab dem 1. Januar 2017 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2017 sind Unternehmen gemäß BMF-Schreiben vom 26. November 2010 zur dauerhaften Datenspeicherung verpflichtet, wenn sie elektronische Kassensysteme nutzen: Ab dem 1. Januar 2017 muss jedes elektronische Kassensystem in Deutschland in der Lage sein, Einzeldaten für eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar zu speichern.

Pläne für eine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt es laut BMF-Pressemeldung bisher allerdings nicht. Eine Regelung wie in Österreich sei aus Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten unverhältnismäßig. Ausnahmen für Wochenmärkte, Gemeinde-, Vereinsfesten, Hofläden oder Straßenverkäufern seien nicht rechtssicher abgrenzbar und entsprechende Kontrollen auf Grund des Verwaltungsaufwands nur schwer umzusetzen.

Während Sie als Unternehmer in Deutschland selbst entscheiden können, ob Sie eine offene Ladenkasse führen oder auf ein elektronisches Kassensystem setzen, gilt in Österreich seit dem 1.Mai 2016 die allgemeine Registrierkassenpflicht. Alle Barumsätze sind also mithilfe eines elektronischen Kassensystems einzeln zu erfassen. 

Allgemeine Registrierkassenpflicht seit 1. Mai 2016

Als Registrierkasse definiert das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) „jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird.“ Als Registrierkassen können somit auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen zum Einsatz kommen. Zur Verwendung eines elektronischen Kassensystems verpflichtet sind Unternehmer ab einen Nettojahresumsatz von 15.000 Euro pro Betrieb, sofern die Barumsätze (inklusive Bankomatkartenzahlungen und Kreditkarten) pro Betrieb 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten. Damit betrifft die Registrierkassenpflicht z. B. oft Friseure, Gastronomie- und Hotelbetriebe, Ärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Rechtsanwälte, Notare, Land- und Forstwirte, Apotheken sowie den Lebensmittel- und Buchhandel. Ausnahmen sieht die Registrierkassenpflicht in Österreich für folgende Geschäftsbereiche vor, sofern der Nettojahresumsatz pro Abgabepflichtigen 30.000 Euro nicht übersteigt:

• Umsätze, die im Freien getätigt werden, also nicht in Verbindung mit einer festumschlossenen Räumlichkeit (z. B. Maronibrater oder Christbaumverkäufer)

• Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften (z.B. Feuerwehrfeste)

• Umsätze in Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten

• Kantinenumsätze gemeinnütziger Vereine mit einem Betrieb von weniger als 52 Tagen im Kalenderjahr

• Umsätze aus einem Buschenschank gemäß § 2 Abs. 1 Z 5 GewO 1994, der nicht mehr als 14 Tage im Kalenderjahr geöffnet ist

• Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die einen Einzelumsatz von bis zu 20 Euro ermöglichen (z. B. Zigarettenautomat, Tischfußballautomat)

• Fahrausweisautomaten

• Onlineshops

Unternehmer, die der Registrierkassenpflicht unterliegen, müssen sicherstellen, dass ihr Kassensystem den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit gemäß Kassenrichtlinie 2012 (KRL 2012) entspricht. Eine Zusammenfassung in Form eines Infoblatts steht auf der Website der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) zum Download bereit.

Technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation

Wie in Deutschland besteht auch in Österreich ab 2017 die gesetzliche Verpflichtung, sämtliche Aufzeichnungen der Registrierkasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung vor Manipulation zu schützen. Um rechtsicher kassieren zu können, müssen Unternehmer ab dem 1. April 2017 folgenden Verpflichtungen nachkommen:

• Die genutzte Registrierkasse muss der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) entsprechen.

• Der vorgeschriebene Manipulationsschutz muss implementiert sein.

• Das Kassensystem muss über FinanzOnline registriert sein.

• Die ordnungsgemäße Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung muss durch eine erfolgreiche Startbelegprüfung mithilfe der BMF Belegcheck-App sichergestellt werden.

Nutzt ein zur Registrierkasse verpflichteter Betrieb kein vorgeschriebenes Kassensystem oder fehlt die technische Sicherheitseinrichtung, stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d. Finanzstrafgesetzes (FinStrG) dar, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5000 Euro geahndet wird. Ob eine ordnungsgemäße Registrierkasse verwendet wird, überprüfen in Österreich neben der Finanzpolizei auch die Organe der Abgabenbehörde.

Belegeinzelaufzeichnungs-und Belegerteilungsverpflichtung seit 1. Januar 2016

Auch in Österreich sind Unternehmer verpflichtet, Kunden einen Beleg auszustellen. Die allgemeine Belegerteilungsverpflichtung gilt seit dem 1. Januar 2016 unabhängig von der Pflicht zur Einführung einer Registrierkasse. Anders als in Deutschland verpflichtet diese jeden Betrieb, bei Barzahlungen einen Beleg auszustellen und diesen dem Käufer auszuhändigen. Der Käufer muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb des Geschäfts mitnehmen. Ausgestellte Belege müssen den Anforderungen des § 132a Bundesabgabenordnung (BAO) entsprechen. Die Nichteinhaltung der Belegerteilungsverpflichtung stellt eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d. FinStrG dar, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5000 Euro geahndet wird.