Lohnbuchhaltung: Dafür ist sie wichtig

Wer ein erfolgreiches Unternehmen führen möchte, der hat eine Menge Herausforderungen zu meistern. Abgesehen vom operativen Geschäft ist dabei vor allem der bürokratische Aufwand zu nennen, der gleichermaßen mit dem Unternehmen wächst. Die Lohnbuchhaltung etwa geht weit über die pünktliche Zahlungsabwicklung der monatlichen Gehälter und Löhne hinaus: Es sind beispielsweise Meldepflichten einzuhalten und Personalstammdaten zu pflegen, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Das ist leichter gesagt, als getan. Nicht ohne Grund lagern viele Firmen die Lohnbuchführung aus, indem sie externe Dienstleister beauftragen.

Die Lohnbuchhaltung oder auch Lohnbuchführung beschäftigt sich mit der Erfassung, Abrechnung und Buchung von Arbeitsentgelten (Löhnen und Gehältern) sowie deren gesetzlichen und freiwilligen Abzügen. Zweck ist einerseits die Errechnung des Lohn- bzw. Gehaltsanspruchs (brutto und netto) aller Mitarbeiter für die betreffende Periode. Andererseits dienen die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung als Grundlage für die Weiterverrechnung von Lohn- und Gehaltskosten sowie des damit verknüpften Sozialaufwands in der Betriebsbuchhaltung. Unterlagen für die Abrechnung sind u. a. Stundenzettel, Arbeitszeitkarten und Arbeitsverträge.

Zudem umfasst die Lohnbuchhaltung folgende Aufgaben:

• Pflege von Personalstammdaten
• Führung von Lohnkonten
• Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldepflichten (u. a. Lohnsteueranmeldung)
• Erstellung von DTA-Dateien (Datenträgeraustauschverfahren)

Jeder Arbeitnehmer erhält bei der Lohnbuchführung ein eigenes Lohnkonto zugewiesen. Welche Daten in einem solchen Konto erfasst werden müssen, ist in § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG) und in § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) geregelt. Kleine und mittlere Unternehmen greifen bei der Lohnbuchhaltung häufig auf sogenannte Personalinformationssysteme (PIS) zurück, während Großunternehmen hierfür in den meisten Fällen entsprechende Module im eingesetzten ERS-System (Enterprise Resource Planning) nutzen.

Der Aufwand der Lohnbuchführung hängt nicht nur von der Größe, sondern auch von der Art des Unternehmens ab. Insbesondere die Art der Personalentlohnung spielt dabei eine große Rolle: Werden Angestellte oder Arbeiter beispielsweise nach Stunden bezahlt und Überstunden sowie Arbeitszeiten am Wochenende zusätzlich entlohnt, bedeutet das für die Lohnbuchhaltung wesentlich mehr Arbeit, als wenn lediglich feste Gehälter gezahlt werden. Auch die generelle Personalpolitik wirkt sich auf das Arbeitspensum eines Lohnbuchhalters aus, denn häufige Zu- und Abgänge in der Belegschaft erfordern wesentlich mehr Bürokratie als eine konstante Belegschaft. Wie sehen die einzelnen Aufgaben der Lohnbuchhaltung aber konkret aus?

Wie bereits erwähnt, muss für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto erstellt und geführt werden. Dieses Konto enthält allgemeine Angaben zur Person sowie Angaben zu Lohn bzw. Gehalt. Im Falle einer Lohnsteueraußenprüfung erleichtert das Lohnkonto dem zuständigen Finanzamt die Überprüfung des Lohnsteuerabzugs. Das Lohnkonto dient auch als Berechnungsgrundlage für die gesetzliche Unfallversicherung, die an die Berufsgenossenschaft abzuführen ist. Zur Person sind laut § 4 LStDV u. a. Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Wohnadresse sowie die Lohnsteuerklasse und Freibeträge anzugeben. Bei den Angaben zu den Bezügen handelt es sich u. a. um folgende:

• Tag der Lohnzahlung
• Lohnzahlungszeitraum
• ausbezahlter Arbeitslohn (getrennt nach Barbeträgen und Sachbezügen)
• einbehaltene Lohnsteuer
• steuerfreie Bezüge
• Sonderzahlungen (z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld) pauschal besteuerte Bezüge
• Entgeltfortzahlungen bei Krankheit oder während Mutterschutzzeit
• Wegfall des Verdienstanspruchs an wenigstens fünf aufeinanderfolgenden Tagen (gekennzeichnet durch ein großes „U“)

Die Aufzeichnungen der einzelnen Personalkonten können auf Datenträgern geführt werden, soweit die Form der Buchführung sowie das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Wichtig ist: Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und dem Finanzamt jederzeit – innerhalb einer angemessenen Frist – in lesbarer Form bereitgestellt werden können. Die zuständige Behörde schreibt zu diesem Zweck eine einheitliche Form sowie eine digitale Schnittstelle vor, über die angeforderte Daten elektronisch zu übermitteln sind.

Eine der elementaren Aufgaben der Lohnbuchhaltung besteht in der Anmeldung neuer bzw. in der Abmeldung ausscheidender Mitarbeiter bei den verschiedenen Sozialversicherungsträgern:

• gesetzliche Arbeitslosenversicherung: Einkommenssicherung während der Arbeitssuche
• gesetzliche Rentenversicherung: Altersvorsorge von Beschäftigten
• gesetzliche Krankenversicherung: Anspruch auf Absicherung im Krankheitsfall
• gesetzliche Unfallversicherung: Anspruch auf Absicherung bei Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren
• gesetzliche Pflegeversicherung: Anspruch auf Absicherung im Pflegefall

Für die Anmeldung benötigt die Lohnbuchhaltung nicht nur die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, sondern auch dessen Sozialversicherungsnummer. Diese ist zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vom neuen Mitarbeiter einzuholen oder bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu erfragen. Ferner sind Informationen über die Beitragsgruppen, die Art der Beschäftigung und die Staatsangehörigkeit sowie die arbeitgeberspezifische Betriebsnummer und die Betriebsnummer der zuständigen Einzugsstelle bzw. Krankenkasse anzugeben. Die Richtlinien für die Übermittlung der Daten sind in der DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) definiert.

Für die Dauer der Beschäftigung eines Arbeitnehmers ist es Aufgabe der Lohnbuchhaltung, dem Finanzamt die einbehaltenen Steuern und den Solidaritätszuschlag zu melden. Dies geht über den Onlineservice ELSTER, der ein entsprechendes Formular bereitstellt. Außerdem sind den Krankenkassen die ermittelten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung sowie die Kosten der Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall zu melden. Schließlich ist auch die Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen zu veranlassen.

Auch wenn das Beschäftigungsverhältnis abgelaufen ist (Vertragsende, Kündigung etc.), ist die Lohnbuchhaltung gefragt. So besteht zum einen die Pflicht, das Bundeszentralamt für Steuern über das Ende der Beschäftigung zu informieren. Dies geschieht in Form einer sogenannten Abmeldeliste, die sich ebenfalls über ELSTER verschicken lässt. Zum anderen muss das Beschäftigungsende auch der Krankenkasse mitgeteilt werden, wobei zu beachten ist, dass der Arbeitnehmer in jedem Fall bis zum vereinbarten Vertragsende zu versichern ist –auch für den Fall, dass er die letzten Wochen oder Tage mit Urlaub überbrückt oder freigestellt wird. Bei einer Erkrankung innerhalb der Lohnfortzahlungsfrist besteht die Versicherungspflicht sogar über das Arbeitsverhältnis hinaus (bis zum Ende der Entgeltfortzahlung).

Jedes Unternehmen, das am 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigt, ist nach § 42b des EStG dazu verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Bei weniger als zehn Mitarbeitern steht es dem Arbeitgeber frei, ob er einen solchen Ausgleich machen möchte oder nicht. Zweck des Ausgleichs ist es, die monatlich einbehaltene Lohnsteuer am Ende des Jahres anhand der Jahreslohnsteuertabelle zu überprüfen. Dadurch werden Differenzen ausgeglichen, die sich beim Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der tatsächlich abgeführten Lohnsteuer ergeben. Zu solchen Differenzen kann es beispielsweise kommen, wenn sich im Laufe des Jahres das Gehalt verändert hat oder Einmalzahlungen geleistet wurden.

Für die Sozialversicherungsträger muss die Lohnbuchhaltung das beitragspflichtige Jahresentgelt jedes Mitarbeiters an die Krankenkasse übermitteln. Um die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung zu berechnen, sind außerdem das Jahresarbeitsentgelt sowie die geleisteten Arbeitsstunden an die Berufsgenossenschaften zu melden.

Sobald ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, ist es automatisch auch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Das ist auf die bereits erwähnten Anmeldepflichten bei den verschiedenen Sozialversicherungsträgern und auf die Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt zurückzuführen. Zudem ist jeder gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, den beschäftigten Arbeitnehmern „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“.

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind vielfältig und umfangreich. Auch in kleineren Unternehmen bedeuten diese Aufgaben einen hohen Arbeits- und Zeitaufwand. Insbesondere bei der Aufstellung der Entgeltabrechnungen ist zudem die Korrektheit von entscheidender Bedeutung: Andernfalls führen fehlerhafte Abrechnungen, die durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung aufgedeckt werden, schnell zu nicht einkalkulierten Nachzahlungen oder Strafen. Umso wichtiger ist es, dass die Lohnbuchführung durch Experten ausgeführt wird, wofür wahlweise ein internes Team oder ein externer Dienstleister verantwortlich sein kann.

Der Vorteil der externen Lohnbuchhaltung liegt dabei vor allem in dem großen Erfahrungsschatz, durch den sich die beauftragten Steuerberater oder Lohnbüros auszeichnen, da diese in der Regel eine Vielzahl an Mandanten betreuen. Eine fehlerfreie Lohnbuchführung liegt immer auch im eigenen Interesse dieser Dienstleister, die daher stets darum bemüht sind, auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung zu sein. Die externe Stelle ist auf eine gute Zusammenarbeit mit dem beauftragenden Unternehmen angewiesen, um eine korrekte Lohnbuchhaltung garantieren zu können. Mit welchen Maßnahmen sich die Risiken bei der externen sowie bei der internen Lohnbuchführung minimieren lassen, fasst die folgende Tabelle zusammen:

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