Mahnung schreiben: Muster für professionelle Zahlungsaufforderungen

Ausstehende Forderungen – sogenannte Außenstände – bedrohen die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Je mehr unbezahlte Kundenrechnungen, desto größer das Liquiditätsproblem. Und hohe Außenstände führen nicht nur zu signifikanten Zinsverlusten. Müssen ausbleibende Zahlungen mit Krediten kompensiert werden, entstehen dadurch zusätzliche Kosten. Unternehmen sind daher bemüht, ausstehende Gelder für erbrachte Leistungen termingerecht einzutreiben. Dies erfolgt in der Regel im Rahmen eines außergerichtlichen Mahnverfahrens, bei dem säumige Kunden oder Geschäftspartner durch Mahnungen auf Zahlungsverzug hingewiesen werden. Führen außergerichtliche Maßnahmen nicht zum gewünschten Ergebnis, steht Unternehmen die Möglichkeit offen, Ansprüche im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens geltend zu machen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie offene Rechnungen professionell anmahnen. Bereits im außergerichtlichen Mahnverfahren ist ein korrektes Vorgehen von zentraler Bedeutung. Im Regelfall stellt die Mahnung eine Voraussetzung für weitere rechtliche Schritte dar. Zudem lassen sich gerichtliche Auseinandersetzungen durch ein souveränes und seriöses Auftreten im außergerichtlichen Mahnverfahren in der Regel umgehen.

Ziel der Mahnung als Instrument des Forderungsmanagements ist es, Außenstände zu reduzieren und Forderungsverluste zu vermeiden. Dabei ist ein professionelles Mahnwesen auf Kundenerhaltung ausgerichtet. Dies spiegelt sich sowohl in der Tonalität als auch in der Anzahl der Eskalationsstufen wider, die sich hierzulande etabliert haben, um Geschäftspartner auf Leistungspflichten hinzuweisen. Rechtsgrundlage für außergerichtliche Mahnungen durch Unternehmen, Rechtsanwälte oder Inkassobüros sind in Deutschland das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Gerichtliche Mahnverfahren werden in der Zivilprozessordung (ZPO) geregelt.

Zentrale Rechtsbegriffe im Rahmen des Mahnwesens sind die Fälligkeit und der Verzug.

Voraussetzung für ein Mahnverfahren ist ein Schuldverhältnis gemäß § 241 Absatz 1 BGB, das einen Gläubiger dazu berechtigt, von seinem Schuldner eine Leistung (beispielweise eine Zahlung) einzufordern. Ein solches Schuldverhältnis kommt in der Regel durch einen Vertrag (beispielsweise einen Kaufvertrag) zustande. Grundsätzlich gilt: Ausbleibende Zahlungen können im Rahmen des Mahnwesens nur dann eingefordert werden, wenn ein Anspruch besteht und die Forderung fällig ist.

Im oben dargestellten Beispiel gerät der Schuldner mit dem Eintritt der Fälligkeit zudem automatisch in Verzug. Dieser ist Voraussetzung dafür, dass ein Gläubiger gegenüber dem Schuldner Ansprüche aufgrund einer fälligen Leistung geltend machen kann.

Gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug hat der Gläubiger einen Anspruch auf Schadensersatz (in Form von Mahngebühren) und Zinsen. Voraussetzung dafür ist ein verzugsauslösender Umstand. Dieser liegt bei Nichtzahlung trotz Fälligkeit und Mahnung vor.

Darüber hinaus nennt § 286 Abs. 2 BGB Umstände, bei denen ein Schuldner bei Eintritt der Fälligkeit auch ohne Mahnung automatisch in Verzug gerät:

Im oben dargestellten Beispiel gerät der Schuldner Max Mustermann automatisch in Verzug, da das Zahlungsziel ausgehend vom vorausgehenden Ereignis – dem Lieferungstermin – eindeutig nach dem Kalender berechnet werden kann (14 Tage nach Lieferung). Hier greift die in § 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB aufgeführte Ausnahmeregelung. Eine zusätzliche Mahnung seitens des Baumarkts ist somit nicht notwendig, um Max Mustermann in Verzug zu setzen.

Handelt es sich bei der zu erbringenden Leistung um eine finanzielle Gegenleistung (Entgelt), greift zudem die gesetzliche Verzugsautomatik gemäß § 286 Abs. 3 BGB:

Aufgrund der Ausnahmeregelungen in § 286 BGB besteht in vielen Fällen somit keine gesetzliche Pflicht zur Mahnung. Dennoch hält sich in Deutschland der Irrglaube, dass Gläubiger ihre Schuldner erst anmahnen müssen, bevor diese rechtliche Konsequenzen zu befürchten haben. Grund dafür ist, dass sich viele Unternehmen in Deutschland aus Kulanz an einer verbreiteten Praxis orientieren, bei der Schuldner in mehreren Eskalationsstufen (in der Regel drei Mahnungen) auf fällige Leistungen hingewiesen werden. Gesetzlich vorgeschrieben bzw. notwendig ist ein solches Vorgehen jedoch nicht. Sofern nicht bereits ein verzugsauslösender Umstand vorliegt, genügt die erste Mahnung, um einen Vorzugseintritt herbeizuführen und damit alle Voraussetzungen für weitere rechtliche Schritte zu erfüllen.

Wie eine rechtssichere Mahnung aussieht, ist im BGB nicht klar definiert. Die Rechtsprechung orientiert sich daher an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bundesgerichtshof v. 10.03.1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:

Die Mahnung ist somit an keine bestimmte Form gebunden und kann in Schriftform, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Aufgrund seiner Beweiskraft empfiehlt sich das Mahnschreiben.

Zu beachten ist, dass ein Mahnschreiben folgende Angaben beinhalten sollte, damit die Mahnung der offenen Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann:

• Datum der Rechnung
• Nummer der Rechnung
• Zahlungsziel
• ggf. Nummer des Lieferscheins und Lieferungstermin

Für den Schuldner ist damit klar ersichtlich, welche ausstehenden Leistungen angemahnt werden.

Dabei gilt: Eine Mahnung ist auch dann verzugsbegründend, wenn Sie nicht explizit als Mahnung betitelt wird. Demnach erfüllt auch eine besonders höfliche oder humorvolle Zahlungsaufforderung die Funktion einer Mahnung, sofern diese die oben angeführten Voraussetzungen erfüllt. In Einzelfällen haben deutsche Gerichte den verzugsbegründenden Charakter selbst bei besonders ausgefallenen Mahnschreiben bestätigt:

Selbst eine Mahnung in Versform begründet Verzug. So das Urteil des LG Frankfurt am Main vom 17. 02. 19982 (Az.: 2/22 O 495/81) bezüglich folgender Formulierung:

Besonders kurios: Von der Kreativität des Mahnschreibens inspiriert, erging auch der Urteilsspruch in Versform und erlangte in dieser Form Rechtskraft. Und so heißt es im Leitzsatz:

Es kommt bei einer Mahnung somit weniger auf die Form als vielmehr auf den Inhalt an.

Einem Mahnschreiben kann eine Kopie der offenen Rechnung beigelegt werden. In der Praxis werden offene Rechnungsbeträge mitunter auch direkt im Mahnschreiben aufgeführt. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Möglichkeit besteht, dass der Schuldner die Rechnung verlegt oder wohlmöglich nie erhalten hat.

Die Angabe einer Zahlungsfrist ist nicht erforderlich. Das Gleiche gilt für die Androhung konkreter Rechtsfolgen. Nichtsdestotrotz nehmen viele Gläubiger Angaben dieserart in ihre Mahnschreiben auf, um den Druck gegenüber Schuldnern zu erhöhen.

In Deutschland ist ein außergerichtliches Mahnverfahren in drei Mahnschritten kaufmännische Gepflogenheit. Man unterscheidet die erste, die zweite und die dritte Mahnung. In der Regel kommt eine solche Mahnpraxis selbst dann zur Anwendung, wenn der Schuldner bereits in Verzug geraten ist und rein rechtlich nicht mehr angemahnt werden müsste. Grund dafür ist die Kundenerhaltung.

Nicht immer sind ausstehende Leistungen auf Unwille oder Zahlungsunfähigkeit des Schuldners zurückzuführen. Mitunter vergessen Rechnungsempfänger schlicht, offene Beträge zu begleichen. Eventuell ist die Rechnung auch nie beim Rechnungsempfänger eingegangen. Um säumige Kunden durch ein gerichtliches Vorgehen nicht unnötig zu verärgern, empfiehlt es sich daher, diese zunächst höflich an ihre Zahlungspflicht zu erinnern.

Orientieren Sie sich bei der Erstellung von Mahnungen an den Vorlagen von IONOS.

Stützen Sie sich beim Umgang mit säumigen Kunden auf professionelle Mahnungsvorlagen. IONOS IONOS bietet Ihnen vorformulierte Musterschreiben für die erste, zweite und dritte Mahnung als Word-Datei oder im Excel-Format.

Mit den Vorlagen von IONOS erstellen Sie in drei Schritten professionelle Mahnschreiben für die üblichen Eskalationsstufen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Vorlage herunterladen: Alle Vorlagen stehen Ihnen als Word- oder Excel-Datei zur Verfügung.
   a. Dateiformat: Wählen Sie die passende Vorlage im gewünschten Dateiformat aus.
   
   b. Download: Klicken Sie auf den Download-Link unter dem Vorschaubild zur Vorlage.
    
2. Platzhalter durch individuelle Angaben ersetzen: Alle Mahnungsvorlagen enthalten Textbausteine (z. B. Adressfelder), die als Platzhalter fungieren. Diese Beispielangaben sollen Ihnen die Verwendung der Vorlage verdeutlich und sicherstellen, dass Ihre Mahnung alle wichtigen Informationen enthält. Gehen Sie das Dokument Feld für Feld durch und ersetzen Sie die Platzhalter in folgenden Feldern durch individuelle Angaben.
   
   a. Kopftext: Jede Mahnungsvorlage enthält einen Kopfbereich. Dieser enthält neben dem Namen Ihrer Firma, die Anschrift des anzumahnenden Kunden sowie Ihre Absenderadresse. Ersetzen Sie die die Platzhalter durch Ihre individuellen Angaben.
   
   b. Datum: Achten Sie darauf, dass Ihr Mahnschreiben mit dem aktuellen Datum versehen ist.
   
   c. Rechnungsnummer: Ersetzen Sie die Beispielrechnungsnummer durch die Nummer der Rechnung, auf die sich Ihre Mahnung bezieht.
   
   d. Rechnungsdatum: Ersetzen Sie das Beispielsdatum durch das Datum der Rechnung, die nicht bezahlt wurde.
   
   e. Kundennummer: Tragen Sie unter Kunden-Nr. die Nummer des säumigen Kunden ein.
   
   f. Mahntext: Je nach Vorlage enthalten die vorformulierten Mahntexte Daten und Rechnungsbeträge. Überscheiben Sie diese Platzhalter mit Ihren individuellen Angaben.
   
   g. Rechnung: Das dritte Mahnschrieben enthält eine Rechnung, in der der offene Rechnungsbetrag mit den bis dahin angefallenen Verzugszinsen und Mahnkosten aufsummiert wird. Übertragen Sie Ihre Individuellen Angaben und ermitteln Sie den fälligen Gesamtbetrag.
   
   h. Grußformel: Ersetzen Sie die Grußformel ggf. mit der von Ihnen bevorzugten Formulierung. Es empfiehlt sich, den Namen des Unterzeichners in maschinengeschriebener Form zu wiederholen.
   
   i. Fußtext: Der Fußbereich des Mahnschreibens beinhaltet die komplette Anschrift Ihres Unternehmens, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID) sowie die Bankverbindung auf die die Zahlung erfolgen soll: Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl. Achten Sie auch hier darauf, dass Sie die Platzhalter der Vorlage komplett mit Ihren individuellen Angaben überschreiben.
    
3. Vorlage speichern und ausdrucken: Drucken Sie die ausgefüllte Vorlage aus, versende Sie diese – ggf. handschriftlich unterschieben – an den säumigen Kunden. Archivieren in jedem Fall eine Kopie der Mahnung. Dies kann auf elektronischem Wege passieren, indem Sie das Word- oder Excel-Dokument in einem dafür vorgesehenen Dateiordner auf Ihrem System speichern. Alternativ drucken Sie ein weiteres Exemplar aus und heften die Kopie in Papierform ab.

Führt das außergerichtliche Mahnverfahren nicht zum gewünschten Erfolg, kann ein Gläubiger bei rechtmäßigem Anspruch gerichtliche Hilfe nach §§ 688 ff. ZPO in Anspruch nehmen und den Erlass eines Mahnbescheids beantragen. Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.