Rechnung schreiben: Leitfaden für Unternehmer und Selbstständige

Über ein Rechnungsschreiben informieren Sie Ihren Kunden über den Geldbetrag, den er für eine Warenlieferung oder Dienstleistung bezahlen muss. Zudem enthält das Dokument eine entsprechende Zahlungsaufforderung. Rechnungen erstellt man inzwischen meist über Office-Anwendungen wie Microsoft Word oder mit speziellen Tools, die oft als Cloud-Service angeboten werden.

Über Rechnungen weisen Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler gegenüber dem Finanzamt Ihre Einnahmen und Ausgaben nach. Das Schreiben ist sowohl für das leistende Unternehmen als auch für Geschäftskunden von Bedeutung. Denn nur mit einer einwandfreien Rechnung ist der Vorsteuerabzug zulässig, über den sich Unternehmer die gezahlte Umsatzsteuer und eventuell auch einen Teil der Einkommensteuer vom Staat zurückholen können. Falls Sie Ihre Rechnungen nicht korrekt ausstellen, kann dies Konflikte mit Ihren Kunden und/oder dem Fiskus nach sich ziehen.

Vor allem Selbstständige und Kleinunternehmer fragen sich oft: Wie schreibe ich eine Rechnung, die rechtssicher ist? Eine weitere Frage ist die, womit man das Schreiben am besten anfertigt – neben klassischen Büroanwendungen wie Microsoft Word und Excel gibt es inzwischen auch viele Webapplikationen, mit denen Sie Ihre Rechnung online erstellen und organisieren können. Wir fassen alles Wissenswerte darüber zusammen, wie Sie eine Rechnung (online) schreiben.

Ein Rechnungsschreiben unterscheidet sich hinsichtlich der formellen Angaben nicht sonderlich von einem Angebotsschreiben, einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein. Sie alle sind bis zu einem gewissen Grad ähnlich aufgebaut und enthalten an vielen Stellen die gleichen Pflichtangaben.

Wie bei jedem anderen Geschäfts- oder Handelsbrief sollten Sie Ihr Firmenlogo auch bei einer Rechnung gut sichtbar und in guter Qualität auf dem Schreiben unterbringen – meist wird es im oberen Teil des Dokuments platziert. Wenn Sie kein Logo haben oder verwenden möchten, können Sie alternativ Ihren Unternehmensnamen dort angeben.

Es folgen die üblichen Formalitäten eines unternehmerischen Schreibens an einen Kunden: Nennen Sie den Namen, die Rechtsform und die Anschrift Ihres Kunden sowie die entsprechenden Angaben zu Ihrem Unternehmen. Für eventuelle Rückfragen können Sie außerdem Ihre Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) auf der Rechnung festhalten. Es ist möglich, an dieser Stelle Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. bzw. UID) oder Ihre private Steuernummer (z. B. wenn Sie diese als Kleinunternehmer nutzen und dies dem Finanzamt mitgeteilt haben) anzuführen – je nachdem, welche Nummer Sie für Ihr Unternehmen verwenden. Alternativ bietet es sich an, die Steuernummer mit weiteren Angaben zu Ihrer Firma (etwa den Kontodetails) in der Kopf- oder Fußzeile des Schreibens aufzulisten.

Nach der Überschrift (hier reicht die Auszeichnung als „Rechnung“) beginnt der individuelle Teil des Rechnungsschreibens: Neben der fortlaufenden Rechnungsnummer sollten Sie zuerst auch die Kundennummer und das Datum angeben. Bedanken Sie sich in dem kurzen Fließtext des Schreibens für die Bestellung bzw. Zusammenarbeit und listen Sie nachfolgend die Leistungen auf, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Dann wird die Anzahl der gelieferten Produkte bzw. der Umfang der vereinbarten Dienstleitung genannt. In Form von Stichwörtern können Sie die Art Ihrer Waren bzw. Dienste bezeichnen und schließlich noch den Preis für jede in Rechnung gestellte Leistung nennen. Sollten Sie Produkt mehrfach an einen Kunden verkauft haben, geben Sie hier sowohl die Menge als auch den und Einzel- und Gesamtpreis an.

Nach der Auflistung aller einzelnen Leistungen gilt es nun, den Gesamtbetrag der Rechnung auszuzeichnen. Zunächst listen Sie die Summe aller genannten Leistungen auf; danach den Steuerbetrag, der auf diese Nettosumme aufgeschlagen wird. Als letztes addieren Sie diese beiden Werte, wodurch der finale Rechnungsbetrag zustande kommt.

Unter der Bruttosumme weisen Sie Ihren Kunden darauf hin, bis wann die Zahlung zu erfolgen hat (vergessen Sie in dem Rechnungsschreiben nicht die Angabe Ihrer Kontodaten) und halten das Liefer- bzw. Leistungsdatum fest.

In Deutschland ist genauestens geregelt, was ein Rechnungsschreiben alles umfassen muss – es existieren dazu diverse inhaltliche Vorgaben. So muss eine ordnungsgemäße Rechnung unbedingt folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
   
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
   
• Ausstellungsdatum der Rechnung
   
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
   
• Menge bzw. Umfang und Beschreibung der Warenlieferung bzw. der verhandelten Dienstleistung
   
• Datumsangabe über die Warenlieferung oder Erbringung der Leistung (hier genügt die Monatsangabe)
   
• Gefordertes Entgelt: Aufgeteilt in Netto- und Steuerbetrag sowie summiert als Bruttobetrag (dies gilt nicht für Kleinunternehmer, da diese keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen – hier ist brutto gleich netto)
   
• Angewendeter Steuersatz (in aller Regel 19 % oder 7 %) – falls eine Steuerbefreiung vorliegt, Sofern vorhanden und nicht bereits im Entgelt einberechnet: Angaben über vereinbarte Rabatte, Boni o. Ä.
   
• Im Falle einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“ statt „Rechnung“

Die Übermittlung des Dokuments kann sowohl per Post oder auch auf digitalem Weg erfolgen – letzterem sollten Ihre Kunden allerdings formlos zugestimmt haben. Dies kann über eine Klausel in den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder über eine Zustimmung des Empfängers im Vor- oder Nachhinein geschehen. Die Rechnung können Sie dann z. B. per E-Mail an den Kunden schicken oder per Download anbieten.

Die elektronische Speicherung einer Rechnung in Papierform ist erlaubt, wenn Sie das gedruckte Exemplar gut leserlich einscannen. Andersherum müssen Sie allerdings eine digitale Rechnung stets elektronisch aufbewahren – die alleinige Verwahrung in ausgedruckter Form ist nicht erlaubt.

Stellen Sie bei Ihren elektronisch vorliegenden Rechnungsschreiben stets sicher, dass Sie diese auf Speichermedien mit einer hohen Lebenserwartung aufbewahren – moderne Festplatten eignen sich hierfür deutlich besser als weniger langlebige Datenträger wie CDs oder DVDs. Außerdem sollten Sie von Zeit zu Zeit Sicherheitskopien Ihrer Rechnungen (und allen anderen unternehmerischen Dokumenten, die einer Nachweispflicht unterliegen) auf verschiedenen Speichermedien machen.

Auch hierbei können Online-Tools mit Cloud-Funktionalität von Vorteil sein, indem sie Ihre Rechnungen auf Servern des Anbieters speichern und dort langfristig für Sie verwahren. Um sicherzugehen, dass Sie nicht gegen Regelungen der Aufbewahrung verstoßen, sollten Sie dabei einen Anbieter mit deutschem Server-Standort wählen. Denn Sie benötigen eine Genehmigung der zuständigen Finanzbehörde, wenn Sie digitale Unterlagen, für die eine Aufbewahrungsfrist greift, im Ausland speichern wollen.

Sowohl für Rechnungen in elektronischer als auch in ausgedruckter Form gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist: Unternehmer müssen Rechnungen (egal, ob eingehende oder ausgehende) 10 Jahre, Privatpersonen hingegen 2 Jahre lang verwahren. Die Frist beginnt mit dem letzten Tag des Kalenderjahres, in dem Sie eine Rechnung verschickt oder erhalten haben. Wenn Ihnen Rechnungen auf Thermopapier vorliegen, müssen Sie eine Kopie erstellen, da die Lesbarkeit dieses Papiers schnell abnimmt.

Eine Rechnung ist grundsätzlich von einer Quittung zu unterscheiden.

• Eine Rechnung weist darauf hin, dass die Bezahlung eines Betrags noch aussteht. Sie gibt eine Übersicht über die Leistungen dar und listet die dadurch entstehenden Kosten auf.

• Eine Quittung hingegen ist ein Beleg über eine erbrachte Leistung. In der Regel wird auf ihr auch ein Geldbetrag festgehalten.

Allerdings kann eine Rechnung auch als Quittung fungieren und umgekehrt. Sobald eine Quittung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben einer Rechnung enthält, kann sie auch als solche eingesetzt werden. Andersherum kann eine Rechnung auch als Quittung dienen, wenn auf ihr protokolliert wird, dass der Zahlungsbetrag erhalten wurde und sich zudem eine Datumsangabe sowie die Unterschrift des Zahlungsempfängers auf ihr befinden.

Die Rechnungserstellung und -Organisation geschieht mittlerweile überwiegend am Computer. Mit einem Musterexemplar für Ihre Rechnungen, das Ihr Logo sowie alle erforderlichen Angaben zu Ihrem Unternehmen enthält (z. B. Name und Anschrift sowie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), sparen Sie Zeit und Arbeit beim Schreiben aller weiteren Rechnungen. Für die nachfolgenden Rechnungen müssen Sie dann nur noch die Angaben zum Kunden sowie zum Leistungsumfang hinzufügen. Für die Erstellung einer Rechnung eignen sich diverse Office-Lösung. Noch schneller verfassen, bearbeiten und organisieren Sie Ihre Rechnungsschreiben, wenn Sie eine extra hierfür entwickelte Anwendung verwenden. Vor allem bei größeren Mengen an Bestellungen und Aufträgen lohnt sich diese Investition schnell. Besonders effizient sind hierbei Cloud-Applikationen, in denen Sie einmalig Ihre Kundendatensätze festhalten und dann im Handumdrehen Rechnungen vervollständigen und mit wenigen Klicks per E-Mail oder Post verschicken können. Die grundsätzlichen Anforderungen ähneln sich aber stets – unabhängig von der Anwendung, über die Sie die Rechnung schreiben: Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Pflichtangaben festgehalten haben, kontrollieren Sie alle Angaben gründlich auf ihre Richtigkeit und senden Sie Ihren Kunden schnellstmöglich das Schriftstück zu. Denn sowohl der Kunde als auch das Finanzamt erwarten, dass die Rechnung vorschriftsgemäß geschrieben wurde. Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.