Kreditorenbuchhaltung: Das Wichtigste im Überblick

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung eines Unternehmens – sie beschäftigt sich mit den Kreditoren, also allen Personen und Organisationen, die Forderungen an das Unternehmen stellen. Die Kreditorenbuchhaltung hat eine Reihe von Aufgaben. Dazu zählen das Erfassen und Prüfen eingehender Rechnungen sowie die Vorbereitung von entsprechenden Zahlungen zur Freigabe und die Zahlung. Außerdem müssen die Rechnungen Eingang in die Buchhaltung finden. Das geschieht nach ihrer formalen und sachlichen Prüfung durch ihre Kontierung – das heißt, ihre Zuordnung zu den passenden Konten der Buchführung und durch ihre Verbuchung sowie die Buchung entsprechender Zahlungen. Am Ende erfolgt die Archivierung der Rechnungen gemäß der gesetzlichen Vorgaben.

Hier eine treffende Definition der Kreditorenbuchhaltung, wie sie sinngemäß auf betriebswirtschaft-lernen.net zu finden ist:

Die Kreditorenbuchhaltung bildet exakt den Gegenpart zur Debitorenbuchhaltung, die sich mit den Debitoren befasst – also den Schuldnern gegenüber einem Unternehmen. Für die Kreditoren ist hingegen das Unternehmen der Schuldner: Es schuldet dem Lieferanten oder Dienstleister Geld für bezogene Lieferungen oder Leistungen.

Einfach gesagt: Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um eingehende Rechnungen. Hat ein Unternehmen beispielsweise einen Dienstleiter beschäftigt oder eine Lieferung bestellt, landen die daraus resultierenden Rechnungen bei der Kreditorenbuchhaltung. Je nach Größe des Unternehmens kann sie eine eigene Abteilung bilden oder ist einfach Teil des Aufgabenspektrums in der Buchhaltung insgesamt.

Die geordnete Buchführung eines Unternehmens erfordert es, dass die eingehenden Rechnungen sowie die daraus resultierenden Zahlungen korrekt gebucht werden: Der Rechnungsbetrag gehört unter Verbindlichkeiten ins Haben. Beim Gegenkonto handelt es sich um ein Aufwandskonto im Soll. Die Umsatzsteuer gehört hingegen separat auf das Vorsteuerkonto: Die Umsatzsteuer ist (dank des Vorsteuerabzugs) lediglich ein durchlaufender Posten.

Auch die vorschriftsgemäße Archivierung ist wichtig – das Gesetz verlangt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren (§ 14b UStG). Zum Zweck der Archivierung werden die Rechnungen idealerweise so in einem Ablagesystem geordnet, dass sie sich sowohl chronologisch als auch alphabetisch wiederfinden lassen. Nachdem die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, darf die Kreditorenbuchhaltung die Rechnungen dann vernichten. Eine sichere elektronische Aufbewahrung ist ebenfalls erlaubt.

Für den Erfolg eines Unternehmens haben allerdings noch zwei weitere Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung große Bedeutung: die Rechnungsprüfung sowie die Organisation der Zahlungen (auch Zahlungsmanagement genannt).

Die Überprüfung eingehender Rechnungen ist eine wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung. Fehler, die hier passieren, können schnell zu finanziellen Schaden führen. Die Rechnungsprüfung untergliedert man in zwei Phasen:

• die formale Prüfung
• die inhaltliche Prüfung.

Den Anfang bildet stets die Prüfung einer Rechnung auf formale Fehlerfreiheit: Enthält die Rechnung alle vorgeschriebenen Elemente (z. B. Empfängeradresse, Datum, Rechnungsnummer)? Sind diese Elemente korrekt angegeben? Gerade bei Rechnungen von bekannten, vielleicht schon langjährigen Geschäftspartnern mag einem dies übertrieben vorkommen – schließlich vertraut man sich. Manche Firmen schicken sich Rechnungen sogar formlos als E-Mail-Anhänge zu. Doch enthält das Umsatzsteuergesetz genaue Vorschriften darüber, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss (§ 14 Abs. 4 UStG) und erlaubt elektronische Rechnungen nur bei Berücksichtigung besonderer Sicherheitsvorkehrungen. So kann es Ihnen bei unvorschriftsmäßigen Rechnungen durchaus passieren, dass das Finanzamt weder die Vorsteuer rückerstattet noch den Rechnungsbetrag als Kosten anerkennt. Zur Prüfung der formalen Fehlerfreiheit gehört schließlich auch die Prüfung auf fehlerfreie Berechnung: Sind die einzelnen Posten korrekt aus Anzahl und Einzelpreis gebildet? Stimmt der Gesamtpreis und ist die Umsatzsteuer korrekt berechnet?

Die inhaltliche Prüfung als zweite Phase der Rechnungsprüfung besteht ihrerseits auch aus zwei Teilen:

1. Überprüfung der Konditionen
   Dabei arbeitet die Kreditorenbuchhaltung eng mit der Abteilung für den Wareneinkauf zusammen: Stimmen die Preise und Lieferbedingungen auf der Rechnung mit den vereinbarten Konditionen überein? Sind das Zahlungsziel und etwaige Sonderbedingungen (z. B. Skonti) wie vereinbart?
2. Abgleich mit der Lieferung
   Hier kommen die Warenannahme und der Empfänger der gelieferten Waren oder Dienstleistung ins Spiel: Stimmt die Rechnung mit dem Lieferschein überein? Entspricht die Lieferung hinsichtlich Menge und Qualität den Vereinbarungen? Ist die Lieferung vollständig und zum vereinbarten Zeitpunkt erfolgt? Gibt es Reklamationen?

Nach der Rechnungsprüfung klärt die Kreditorenbuchhaltung offene Fragen mit den Lieferanten als Kreditoren. Liegt eine nicht ordnungsgemäße oder fehlerhafte Rechnung vor, fordert sie eine korrekte Rechnung an. Dasselbe passiert, wenn Rechnungen mit nicht vereinbarten Preisen und Konditionen vorliegen. Bei Reklamationen verhandelt meist die Einkaufsabteilung über einen Preisnachlass oder storniert gegebenenfalls die Bestellung. In der Praxis kommt es durchaus auch vor, dass Unternehmen Rechnungen angesichts der tatsächlich empfangenen Lieferungen und Leistungen kürzen. Für die entsprechenden Korrekturbuchungen sorgt dann ebenfalls die Kreditorenbuchhaltung.

Die Zahlungen eines Unternehmens so zu organisieren, dass keine Fehler auftreten und unnötigen Verluste entstehen, ist der dritte wichtige Aufgabenbereich der Kreditorenbuchhaltung. Es gilt, den Überblick über die Eingangsrechnungen zu behalten und die nötigen Zahlungen so vorzubereiten und durchzuführen, wie es sich aus der Rechnungsprüfung ergeben hat, ohne dass es dabei zu Fehlern kommt. Folgende Fehler sind keineswegs selten und eine gute Kreditorenbuchhaltung hilft, sie zu vermeiden:

• Eine Rechnung wird vergessen
• Ein Rechnungsbetrag wird falsch oder – was durchaus vorkommt – zweimal gezahlt
• Lieferanten werden verwechselt, und eine Zahlung landet auf dem falschen Konto

Alle solche Fälle kosten Zeit und Aufwand – und gegebenenfalls sogar unnötige Mahnkosten und Verzugszinsen. Die Zahlungen sollten aber möglichst auch so organisiert werden, dass es für das Unternehmen finanziell am günstigsten ist.

Und grundsätzlich bringt es Vorteile, Rechnungen so spät wie möglich zu bezahlen – das heißt, nicht vor der festgesetzten Zahlungsfrist. Schließlich wirkt diese Frist wie ein Kredit, den der Lieferant seinem Kunden über den betreffenden Zeitraum gewährt. Für ein gutes Verhältnis zum Lieferanten kann es allerdings auch förderlich sein, früher zu zahlen.

Viele Lieferanten nennen eine Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage), bieten aber einen Nachlass, genannt Skonto, falls man früher (z. B. innerhalb von 7 Tagen) zahlt. Ein solches Angebot nutzen Unternehmen gern und zahlen entsprechend schneller. Doch sie müssen dabei ihre Finanzen im Auge behalten: Eventuell reichen die Barmittel nicht zum früheren Zeitpunkt oder es fallen Finanzierungkosten (Zinsen) an, die über den eingesparten Skonto liegen.

Ein weiterer Grund für eine vorzeitige Zahlung kann sein, dass der Lieferant einen Bonus für ein bestimmtes Umsatzziel versprochen hat – und zwar geknüpft an den tatsächlichen Zahlungseingang. Dann ist es eventuell günstiger, nicht erst am Ende der Zahlungsfrist, sondern vor dem Stichtag für diesen Bonus zu zahlen.

Auch für Gutschriften für die Kreditoren des Unternehmens ist die Kreditorenbuchhaltung zuständig. Dabei hat dieser Begriff zwei verschiedene Bedeutungen:

1. Rechnungskorrektur oder Vergütung durch den Lieferanten
   Wenn ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung reklamiert und zurücksendet oder einen Preisnachlass vereinbart, stellt der Lieferant eine Gutschrift über den entsprechenden Betrag aus. In gleicher Weise hat auch ein Bonus, den der Lieferant für ein Umsatzvolumen gewährt, die Form einer Gutschrift. In beiden Fällen verbucht die Kreditorenbuchhaltung den betreffenden Betrag einschließlich Umsatzsteuer.
2. Durch den Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung
   Laut Umsatzsteuergesetz kann ein Unternehmen auch selbst eine Rechnung über eine vom Lieferanten empfangene Lieferung oder Leistung ausstellen (sogenannte umsatzsteuerliche Gutschrift – § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Eine solche Gutschrift muss denselben formalen Anforderungen wie eine normale Rechnung genügen und auch die Bezeichnung „Gutschrift“ tragen. Außerdem müssen beide Seiten eine solche Regelung akzeptieren – sie kann aber auch beiden Seiten Vorteile bringen: Der Lieferant braucht sich nicht um die Abrechnung seiner Leistungen zu kümmern und der Leistungsempfänger spart sich die Rechnungsprüfung. Die Ausstellung und Verbuchung solcher Gutschriften ist ebenfalls Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung.

Neben der Bearbeitung aller Vorgänge, die mit den eingehenden Rechnungen im Zusammenhang stehen, hat die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens noch eine Reihe weiterer Aufgaben. Dazu zählen:

• Datenpflege
  Die Daten aller Kreditoren, mit denen ein Unternehmen Geschäfte macht, werden in einer Datenbank gespeichert – also Adressen, Ansprechpartner, Bankverbindungen, aber auch Geschäftsvorfälle wie Bestellungen, Lieferungen, Zahlungen, Umsätze, Reklamationen und weiteres. Diese Daten müssen erfasst und gepflegt werden. Idealerweise ist eine solche Datenbank Teil einer Software zur Betriebsabrechnung, sodass ein großer Teil der Daten auch automatisch dort einfließen.
• Sonstige Zahlungen
  Auch für wiederkehrende Zahlungen oder Abbuchungen ist die Kreditorenbuchhaltung zuständig. Dies können zum Beispiel Mieten oder Leasingzahlungen sein. Die Abteilung richtet entsprechende Daueraufträge ein oder vergibt Abbuchungsvollmachten und behält im Auge, ob diese Zahlungen termingerecht und in der vereinbarten Höhe erfolgen. Auch andere Zahlungen – zum Beispiel Reisekosten – kann die Kreditorenbuchhaltung nach Bedarf vornehmen.

Das Unternehmen A bestellt 1000 Schrauben beim Unternehmen B. Um die damit zusammenhängenden Abläufe zu organisieren, legt die Kreditorenbuchhaltung zunächst einen Stammdatensatz für das Unternehmen B als Kreditor an. Dazu vergibt sie auch eine Kreditorennummer.

Die Schrauben kommen schließlich an und die Rechnung liegt bei. Die Kreditorenbuchhaltung prüft sie auf formale und inhaltliche Richtigkeit und vermerkt die Kreditorennummer, damit die Transaktion später einfach nachzuvollziehen ist. Jetzt folgt der Buchungssatz, damit auch die richtigen Konten belastet werden. Anschließend wird die Rechnung zusammen mit anderen eingehenden Rechnungen einsortiert. Denn eventuell gibt es Rechnungen, die noch vorher fällig werden oder vorrangig bezahlt werden sollen.

Wenn der Zahlungstermin erreicht ist, legt die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung bei der Geschäftsleitung zur Freigabe vor und veranlasst anschließend, dass der offene Betrag für die Schrauben an das Unternehmen B gezahlt wird – meist per Onlinebanking.

Die gezahlte Rechnung wird nun archiviert – entweder in einem Ordner oder aber elektronisch. Falls es zur Betriebsprüfung kommt, ist sie direkt griffbereit.

Die Kreditorenbuchhaltung ist für größere Unternehmen unverzichtbar, aber auch für kleinere Firmen sehr sinnvoll: Sie widmet sich einzig und allein den Kreditoren: Bezieht ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen, übernimmt die Kreditorenbuchhaltung alle damit zusammenhängenden buchhalterischen und organisatorischen Aufgaben. Mit einer Abteilung, die sich nur mit den Kreditoren beschäftigt, stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungen bestmöglich organisiert werden.

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