Outsourcing

Der Begriff „Outsourcing“ setzt sich aus den englischen Wörtern out und source zusammen, was man in Kombination grob als „von außerhalb beziehen“ übersetzen kann. Und genau darum geht es beim Outsourcing: Ein Unternehmen lagert einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder Geschäftsprozesse an Drittunternehmen aus und bezieht also die Ergebnisse von außerhalb. Leistungen, für dessen Umsetzung Ihr Unternehmen bisher selbst zuständig war, werden nun von einem spezialisierten Dienstleister erbracht. Dabei handelt es sich oft um Sekundärfunktionen: Aufgaben, die erfüllt werden müssen, damit ein Unternehmen seiner Haupttätigkeit nachgehen kann.

Beim Outsourcing werden in der Regel einzelne Aufgaben oder Prozesse an ein externes Unternehmen abgegeben. Unter Umständen kann die Leistungserbringung jedoch auch intern erfolgen (unternehmensinternes Outsourcing). Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe an einen anderen Betrieb innerhalb Ihres Konzerns abgeben, ein neues Unternehmen gründen, das sich auf die entsprechende Aufgabe spezialisiert, oder die Aufgabe an Leiharbeiter vergeben, handelt es sich um unternehmensinternes Outsourcing. Im Gegensatz dazu wird beim unternehmensexternen Outsourcing eine Aufgabe gänzlich an ein externes Unternehmen abgegeben. Dabei kann es sich um ein regionales Unternehmen, aber auch um eine ausländische Fremdfirma handeln. Der Fokus liegt auf einer möglichen Kosteneinsparung.

Außer der erhofften Kosteneinsparung durch Outsourcing sprechen noch weitere Gründe für das Auslagern von Aufgaben:

• Steigende Effizienz: Unternehmen können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und so effizienter arbeiten.
   
• Optimale Skalierbarkeit: Dank Outsourcing nimmt die verfügbare Kapazität von Arbeitskräften zu. Dadurch kann in der Produktion maximale Leistung erreicht und die Fertigung – auch bei saisonalen oder betriebsunüblichen Auslastungsschwankungen – garantiert werden.
   
• Schnellere Reaktionsfähigkeit: Sie reagieren schneller auf Veränderungen, da entsprechende Aufgaben an spezialisierte Drittunternehmen weitergegeben werden können.
• Qualitätsverbesserung: Das Outsourcing bringt häufig Qualitätsverbesserungen mit sich. Vor allem in der Fertigung kann eine gute Fabrik oder Werkstatt die Qualität von Produkten steigern.
   
• Kosten sparen: Externe Unternehmen verfügen über einen hohen Spezialisierungsgrad in Bezug auf ihre jeweilige Dienstleistung. So können diese sehr viel kostensparender arbeiten und deshalb günstige Angebote unterbreiten.
   
• Mangel an Know-how: Werden neue Arbeitsprozesse in einem Unternehmen notwendig, mangelt es in der Umsetzung oft an Know-how oder qualifizierten Mitarbeitern. Das Outsourcing ist hier eine Alternative zur Neueinstellung von Fachkräften.

Man unterscheidet zwischen verschiedenen Formen des Outsourcings:

• Business Process Outsourcing: Beim Business Process Outsourcing werden ganze Unternehmensprozesse ausgelagert. Ein Beispiel für diese Form: Sie lassen die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter von einem externen Dienstleister erstellen.
   
• Knowledge Process Outsourcing: Bei dieser Art des Outsourcings werden komplexe Aufgaben an ein Drittunternehmen abgegeben. Da kann beispielsweise die Ausarbeitung von suchmaschinenoptimierten Texten für die eigene Website sein. Das entsprechende Unternehmen verfügt in der Regel über geschulte Experten mit einem hohen Spezialisierungsgrad.
   
• Outtasking: Hierbei werden lediglich einzelne, abgegrenzte Aufgabenbereiche an ein anderes Unternehmen abgegeben. Oft handelt es sich dabei um zeitintensive und administrative Prozesse, z. B. die Archivierung von E-Mails oder die Datensicherung. Die Verantwortung dafür bleibt jedoch im Unternehmen, denn der gesamte Geschäftsbereich wird weiterhin eigenverantwortlich gesteuert.
   
• Selective Outsourcing: Das Selective Outsourcing vermischt das Business Process Outsourcing und das Outtasking miteinander. Es werden spezielle Teilbereiche ausgelagert, die umfangreicher als einzelne Aufgaben sind, aber dennoch keinem kompletten Prozess entsprechen.

Outsourcing-Strategien werden z. B. in den Unternehmensbereichen Kundenservice, Buchhaltung, Steuerberatung (siehe hierzu Steuerberater-Kosten), IT und Marketing eingesetzt.

Beispiele für mögliche Outsourcing-Strategien:

• Kundenservice: Ein Unternehmen gibt die Aufgabe des Kundenservices an ein spezialisiertes Unternehmen ab. Oft übernehmen Callcenter bestimmte Anrufkapazitäten für einen vereinbarten Festpreis.
   
• Marketing: Ein Unternehmen lagert die Betreuung der Social-Media-Kanäle an einen externen Dienstleister (z. B. eine Agentur) aus.
   
• Fertigung von Produkten: Für viele Modeunternehmen ist es zu teuer, die Kleidung in Deutschland zu produzieren. Daher entscheiden sie sich häufig für eine Fertigung in Asien. Nach abgeschlossener Produktion wird die Bekleidung nach Deutschland verschifft.

Dies sind nur ausgewählte und typische Beispiele für Outsourcing. Praktisch kann ein Unternehmen heutzutage jeden Arbeitsschritt, egal ob in der Fertigung oder bei der Bereitstellung von Diensten, an einen externen Auftragnehmer auslagern. Dank der vernetzten Welt spielt es dabei kaum noch eine Rolle, ob das fremde Unternehmen im Nachbarort oder auf der anderen Seite der Welt sitzt.

Outsourcing ist auch für Ihr Unternehmen eine geeignete Strategie, aber Sie wissen nicht, wie Sie am besten vorgehen sollen? Grundsätzlich gibt es keine einzig richtige Vorgehensweise für ein Outsourcing-Projekt. So unterschiedlich wie Unternehmen sind, kann auch die Outsourcing-Strategie sein. Folgende Best-Practice-Methode hat sich allerdings schon in vielen Situationen bewährt:

1. Den Ist-Zustand analysieren: Analysieren Sie den Ist-Zustand einer Aufgabe, eines Teilbereichs oder eines Geschäftsprozesses. Aus der Analyse können Sie das weitere Vorgehen ableiten und das mögliche Potenzial einer Outsourcing-Strategie abschätzen.
    
2. Vorbereitungen treffen: Organisieren Sie ein Kick-off-Meeting mit allen Projektbeteiligten Ihres Unternehmens, um mit Ihrem Outsourcing-Projekt optimal zu starten. Im Meeting legen Sie die Basis für die zukünftige gemeinsame Arbeit. Darin sollten der Projektnutzen, der inhaltliche und zeitliche Verlauf des Projekts sowie die nächsten Schritte herausgestellt und diskutiert werden.
    
3. Dienstleister auswählen: Vergleichen Sie potenzielle Dienstleister miteinander. Für die Auswahl und Interaktion mit möglichen Dienstleistern benötigen Sie ein Lasten- und ein Pflichtenheft. Im Lastenheft halten Sie alle Basisanforderungen sowie das grobe Projektkonzept fest. Im Pflichtenheft hingegen notieren Sie entsprechenden Lösungen und detaillierte Anforderungen. Auf dieser Grundlage können Dienstleister neue Lösungen entwickeln oder bestehende weiterentwickeln. Zudem vermeiden Sie so mögliche Missverständnisse.
    
4. Zeitplan zur Umsetzung stecken: Nach Vertragsabschluss kann die Umsetzung beginnen. Wichtig hierbei: Vereinbaren Sie im Vertrag einen konkreten Zeitplan für die Umsetzung. Kontrollieren Sie im Rahmen des Projektmanagements regelmäßig, ob vertraglich festgehaltene Etappenziele erreicht wurden.

Outsourcing ist ein komplexer Prozess, weshalb sich schnell Fehler bei der Umsetzung ergeben. Denn auch eine umfangreiche Planung kann keinen reibungslosen Ablauf garantieren. Wir informieren Sie über die häufigsten Fehler, damit Sie diese vermeiden:

• Falscher Outsourcing-Partner: Unternehmen können je nach Gegenstand zwischen verschiedenen Outsourcing-Partnern wählen: spezialisierten Herstellern, Agenturen oder Selbstständigen. Doch ein zufriedenstellendes Ergebnis setzt eine sorgfältige Auswahl des Geschäftspartners voraus.
   
• Willkürliches Outsourcing: Aufgaben willkürlich auszulagern, kann Ihnen vielleicht Arbeit sparen, ist aber selten sinnvoll. Nicht nur aus wirtschaftlicher Perspektive empfiehlt es sich, die verschiedenen Felder und Tätigkeiten des eigenen Unternehmens detailliert zu analysieren und erst dann eine Entscheidung zu fällen.
   
• Ungenaue Absprachen: Oft führen unklare Absprachen dazu, dass Sie als Unternehmer mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind. Daher ist es wichtig, im Vorhinein festzulegen, was genau ausgelagert wird und wie bzw. in welchem Umfang die festgelegten Kriterien kontrolliert werden.
   
• Schlechte Verträge: In einem Outsourcing-Vertrag sollten die ausgelagerten Aufgaben sowie die gegenseitigen Verpflichtungen dokumentiert werden. Ungeklärte Fragen führen im Zweifel zu Missverständnissen.

Sie wollen einen Teil Ihrer Arbeitsprozesse auslagern und eine Firma oder einen Dienstleister im Ausland damit beauftragen? Beachten Sie unbedingt diese drei Faktoren:

• Zeitverschiebung: Dank der Digitalisierung können Sie z. B. mit Freelancern aus der ganzen Welt zusammenarbeiten. Doch im Falle eines dringenden Auftrags oder spontanen Meetings kann die Zeitverschiebung eine Schwierigkeit darstellen.
   
• Sprachliche Barrieren: Fließend Englisch zu sprechen ist eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen, um Outsourcing im Ausland zu betreiben.
   
• Arbeitsweise: Techniken und Herangehensweisen sind nicht in allen Unternehmen gleich. Es ist wahrscheinlich, dass ein Unternehmen auf der anderen Seite der Welt ein Problem anders angeht, als Sie es gewohnt sind.

Die Entscheidung, bestimmte Funktionen an einen Dienstleister abzugeben, sollte in keinem Fall leichtfertig getroffen werden. Denn sind die Aufgaben erst einmal ausgelagert, ist eine Reintegration in das Unternehmen alles andere als einfach. Überprüfen Sie, ob die Vorteile die Nachteile in Ihrem Fall überwiegen, bevor Sie sich für das Outsourcing entscheiden.

Das Outsourcing hat in den letzten Jahrzehnten immer weiter an Bedeutung gewonnen. Viele Unternehmen greifen zu Outsourcing-Strategien, um kostengünstig Leistungen einzukaufen und sich stärker auf die eigenen Kompetenzen fokussieren zu können. Damit derartige Maßnahmen den gewünschten Erfolg erzielen, sind moderne Produktions- und Logistikkonzepte notwendig. Die Just-in-time-Produktionsstrategie ist ein Beispiel für ein solches Konzept. Dabei werden Materialien erst dann produziert bzw. geliefert, wenn sie tatsächlich für die Produktion gebraucht werden. So spart das Unternehmen Lagerkosten und muss erst bei der Produktion für die Materialkosten aufkommen.

Im Zuge der Globalisierung, durch weltweite Logistikkonzepte und die stetige Weiterentwicklung des Internets fällt es Unternehmen heute leichter als jemals zuvor, mehr oder weniger große Teilprozesse an andere Firmen abzugeben. Wer Outsourcing richtig einsetzt, kann Arbeitsabläufe beschleunigen und seine Produkte oder Dienstleistungen verbessern. So ist es möglich, der ebenfalls wachsenden globalen Konkurrenz entgegen zu treten.