Rechnungsnummern vergeben: Darauf sollten Sie achten
IONOS Redaktion8 mins
Die Rechnungsnummer gehört laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Dem Gesetzestext zufolge muss jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnungsnummer beinhalten. Ausnahmen macht der Gesetzgeber bei Fahrausweisen und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
Zweck der Rechnungsnummer
Eine fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass jede ausgestellte Rechnung einmalig ist und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar zugeordnet werden kann – etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
Versäumt es ein Unternehmer, ausgestellte Rechnungen mit einer Rechnungsnummer zu versehen, kann dies einen Betriebsprüfer dazu veranlassen, die sachliche Richtigkeit der Buchführung in Frage zu stellen. Reichen die Angaben eines Unternehmers aufgrund mangelhafter Buchführung nicht aus, um eine Besteuerungsgrundlage zu ermitteln, ist das Finanzamt berechtigt, die Buchhaltung des Steuerpflichtigen komplett zu verwerfen. Gemäß § 162 der Abgabenordnung (AO) darf es stattdessen eine Schätzung ansetzen bzw. nicht ersichtliche, steuerpflichtige Umsätze hinzuschätzen. Für Unternehmer geht dies in der Regel mit einem finanziellen Nachteil einher. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist gemäß § 158 AO, dass die sachliche Richtigkeit beanstandet wird. Durch formelle Mängel allein ist eine Schätzung nicht zu rechtfertigen.
Wichtig ist eine korrekte Rechnungsnummer zudem für umsatzsteuerpflichtige Rechnungsempfänger, die die Vorsteuer aus einer erhaltenen Rechnung beim Finanzamt geltend machen möchten. In Deutschland wird lediglich der Endverbraucher mit der Umsatzsteuer belastet. Umsatzsteuern, die Rechnungsempfänger für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit bezahlen, werden daher als Vorsteuern bezeichnet und vom Finanzamt erstattet. Voraussetzung dafür ist, dass der Unternehmer mit dem Verkauf eigener Waren oder Dienstleistungen umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringt und somit zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Das Finanzamt akzeptiert im Rahmen des Vorsteuerabzugs lediglich Rechnungen, die mit einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer versehen sind.
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Aufbau der Rechnungsnummer
Grundlegende Vorschriften zum Aufbau rechtssicherer Rechnungsnummern macht § 14 UStG. Dieser definiert eine Rechnungsnummer als:
„eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“
Diese Richtlinie wurde in der Vergangenheit mitunter als Handlungsaufforderung interpretiert, Rechnungsnummern folgendem Schema entsprechend in lückenloser Abfolge hochzuzählen.
Erste Rechnung: RE-0001
Zweite Rechnung: RE-0002
Dritte Rechnung: RE-0003
usw.
Ein solcher Aufbau des Rechnungsnummer-Schemas erscheint übersichtlich, birgt in der Praxis jedoch Probleme. Wird die Rechnungsnummer als fortlaufende Zahlenreihe umgesetzt, macht ein Unternehmen zwangsläufig die Anzahl von ihm ausgestellter Rechnungen publik. Gerade kleinere Unternehmen befürchten in diesem Zusammenhang, dass eine niedrige Anzahl an Rechnungen von Kunden und Geschäftspartnern als schlechte Auftragslage interpretiert werden könnte. Bei größeren Unternehmen hingegen können Buchhalter bei einem Schema, das die Rechnungen weder zeitlich noch geografisch zuordnet, schnell den Überblick verlieren. Ergänzend zu § 14 UStG wurden die Vorschriften zu Rechnungsnummer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010 daher präzisiert und den realen Anforderungen rechnungsschreibender Unternehmen angepasst. Dort heißt es in Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ unter „Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)“: „(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden. (11) Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein. Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.“ Die Rechnungsnummer gemäß Umsatzsteuer-Anwendungserlass muss somit folgenden Vorgaben entsprechen:
- eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben
- separate Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche sind möglich
- die jeweiligen Rechnungsnummern werden in jedem Nummernkreis einmalig vergeben
- eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend
Die Richtlinien des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses ergeben einen deutlich größeren Spielraum für Unternehmer, die somit ein individuelles Schema für die Vergabe von Rechnungsnummern entwickeln können.
Rechnungsnummern: Beispiel für die Vergabe
Um Rechnungen bereits anhand der Rechnungsnummern den entsprechenden Abrechnungsperioden zuordnen zu können, empfiehlt es sich, das Ausstellungsdatum in das Vergabeschema aufzunehmen. Möglich sind beispielsweise Rechnungsnummern mit initialer Jahreszahl. In folgendem Beispiel werden Rechnungsnummern für jedes Jahr separat in fortlaufenden Nummernkreisen aufgeführt:
2014:
RE-2014-001
RE-2014-002
RE-2014-003
2015:
RE-2015-001
RE-2015-002
RE-2015-003
Sollen die Nummernkreise enger gefasst werden, empfiehlt es sich, das komplette Datum in die Rechnungsnummer aufzunehmen:
RE-2017-FEB-10-0001
RE-2017-FEB-10-0002
RE-2017-FEB-10-0003
Selbst ein neugieriger Geschäftspartner könnte aus einer Rechnungsnummer dieser Art höchstens ablesen, dass es sich bei der vorliegenden Rechnung um die erste, zweite oder dritte handelt, die am 10. Februar 2017 ausgestellt wurde.
Prinzipiell steht es Unternehmern frei, Nummernkreise nach eigenem Ermessen zu wählen. Möglich wären Schemata, bei denen die Art des Belegs, die Initialen des Rechnungsempfängers oder eines Rechnungsbearbeiters in Form eigener Nummernkreise in die Erstellung von Rechnungsnummern eingehen.
So könnte für die zwölfte Rechnung, die am 18. April 2017 vom Bearbeiter Max Mustermann ausgestellt wurde, folgende Rechnungsnummer generiert werden:
MM-2017-APRIL-18-0012
Dabei muss das gewählte Schema lediglich eine eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung von Rechnungsnummern zu Geschäftsvorfällen erlauben. Diesbezüglich hat das Finanzgericht Hamburg in einem rechtskräftigen Urteil vom 25.11.2014 (3 K 85/14) Folgendes entschieden: „Eine Rechnungsnummer entspricht dann nicht den Vorgaben der § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG, Art. 226 Nr. 2 Richtlinie 2006/112/EG, wenn sie durch die mehrfache Anfügung von Bindestrichen und weiteren Zahlen so unübersichtlich gestaltet wird, dass nur durch eine aufwendige Prüfung festgestellt werden kann, ob die Rechnungsnummer einmalig vergeben ist.“ Innerhalb eines Nummernkreises empfiehlt sich eine fortlaufende Nummerierung, um die Vergabe doppelter Rechnungsnummern zu vermeiden. Die Abfolge muss laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass jedoch nicht zwingend lückenlos sein. Prinzipiell empfiehlt es sich, Rechnungsnummern so kurz wie möglich zu gestalten, um die Gefahr Tippfehler und Zahlendreher zu reduzieren und sowohl Mitarbeitern als auch Kunden den Umgang mit Rechnungsnummern zu erleichtern.
Ausnahmeregelungen: Rechnung ohne Rechnungsnummer
Auch Ausnahmeregelungen bei der Vergabe von Rechnungsnummern wurden im Umsatzsteuer-Anwendungserlass konkretisiert. Diese gelten gemäß Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ für Dauerleistungen, Gutschriften sowie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
„(12) Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.
(13) Im Fall der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben. Wird die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG von einem Dritten ausgestellt, kann dieser die fortlaufende Nummer vergeben.
(14) Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.“
Fehler in der Rechnungsnummer: Was tun?
Fehlerhafte Rechnungsnummern führen zu Unregelmäßigkeiten im Nummernkreis und sollten korrigiert werden, damit die Buchführung im Fall einer Betriebsprüfung nachvollziehbar bleibt. Problematisch sind Vergabefehler vor allem dann, wenn eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird. In diesem Fall ist die Berichtigung unverzichtbar.
In der § 31 Abs. 5 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) heißt es:
„(5) Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn
a) sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält oder
b) Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.
Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.“
Eine Rechnungskorrektur ist ausschließlich dem Rechnungssteller vorbehalten. Dabei gilt: Tippfehler und Ungenauigkeiten (etwa im Firmennamen) benötigen keine Korrektur, sofern die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nachvollziehbar bleiben. Bei fehlerhaften Pflichtangaben, zu denen auch die Rechnungsnummer gehört, empfiehlt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC) folgendes Vorgehen:
- Sofern schon gebucht, wird die fehlerhafte Rechnung in der Buchhaltung des Rechnungsstellers storniert, als Rechnungskorrektur gekennzeichnet und mit neuer Rechnungsnummer gebucht.
- Dem Rechnungsempfänger wird eine korrigierte Rechnung mit der neuen Rechnungsnummer und dem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung ausgestellt, zum Beispiel „ersetzt Rechnung 323635 vom 10.02.2017“.
Schritt 1 entfällt, wenn die Rechnung mit der fehlerhaften Rechnungsnummer noch nicht gebucht wurde. Bitte denken Sie beim Bezug auf die fehlerhafte Rechnung an die Datumsangabe. Bei doppelt verwendeten Rechnungsnummern lässt sich die fehlerhafte Rechnung damit eindeutig identifizieren.
Das Dokument, das die fehlerhafte Rechnungsnummer korrigiert, muss der Ursprungsrechnung eindeutig zugeordnet werden. Andernfalls könnten Empfänger die Rechnungskorrektur als neue Rechnung interpretieren. Mögliche Folgen wären verärgerte Kunden und Geschäftspartner oder Fehlbuchungen und Falschüberweisungen.
Die Rechnung mit der fehlerhaften Rechnungsnummer wird nur buchhalterisch storniert, sofern sie schon gebucht wurde, nicht jedoch in Form einer Stornorechnung oder gar einer Gutschrift an den Rechnungsempfänger (was steuerliche Auswirkungen haben kann). Der Rechnungsempfänger erhält eine Rechnungskorrektur mit der neuen Rechnungsnummer sowie mit dem Bezug auf die fehlerhafte Rechnungsnummer und das Datum der fehlerhaften Rechnung. Lesen Sie dazu bitte auch unseren Artikel zum Thema Rechnungskorrektur und Stornorechnung.
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