Mit einer Lieferschein-Vorlage zum eigenen Warenbegleitschein

Lieferscheine sind Geschäftsdokumente, die der gesendeten Ware hauptsächlich in ausgedruckter Version angeheftet werden. Eine andere Möglichkeit ist die Übermittlung des Schreibens in digitaler Form via E-Mail. Layout und Inhalt lassen sich zuvor mit einem gewöhnlichen Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm aufbereiten. Um nicht für jede Warensendung ein neues Dokument erstellen zu müssen, setzen viele Nutzer auf fertige Lieferschein-Vorlagen (auch „Musterlieferschein“), die sie entweder selbst entworfen oder aus dem Internet heruntergeladen haben. Häufig handelt es sich bei diesen Vorlage-Lieferscheinen um Word- oder Excel-Dokumente, die in der Regel kostenfrei sind und nach eigenen Wünschen angepasst werden können.

Damit eignen sich die Muster perfekt für kleinere Unternehmen und Selbstständige, für die eine kostenpflichtige Lösung (Online- oder Desktopanwendung) aus Kosten- oder Komplexitätsgründen nicht in Frage kommt. Jedes Musterdokument kann entweder direkt als Basis, ohne dass große Änderungen am Layout vorgenommen werden, oder bloß als Inspirationsquelle dienen. In letzterem Fall kann der Nutzer problemlos die Struktur des Schreibens gemäß seinen eigenen Vorstellungen anpassen.

Ob es sich bei der Vorlage für den Lieferschein um ein Word- oder ein Excel-Dokument handelt, ist dabei prinzipiell egal. Einen simplen Warenbegleitschein, der anschließend ausgedruckt oder per Mail verschickt werden kann, erzeugen Sie mit beiden Programmen. Varianten, die mit einer Tabellenkalkulations-Software erstellt wurden, können Ihnen allerdings bestimmte Berechnungen abnehmen – sofern Sie die entsprechenden Funktionen nutzen. Anstelle von Word und Excel können die Vorlagen selbstverständlich auch mit anderen Anwendungen wie Writer und Calc (LibreOffice bzw. Apache OpenOffice) erstellt werden.

Es besteht zwar keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung von Lieferscheinen; die praktischen Begleitschreiben haben sich allerdings zu einem Standard im Versandwesen entwickelt, auf den Sie nicht ohne weiteres verzichten sollten. Obwohl Sie bei der Gestaltung grundsätzlich frei sind, sollten Sie sich an die üblichen Prinzipien halten. Das gilt natürlich auch für Musterlieferscheine, die sich im Optimalfall nah an gängigen Konventionen orientieren. So ist sichergestellt, dass Kunden das Schreiben als Warenbegleitschein identifizieren können und alle notwendigen Informationen erhalten.

Damit eine Vorlage für die Erstellung von Lieferscheinen geeignet ist, sollten folgende Angaben unbedingt berücksichtigt sein:

• Kontaktinformationen von Lieferant und Empfänger: Für die Archivierung des Warenbegleitscheins und für die Kontaktaufnahme ist es notwendig, dass die Kontaktdaten des Absenders aufgeführt werden. Anhand der eigenen Kontaktinformationen auf dem Lieferschein kann der Empfänger feststellen, ob die erhaltene Ware tatsächlich für ihn bestimmt ist.

• Auftragsname/Auftragsnummer: Der Lieferschein sollte konkret einer Warenlieferung zuzuordnen sein. Dies kann entweder durch einen einzigartigen Namen oder eine spezifische Nummer bzw. eine Kombination aus beiden Kennzeichnungsvarianten erreicht werden.

• Packliste: Die elementare Funktion des Lieferscheins ist es, den Empfänger über den Typ und den Umfang der erhaltenen Ware aufzuklären. Aus diesem Grund darf eine Packliste, die alle enthaltenen Artikel inklusive Bezeichnung und Mengenangabe aufführt, nicht fehlen.

• Auftrags- und Lieferdatum: Durch die Angabe von Auftrags- und Lieferdatum erhält der Kunde einen genauen Einblick in den Bearbeitungs- und Versandprozess des verkaufenden Unternehmens. Lassen sich bei der Erstellung des Warenbegleitscheins starke Abweichungen zum versprochenen Bearbeitungszeitraum feststellen, sollte dies dem Kunden durch einen zusätzlichen Satz im Lieferschein selbst oder durch eine separate Nachricht mitgeteilt werden.

Je nach Art des Unternehmens und der versendeten Ware können darüber hinaus auch folgende Angaben in einer Lieferschein-Vorlage durchaus sinnvoll sein:

• Telefon-/Faxnummer oder E-Mail-Adresse des Unternehmens
• Kontaktdaten eines direkten Ansprechpartners im Unternehmen
• Kundennummer
• zugehörige Rechnungsnummer
• Artikelnummern der Waren
• Gesamtgewicht der Waren
• Versandart und Transportunternehmen
• Zeile für interne Empfangsbestätigung und das Empfangsdatum
• Eigentumsvorbehalt

Die beiden Vorlagen für Warenbegleitscheine unterscheiden sich grundsätzlich nicht, sodass Sie Ihre Auswahl davon abhängig machen können, ob Sie lieber mit Excel oder mit Word arbeiten. Wenn Sie jedoch planen, die Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt um Automatismen zu erweitern, sollten Sie sich für die Excel-Variante entscheiden. Das Tabellenkalkulationsprogramm erlaubt – anders als Word – die Darstellung komplexer Funktionen. Allerdings bietet die Excel-Oberfläche mit ihren Tabellenblättern aus Zeilen und Spalten auch deutlich weniger Übersichtlichkeit und Nutzerkomfort bei der Bearbeitung eines Textdokuments. Nachdem Sie sich für eine Lieferschein-Vorlage entschieden und diese heruntergeladen haben, öffnen Sie sie auf dem herkömmlichen Weg per Doppelklick. In der geöffneten Vorlagendatei gilt es nun folgende Änderungen vorzunehmen:

1. Bevor es an die Bearbeitung der Hauptpunkte des Warenbegleitscheins geht, versehen Sie das Schreiben im ersten Schritt mit den passenden Adressinformationen. Zu diesem Zweck hält die Vorlage oben links Platzhalter für die Firmenadresse und die Adressdaten des Empfängers
   
   
2. Auch auf der rechten Seite ist ein Bereich für Ihre Firmenadresse vorgesehen. Neben der Anschrift ist an dieser Stelle auch die Angabe einer Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse zu empfehlen. Entscheiden Sie sich gegen diese Kontaktinformationen, dürfen Sie nicht vergessen, die Platzhalternummer bzw. -adresse zu löschen.
   
   
3. Mit der nun folgenden Betreffzeile teilen Sie dem Empfänger des Pakets mit, dass es sich bei dem Schreiben um einen Lieferschein handelt. Insofern Sie ein Kennzeichnungssystem (Nummer, ID etc.) für Ihre Lieferscheine nutzen, sollten Sie an dieser Stelle auch die entsprechende Kennziffer angeben.
   
   
4. Unter dem Betreff haben Sie Platz für das Lieferscheindatum (auf der rechten Seite) und den Kopftext. In diesem sprechen Sie den Kunden direkt an und informieren ihn darüber, dass die erhaltene Lieferung die Artikel enthalten sollte, die in darunter aufgelistet werden. Der Kopftext bietet darüber hinaus eine gute Gelegenheit, um dem Adressaten noch einmal für den Kauf bzw. die Zusammenarbeit zu danken.
   
   
5. Den Kerninhalt des Lieferscheins – die Auflistung der enthaltenen Waren (Positionen) – fügen Sie in die nun folgende Tabelle ein. Die vordefinierten Spalten sind die Positionsnummer, die Bezeichnung der Ware sowie die Stückzahl. Sie können jedoch problemlos weitere Spalten hinzufügen, wenn Sie beispielsweise auch die Artikelnummer präsentieren wollen. Um weitere Produkte aufzulisten, erweitern Sie die Tabelle einfach um die entsprechende Zahl an Zeilen.
   
   
6. Der Bereich unter den Positionen ist für zusätzliche Angaben vorgesehen, falls Sie beispielsweise spezifische Angaben zu der Lieferung oder dem Lieferdatum machen wollen. Es folgt ein freies Feld für Datum und Unterschrift, das vom Empfänger des Pakets ausgefüllt werden kann, um den Erhalt der Ware für den internen Nachweis zu bestätigen.
   
   
7. Den Abschluss der Lieferschein-Vorlage macht ein Platzhalter für den Fußtext. Hier geben Sie noch einmal die kompletten Kontaktdaten Ihrer Firma bzw. ihres Shops sowie optional die Kontodaten an. Dazu zählen der Name der Bank, die IBAN (Kontonummer) und der BIC (Bankleitzahl). Auch die Angabe der Umsatzsteuer-ID ist empfohlen.
   
   
8. Haben Sie alle Bereiche des Musterlieferscheins angepasst, können Sie die Datei speichern und den Warenbegleitschein ausdrucken. Wählen Sie PDF als Speicherformat, wenn Sie das Schreiben per E-Mail verschicken wollen.