Rechnungsprogramm: Was kann die Software?

Viele kleine und mittlere Unternehmen wie auch Selbstständige schreiben ihre Rechnungen mit speziell hierfür entwickelten Programmen. Denn mit einer guten Rechnungssoftware kann man sich die Arbeit erheblich erleichtern. Selbst Buchhaltungslaien sind so in der Lage, schnell und einfach professionelle Rechnungen zu erstellen.

Zahlreiche dieser Anwendungen funktionieren über Cloud-Computing und werden direkt im Webbrowser bedient. Einer der Vorteile solcher Online-Rechnungsprogramme: Computer und Internetverbindung vorausgesetzt, haben Sie von überall Zugriff auf Ihre Datenbank und Dokumente.

Rechnungsprogramme helfen Ihnen bei verschiedenen Arbeiten der Fakturierung (Rechnungsstellung). Häufig können Sie mit den Programmen aber nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch andere Dokumente für Ihre Kunden erstellen. So lassen sich mit einer ausgereiften Software für Rechnungen ebenso Angebote und Mahnungen anfertigen.

Mit einem hochwertigen Rechnungs-Tool entwerfen Sie diese Dokumente vergleichsweise schnell, da Assistenzfunktionen die Arbeit erheblich erleichtern. Unter Anleitung einer Rechnungssoftware erstellen Sie so in kürzester Zeit professionelle Rechnungen, die auch den Ansprüchen des Finanzamts an eine ordnungsgemäße Rechnung gerecht werden.

Grundsätzlich eignet sich eine Rechnungssoftware für jeden Betrieb, der Waren oder Dienstleistungen verkauft und die dabei anfallende Schreibarbeit zügig erledigen möchte. Sie ist vor allem für Selbstständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) interessant, die nur geringe Kapazitäten für die Fakturierung haben.

Insbesondere, wenn man über kaum buchhalterisches Expertenwissen verfügt, lohnt sich die Anschaffung einer solchen Software, da ein gutes Programm für Rechnungen viele Hilfestellungen bietet. Doch auch Rechnungsexperten profitieren von solchen Tools: Denn durch diverse automatisierte Prozesse lassen sich Angebote und Rechnungen deutlich schneller erstellen als per Hand oder mit Office-Anwendungen wie Word oder Excel.

Eine gute Rechnungssoftware macht Ihnen die Arbeit leichter und beschleunigt Vorgänge. Dafür müssen allerdings bestimmte Faktoren gewährleistet sein. Am Anfang steht die Einarbeitung in das Programm. Wenn Sie als Unternehmer zu viel Zeit benötigen, um die Funktionen der Software zu verstehen, sparen Sie nicht wirklich Zeit. Deshalb muss ein effizientes Rechnungsprogramm so selbsterklärend wie möglich sein.

Noch wichtiger ist, dass Rechnungsprogramme auch zuverlässig korrekt funktionieren. Wie bereits erwähnt, gelten für die Rechnungserstellung bestimmte Regularien, die auf keinen Fall missachtet werden dürfen. Ein gutes Rechnungsprogramm baut also keine Fehler ein und zwingt Sie nicht zur ständigen Nachkontrolle.

Doch es kommt nicht nur auf die Korrektheit, sondern auch auf die Aufmachung an, schließlich präsentieren Sie sich mit einer Rechnung dem Kunden gegenüber. Deshalb sind Design-Möglichkeiten ebenso integraler Bestandteil jedes guten Rechnungsprogramms. Damit können Sie das Schreiben auch an das Design Ihrer sonstigen Außenkommunikation anpassen.

Eine gute Rechnungssoftware ermöglicht es, Rechnungen zu erstellen und diese auch zu verwalten. Sie verschafft Ihnen eine Übersicht von geleisteten und nicht geleisteten Zahlungen. Im besten Fall unterstützt das Programm auch das Schreiben von Mahnungen. Zudem sollte es Archivierungsmöglichkeiten geben. Gerade hierbei gilt es die Anforderungen der GoBD zu beachten.

Weitere Funktionen, die eine gute Rechnungssoftware auszeichnen:

• Schnittstellen zu anderen Programmen
• Backup-Funktionen
• Support
• E-Mail-Versand
• Deutsche Sprache

Wenn Sie sich im Internet umschauen, werden Sie die unterschiedlichsten Programme finden. Doch längst nicht alle sind ohne weiteres zu empfehlen. So gibt es viele englischsprachige Lösungen, die gar nicht auf deutsche Anforderungen zugeschnitten sind. Die hier vorgestellten Programme sind mit ihren unterschiedlichen Funktionen allesamt für den Gebrauch in deutschen Unternehmen geeignet.

Auch sevDesk stellt Unternehmen ein Online-Rechnungsprogramm zur Verfügung. Über die Website meldet man sich an und befindet sich dann im persönlichen Dashboard. Neben anderen Funktionen lassen sich hier auch mit wenigen Schritten Rechnungen erstellen. Dafür hat die Anwendung eine Maske vorgesehen, in der Sie die einzelnen Posten aufführen können. In den Kopf- und Fußfeldern können Sie Ihren eigenen Text verfassen. Damit Sie nicht den gleichen Text jedes Mal aufs Neue verfassen müssen, lassen sich unterschiedliche Textvorlagen speichern. Um die Rechnung noch individueller zu gestalten, kann man eigenes Briefpapier hinterlegen.

Die Software von sevDesk ist ein Allroundtalent, dem Sie noch weitere Funktionen Ihrer Buchhaltung übergeben können. So lässt sich damit u. a. auch eine Kundenkartei anlegen. Erstellen Sie dann eine Rechnung, können die Informationen direkt aus der Datenbank übernommen werden. Das Gleiche gilt für Ihr Produktsortiment. Artikel, die sich im Inventar befinden, lassen sich schnell in die Rechnung einfügen. Außerdem sind auch Mahnungen Teil der Online-Anwendung. So erstellen Sie aus einer fälligen Rechnung ganz einfach ein Mahnschreiben.

Es gibt eine 14-tägige Testversion. Möchten Sie das Produkt längerfristig nutzen, sind ca. 8 Euro (bei monatlicher Abrechnung) fällig. Dafür bekommen Sie alle Funktionen der Rechnungserstellung. Doch Sie können auch upgraden: Für den doppelten Preis erhalten Sie eine umfassende Buchhaltungssoftware. Wer noch mehr Geld ausgeben möchte, kann die Software sogar um ein Warenwirtschaftssystem erweitern.

Das einfache Rechnungsprogramm von Debitoor richtet sich an Freelancer, Kleinunternehmer und an Gründer von Startups. Diese können Rechnungen online erstellen. Man muss also keine Software auf dem eigenen PC oder Mac installieren und kann von überall auf den vollen Funktionsumfang zugreifen.

Die Erstellung läuft über eine Maske: Nutzer geben Adressen ein, legen Daten fest und fügen Posten hinzu. Das funktioniert teilweise auch über Datenbanken. Hat man Produkte und Kontakte zuvor bereits angelegt, kann man diese beim Erstellen der Rechnung einfach einfügen. Die Berechnung der Rechnungssumme übernimmt das Programm selbstständig und fügt dabei auch die Umsatzsteuer hinzu. Mit einer App für iOS und Android können Sie auch das Smartphone zur Erstellung von Rechnungen nutzen. Zusätzlich lassen sich mit der mobilen Anwendung auch Belege scannen und archivieren.

Damit die Rechnungen auch so aussehen, wie Sie sich das für Ihr Unternehmen wünschen, gibt Debitoor Ihnen einen Editor an die Hand. Hier können Sie aus verschiedenen Vorlagen auswählen, diese anpassen und mit Ihrem Firmen-Logo versehen.

Debitoor unterstützt seine Nutzer auch dabei, Zahlungen zu überwachen. Hat ein Kunde die fristgerechte Zahlung versäumt, erstellen Sie einfach und schnell eine Mahnung. Um Ihren Kunden das Bezahlen der Rechnung zu vereinfachen, arbeitet Debitoor mit verschiedenen Anbietern wie etwa PayPal zusammen. Hinterlegen Sie einen Bezahl-Button in der elektronischen Rechnung und werden Sie direkt informiert, wenn der Kunde die Zahlung durchgeführt hat. Sofort aktualisiert sich auch der Status der Rechnung in Ihrer Übersicht.

Wenn Sie die günstigste Variante der Rechnungssoftware wählen, zahlen Sie 6 Euro im Monat (bei monatlicher Abrechnung). In diesem Paket sind allerdings nur 100 Rechnungen pro Jahr enthalten und Sie dürfen nur einen Benutzer anlegen. Mehrere Zusatzfunktionen, z. B. der Rechnungsdesigner, stehen Ihnen ebenfalls nicht zur Verfügung. Im großen Angebotspaket für monatlich 30 Euro schreiben Sie mit drei Benutzern so viele Rechnungen, wie Sie möchten, und haben den vollen Funktionsumfang.

Lexware ist seit Jahrzehnten als deutscher Entwickler für Software rund um Finanzen und Warenwirtschaft bekannt. Mit lexoffice erhalten Nutzer ein Online-Rechnungsprogramm mit großem Funktionsumfang. Da auch diese Anwendung, wie die der Konkurrenz, über ein Portal auf der Website des Herstellers bedienbar ist, spielt auch bei lexoffice das Betriebssystem des verwendeten Computers keine Rolle. Kunden können ebenfalls zu Apps für Smartphones mit iOS oder Android greifen.

Auch das Erstellen der Rechnung verläuft ganz ähnlich zu den Angeboten anderer Hersteller: Sie füllen eine einfache Maske aus und profitieren von Automatisierungsprozessen. Was Sie einmal angelegt haben, können Sie auch in neue Rechnungen wieder übernehmen. Sehr prominent fällt der Brutto-Netto-Schalter auf: Mit nur einem Klick wechseln Sie zwischen der Rechnungserstellung für Geschäfts- und Privatkunden. Auch bei Lexware können Sie ein PayPal-Konto hinterlegen, um Zahlungen zu vereinfachen.

Das Layout können Sie bei diesem Rechnungsprogramm sehr genau festlegen. Sie bestimmen z. B. die Seitenränder, stellen unkompliziert Schriftart und -größe ein, positionieren Tabellen korrekt und laden Ihr eigenes Logo und Briefpapier in die Vorlage.

In der Belegübersicht erkennen Sie direkt, welche Rechnungen noch offen, welche bezahlt und welche schon überfällig sind. Wenn Sie lexoffice mit einem Bankkonto verbunden haben, geht diese Sortierung der Rechnungen sogar komplett automatisch. Besonders hilfreich sind auch die weiteren Funktionen rund um Steuern. So können Sie beispielsweise Ihrem Steuerberater einen Zugang zum Rechnungsprogramm verschaffen oder die Umsatzsteuervoranmeldung mit nur wenigen Klicks durchführen.

Die einfachste Version von lexoffice erhalten Sie für ca. 8 Euro pro Monat (bei monatlicher Abrechnung). Hierin sind bereits alle Funktionen zum Schreiben von Rechnungen enthalten. Wer noch weitere Werkzeuge für Buchhaltung und Berichtswesen haben möchte, zahlt bis zu 17 Euro im Monat.

Billomat ist eine weitere moderne Lösung für die Buchhaltung und die Erstellung von Rechnungen. Auch hier geschieht beides komplett online. Anders als bei anderen Anbietern bekommt jedes Unternehmen hierfür allerdings eine individuelle URL. Statt also auf die Homepage des Herstellers zu gehen und sich von dort in den persönlichen Bereich zu klicken, hat man bei Billomat eine Adresse, über die man schnell ins eigene Dashboard gelangt. Mit der verfügbaren App lassen sich auch Rechnungen über das Smartphone erstellen sowie Belege archivieren.

Die Erstellung einer Rechnung erfolgt wieder ähnlich zu anderen Angeboten. Die Maske ist leicht auszufüllen, und Informationen zu Posten und Kunden zieht man aus einer Datenbank. Zusätzlich können Nutzer ihre Rechnungen mit Platzhaltern versehen, die dann angepasst an den jeweiligen Fall ausgefüllt werden. Auch bei Billomat befinden sich alle Rechnungen in einer Übersicht. Bei fehlendem Zahlungseingang lassen sich unkompliziert Mahnungen erstellen.

Haben Sie eine Rechnung geschrieben, können Sie und Ihre Mitarbeiter diese mit Kommentaren versehen und so auch Vorgänge rund um das Dokument festhalten. Das fertige Schreiben können Sie dann per E-Mail versenden oder an einen externen Anbieter weitergeben und so per Brief oder Fax verschicken. Einen eigenen Designeditor bietet Billomat nicht. Stattdessen können Vorlagen in Word erstellt und dann in die Rechnungssoftware geladen werden. Auch dabei lassen sich bereits Platzhalter einbauen.

Im günstigsten Abonnement – ca. 9 Euro pro Monat bei einer monatlichen Abrechnung – kann man einen Nutzer anlegen und 30 Dokumente pro Monat erstellen. Neben der Beschränkung der Dokumentenzahl ist hierbei auch der Funktionsumfang stark eingegrenzt. Wer ein umfassendes Rechnungsprogramm benötigt, muss mindestens 30 Euro pro Monat investieren, bekommt dann aber auch viele Buchhaltungswerkzeuge mitgeliefert.

Das Online-Rechnungsprogramm FastBill richtet sich an Kleinunternehmer und Freelancer, die Ihre Rechnungserstellung automatisieren und übersichtlicher gestalten wollen. Dafür steht Ihnen eine einfache Maske zur Verfügung. Auch hier wählen Sie Kunden aus einer Kartei aus und können ein Inventar pflegen, um Posten einfach in die Rechnung einzufügen. Außerdem gibt es einen Design-Editor, der zwar etwas versteckt ist, aber mit vielen Optionen aufwartet. In Form von manipulierbaren Inhaltsblöcken kann das Aussehen der Rechnung ganz genau bestimmt werden.

Besonders interessant bei FastBill sind Add-ons, mit denen Sie den Umfang bei Bedarf erweitern können: So gibt es eine Erweiterung für das Mahnwesen und eine, die aus Amazon-Bestellungen automatisiert Rechnungen erzeugt. Darüber hinaus können Sie bei FastBill verschiedene Mitarbeiterzugänge anlegen und diesen unterschiedliche Rollen zuweisen. Mit wenigen Klicks stellen Sie ein, auf welche Bereiche der Rechnungssoftware jeder einzelne Mitarbeiter zugreifen darf.

Sie starten bei FastBill mit 9 Euro pro Monat (bei monatlicher Abrechnung). In diesem einfachsten Paket ist bereits der größte Teil zur Erstellung von Rechnungen enthalten und kann für Freelancer schon ausreichen. Wenn Sie bereit sind, einen höheren Betrag zu zahlen, können Sie zusätzliche Nutzer anlegen, mehr Bankkonten einbinden und zusätzliche Buchhaltungsfunktionen bereitschalten.

Alle vorgestellten Online-Rechnungsprogramme sind gerade für KMU und Freelancer sehr hilfreich und leicht zu bedienen. Da die Anwendungen viele Aufgaben ganz selbstständig übernehmen, spart man durch die Rechnungssoftware viel Zeit. Dennoch gibt es feine Unterschiede. Die Tabelle verrät die Eigenschaften der fünf Rechnungsprogramme:

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