Professionelle Rechnungsvorlagen für Word, Excel und PDF

Damit eine Rechnung als Beleg für einen offiziellen Geschäftsvorgang vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie eine Reihe von Formalitäten zu beachten. Rechnungsvorlagen helfen Ihnen dabei.

Was sind Rechnungsvorlagen?

Rechnungsvorlagen sind vorgefertigte Rechnungs-Muster, die alle vorgeschriebenen Bestandteile enthalten und als Konstrukt für neue Rechnungen genutzt werden können. Statt also bei null anfangen und alle Elemente mühsam zusammentragen zu müssen, liefert Ihnen eine solche Vorlage eine fertige Beispielrechnung mit Platzhalterinformationen, die es lediglich gegen die tatsächlichen Daten auszutauschen gilt.

Grundsätzlich lassen sich die Vorlagen für Rechnungen in textbasierte und tabellarische Lösungen unterteilen: Müssen nur wenige Leistungen abgerechnet werden, sind erstere fast immer die geeignetere Wahl. Je komplexer die abzurechnenden Dienste sind, desto eher ist der Einsatz einer tabellarischen Rechnungsvorlage zu empfehlen. Diese bietet den Vorteil, Einzelpreise und den Gesamtpreis wesentlich übersichtlicher anordnen zu können. Darüber hinaus können derartige Muster Sie bei der Berechnung bestimmter Werte wie dem Mehrwertsteuer-Betrag unterstützen, wenn entsprechende Funktionen eingebaut sind.

Wie sieht eine professionelle Rechnungsvorlage aus?

Professionelle Rechnungsvorlagen, z. B. für Kleinunternehmen, zeichnen sich durch zwei Aspekte aus: Zum einen müssen sie ansprechend und übersichtlich gestaltet sein, damit die zur Zahlung aufgeforderten Kundinnen und Kunden alle relevanten Informationen erfassen können. Zum anderen muss eine Vorlage für Rechnungen auch inhaltlich vollständig sein. Denn unvollständige Angaben und Verstöße gegen die Formvorschriften werden bei der Überprüfung durch das Finanzamt schnell zum Problem und gefährden u. U. sogar den Vorsteuerabzug. Damit ein geschäftliches Dokument als Rechnung anerkannt wird, sollten die folgenden, in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes festgelegten Pflichtangaben gemacht werden:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Dienstleisters oder der Dienstleisterin
• vollständige Kontaktdaten (Name und Anschrift) des Leistungsempfängers bzw. der -empfängerin
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters bzw. der Dienstleisterin
• Ausstellungsdatum (Datum, an dem die Rechnung erstellt worden ist)
• einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Preis der erbrachten Leistung (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt)
• anfallende Steuerbeträge

Überprüfen Sie unbedingt, ob die aufgelisteten Angaben vollständig und korrekt gemacht wurden – insbesondere dann, wenn Sie für Ihre Rechnungen auf eine Muster-Lösung zurückgreifen.

Rechnungsvorlagen für Word, Excel und PDF – so gelingt die Anpassung

Um Ihnen die Struktur und Funktionalität der erwähnten Rechnungsvorlagen für Excel, Word und Co. näherzubringen, stellen wir Ihnen die notwendigen Schritte vor, die es bei der Nutzung zu beachten gilt.

Kostenloser Download

Machen Sie Ihre Auswahl davon abhängig, mit welchem Programm Sie lieber arbeiten. So erreichen Sie am einfachsten und schnellsten das gewünschte Ziel – eine standardkonforme Rechnung, die sowohl die korrekten und vollständigen Angaben zur erbrachten Leistung als auch die passenden Kundendaten enthält. Öffnen Sie das heruntergeladene Dokument einfach per Doppelklick:

Rechnungsvorlage anpassen: Schritt für Schritt

Nachdem Sie die Rechnungsvorlage als PDF, Excel- oder Worddatei heruntergeladen haben, müssen Sie sie nur noch für Ihre individuellen Ansprüche anpassen. Folgen Sie hierzu einfach unserer Anleitung:

1. Oben links geben Sie zuallererst Ihre Adressdaten bzw. die Firmenadressdaten an. Direkt darunter fügen Sie die Adressinformationen der Kundin bzw. des Kunden ein.
2. Auf der rechten Seite finden Sie einen weiteren Platzhalter für Ihre eigenen Adressinformationen, zuzüglich weiterer Kontaktangaben wie einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Wenn Sie derartige Supports nicht anbieten, entfernen Sie die betreffenden Zeilen einfach aus der Rechnungsvorlage.
3. Es folgt der Betreff der Rechnung, dessen Wortlaut Sie frei bestimmen können. Statt des schlichten „Rechnung“ in der Vorlage können Sie beispielsweise auch die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen bzw. Konditionen mit angeben.
4. Unter dem Betreff befinden sich drei Platzhalter für die Rechnungsnummer, die Kundennummer (optional) und das Rechnungsdatum. Ersetzen Sie hier unbedingt die Beispielnummern und vergessen Sie nicht, das aktuelle Datum anzugeben.
5. Die nächste Zeile ist für den Kopftext vorgesehen, in dem Sie den Kunden bzw. die Kundin direkt ansprechen. Typischerweise bedanken Sie sich an dieser Stelle dafür, dass die Kundschaft Ihre Dienste in Anspruch genommen bzw. bei Ihnen eingekauft hat und formulieren eine kleine Überleitung, die darauf hinweist, dass in der Folge die in Rechnung gestellten Kosten aufgeführt werden.
6. Nach der Ansprache der Kundin bzw. des Kunden folgt mit der Auflistung der Positionen (Artikel bzw. Dienstleistungen) der wichtigste Teil der Rechnung. Hierfür steht Ihnen eine Tabelle zur Verfügung, die Sie nach Belieben durch das Hinzufügen bzw. Entfernen von Zeilen erweitern bzw. kürzen können. In den Spalten geben Sie die Bezeichnung, die Stückzahl sowie den Einzel- und den Gesamtpreis der einzelnen Positionen an.
7. Unter der Tabelle gilt es, die fällige Gesamtsumme ohne Umsatzsteuer sowie den Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer anzugeben.
8. Abschließend haben Sie erneut einen Textbereich für zusätzliche Informationen, um die Kundschaft über das Datum informieren, an dem die Dienstleistung erbracht bzw. die Ware verschickt worden ist. Ebenfalls typisch ist die Angabe des Zeitrahmens, in dem der fällige Rechnungsbetragzu zahlen ist.
9. Der letzte Bestandteil der Musterrechnung ist der Fußtext. Hier geben Sie erneut Ihre Kontaktinformationen und zusätzlich die folgenden Kontodaten an, die Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde für die Überweisung benötigt:

• Name der Bank
• IBAN/Kontonummer
• BIC/Bankleitzahl

Auch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ist Pflicht – sofern Sie nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen. In diesem Fall weisen Sie darauf hin, dass Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.

10. Nun können Sie die Rechnungsvorlage speichern und ausdrucken. Alternativ ist es möglich, die Rechnung als PDF-Datei zu speichern, falls Sie diese per E-Mail verschicken möchten.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.