Reisekostenabrechnung: So funktioniert die korrekte Erstattung von Reisekosten

Dienstreisen gehören in vielen Berufszweigen zur Tagesordnung. Die durch sie entstehenden Kosten übernimmt in vielen Fällen der Arbeitgeber, der grundsätzlich aber nicht dazu verpflichtet ist. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten, dann kann er sie steuerlich absetzen. Entscheidend für die Erstattung ist immer, wie die arbeitsvertragliche Regelung aussieht. Müssen Arbeitnehmer die Reisekosten laut Vertrag selbst tragen, können sie sie als Werbungskosten im Rahmen ihrer Steuererklärung angeben. Schließlich handelt es sich um Aufwendungen zur Sicherung und Erhaltung ihrer Einnahmen. Voraussetzung ist eine vollständige Reisekostenabrechnung, in der alle betrieblichen Reiseausgaben eindeutig nachgewiesen werden.

Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um eine Aufstellung aller Kosten, die im Zuge einer Dienstreise entstanden sind. Der Begriff „Reise“ bezeichnet in diesem speziellen Zusammenhang die gleichzeitige Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsplatz, die aus beruflicher Auswärtstätigkeit resultiert. Auf Basis einer entsprechenden Abrechnung können Arbeitnehmer angefallene Reisekosten, die nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden, als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten, benötigt er die Reisekostenabrechnung, um die Ausgaben als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen zu können.

Die Ausgaben sind in der Reisekostenabrechnung in folgende vier Kategorien zu unterteilen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Grundsätzlich sind alle Ausgaben durch Rechnungen, Quittungen, Tickets oder Ähnliches nachzuweisen. Zur Vereinfachung kann man in der Reisekostenabrechnung auf verschiedene Pauschalen zurückgreifen, z. B. die Kilometer- und die Verpflegungspauschale. Diese definieren bestimmte, jährlich neu festgelegte Pauschalbeträge (auch Pauschbeträge), die für die Berechnung der Kosten angewandt werden dürfen. Auf diese Weise können Sie auf die häufig sehr aufwändige, individuelle Ermittlung der tatsächlichen Ausgaben für Dienstreisen verzichten.

Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen, müssen Sie sich zunächst für eine von zwei Variante entscheiden:

1. Wollen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben ansetzen? (was bedeutet, dass Sie sämtliche Belege aufbewahren müssen)

2. Wollen Sie auf die gesetzlichen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung nutzen? (möglich bei den Fahrt-, Übernachtungs-, und Verpflegungskosten)

Um Fehler bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung sowie daraus resultierende Konflikte mit Finanzamt bzw. Arbeitgeber zu vermeiden, sollten Sie sich schon vor Antritt der Reise für eine Variante entscheiden und sich mit den Besonderheiten der einzelnen Kostensäulen auseinandersetzen.

Zu den Fahrtkosten, die Sie im Rahmen einer Reisekostenabrechnung aufführen müssen, zählen einerseits die Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, andererseits auch Fahrten am Reiseziel selbst sowie Zwischenheimfahrten. Dabei ist es für die Reisekostenabrechnung von Bedeutung, ob diese Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Dienst- oder Mietwagen oder mit einem öffentlichen Verkehrsmittel gemacht werden. So gilt für die Nutzung von Flugzeug, Bahn, Bus und Co. sowie für die Nutzung eines Mietwagens, dass die Kosten immer in der tatsächlichen Höhe erstattet werden können, sofern sie verhältnismäßig sind und sich durch entsprechende Belege (Ticket, Vertrag, Quittung) nachweisen lassen.

Treten Sie die Dienstreise mit einem privaten Fahrzeug an, gibt es drei verschiedene Optionen zur Berechnung der Fahrtkosten:

Achten Sie beim Fahrtenbuch auf Sorgfältigkeit und Vollständigkeit. Ein lückenhaftes Fahrtenbuch wird der Kontrolle durch das Finanzamt nicht standhalten.

1. Tatsächliche Aufwendungen: Bei der Abrechnung werden sämtliche Fahrzeugkosten eines Jahres berücksichtigt (Abschreibung, Finanzierungskosten, Leasinggebühren, Benzin, Kfz-Steuer, Versicherungen, Garagenmiete, Reparatur etc.). Diese jährlichen Pkw-Kosten werden addiert und durch die insgesamt im Laufe des Jahres gefahrenen Kilometer geteilt. Das Ergebnis ist der Kilometersatz dieses Fahrzeugs.
   
   Um zu ermitteln, wie viele Kilometer privat und wie viele dienstlich gefahren wurden, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, das detailliert über die einzelnen Fahrten informiert. Entscheidend ist, dass Sie Folgendes aufzeichnen:
    
   • Fahrtdatum
   • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
   • Kilometerstand am Ende der Fahrt
   • Reiseziel
   • Route
   • Zweck der Fahrt
      
   Achten Sie beim Fahrtenbuch auf Sorgfältigkeit und Vollständigkeit. Ein lückenhaftes Fahrtenbuch wird der Kontrolle durch das Finanzamt nicht standhalten.

2. Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Ändern sich die ermittelten Gesamtkosten eines Pkws nicht wesentlich, kann auch in den Folgejahren dieser Kilometersatz angewendet werden, ohne dass man die Gesamtkosten jedes Mal neu berechnen muss. Die dienstlich gefahrenen Kilometer müssen Sie allerdings weiterhin mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Tritt eine wesentliche Änderung ein (entfällt beispielsweise die Leasingbelastung), müssen die Gesamtkosten neu berechnet werden.
    
3. Kilometerpauschale: Am einfachsten ist die Abrechnung mit der Kilometerpauschale. Mit ihr müssen Sie bei Ihrer Dienstreise lediglich die zurückgelegten Kilometer verzeichnen. Pro gefahrenem Kilometer können Sie dann Kosten in Höhe von 30 Cent (Pkw) bzw. 20 Cent (Motorrad, Motorroller, Moped) ansetzen. Diese Methode ist mit Abstand die einfachste, allerdings auch die ungenauste (exakte Benzinkosten und Fahrzeugverschleiß bleiben unberücksichtigt).

Fahren Sie mit einem Dienstwagen, sind die Ausgaben automatisch Teil der Unternehmenskosten, weshalb für Arbeitnehmer die Möglichkeit entfällt, diese Kosten in der Steuererklärung als Werbungskosten abzusetzen.

Übernachten Sie im Rahmen Ihrer Dienstreise in einem Hotel, einem Gästehaus oder Ähnlichem, können Sie die Kosten ebenfalls im Rahmen der Reisekostenabrechnung von der Steuer absetzen. Auch bei den Übernachtungskosten haben Sie dabei die Wahl zwischen exakter Abrechnung, für die Sie die entsprechende Belege vorweisen müssen, und der Abrechnung auf Basis festgelegter Pauschalbeträge. Entscheidend ist außerdem, ob es sich um eine Inlands- oder eine Auslandsreise handelt, denn bei beiden unterscheidet sich nicht nur die Höhe der Pauschbeträge, sondern auch deren Anwendbarkeit.

Übernachtungskosten, die aus Dienstreisen im Inland resultieren, können grundsätzlich in unbegrenzter, tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden. Voraussetzung ist der Einzelnachweis der Kosten in Form der Quittung.

Alternativ gilt für die Abrechnung der Übernachtungskosten im Inland ein Pauschbetrag von 20 Euro pro Nacht, den Sie anwenden können, wenn entsprechende Belege fehlen. Hat Ihr Arbeitgeber die Übernachtungsgelegenheit allerdings unentgeltlich zur Verfügung gestellt, fällt diese Möglichkeit in der Reisekostenabrechnung selbstverständlich weg.

Auch Ausgaben für Übernachtungen im Ausland lassen sich in exakter Höhe als Werbungskosten absetzen, wenn Sie die Quittungen aufheben und in Ihrer Reisekostenabrechnung vorweisen. Außerdem gibt es auch für Auslandsübernachtungen fixe Pauschalbeträge, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr in Absprache mit den Finanzbehörden festlegt. Diese Pauschbeträge sind jedoch nicht für den Werbungskostenabzug, sondern nur bei der Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber anwendbar.

Abhängig von dem Reiseziel (Land und z. T. Stadt) gelten verschiedene Pauschalen: So wurde der Pauschbetrag für das Jahr 2019 für Übernachtungskosten in Finnland beispielsweise auf 136 Euro festgelegt, während Sie für Dienstreisen-Übernachtungen in Norwegen 182 Euro pro Nacht berechnen können. Haben Sie in Italien übernachtet, sind pauschal 135 Euro abrechenbar. Ausnahmen bilden Übernachtungen in Mailand (158 Euro).

Eine vollständige Auflistung der Auslands-Übernachtungspauschalen für 2019 finden Sie im Download-Center des Bundesministeriums der Finanzen.

Auch auf einer Dienstreise müssen Sie natürlich essen und trinken. Die Kosten für Ihre Verpflegung können Sie ebenfalls im Rahmen der Reisekostenabrechnung als Werbungskosten absetzen. Diese Kosten können jedoch – anders als Fahrt- und Übernachtungskosten – nicht in tatsächlicher Höhe abgerechnet werden, weshalb Sie auch keine Einzelnachweise Ihrer Mahlzeiten liefern brauchen. Für die Abrechnung der Kosten sind Pauschalbeträge, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand, festgelegt. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands ist abhängig von der Dauer der Auswärtstätigkeit und davon, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt (es gelten länderspezifische Pauschalen).

Ihr Arbeitgeber darf Ihnen nur die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Erstattet er Ihnen die tatsächlichen Aufwendungen für Essen und Trinken, ist die Erstattung lohnsteuerpflichtig.

Wie die Übernachtungspauschale werden die länderspezifischen Verpflegungspauschalen jährlich vom Bundesministerium der Finanzen in Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden vorgegeben. Einige Verpflegungspauschalbeträge für das Jahr 2019 (Ausland) liefert die folgende Tabelle:

Die komplette Auflistung der länderspezifischen Pauschalen für Ihre Reisekostenabrechnung (2019) finden Sie in dem bereits erwähnten Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Aufwendungen, die im Rahmen einer Dienstreise entstanden sind und nicht den Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten zugeordnet werden, können Sie als Reisenebenkosten ebenfalls in der Reisekostenabrechnung geltend machen. Voraussetzung ist, dass diese Ausgaben im Rahmen der dienstlichen Tätigkeiten entstehen und nicht privater Natur sind. So tragen Sie etwa die Kosten für Getränke aus der Minibar, Pay-TV auf dem Hotelzimmer oder für freizeitliche Beschäftigungen wie Museumsbesuche und Stadtrundfahrten in jedem Fall selbst.

Zu den Reisenebenkosten, die Sie in der Reisekostenabrechnung aufführen können, zählen unter anderem:

• Gepäckkosten (Beförderung, Aufbewahrung, Reisegepäckversicherung)
• Telefongespräche bzw. Schriftverkehr beruflichen Inhalts
• Straßenbenutzungskosten (Mautgebühren, Parkplatzkosten, Fährkosten)
• Schadensersatz- und Reparaturkosten bei Verkehrsunfällen
• Trinkgelder
• Eintrittsgelder für Veranstaltungen mit beruflichem Hintergrund (Seminare, Workshops, Messen)
• Wertverlust, der durch Diebstahl bzw. Beschädigung mitgeführter Gegenstände entstanden ist

Reisenebenkosten lassen sich ausschließlich in exakter Höhe von der Steuer absetzen, weshalb Sie sämtliche Belege für die anfallenden Kosten aufheben müssen – Pauschalen existieren für diesen Kostenpunkt nicht.

Die Reisekostenabrechnung ist formlos, weshalb Sie grundsätzlich eine Menge Freiheiten bei der Erstellung haben. Dennoch sollten Sie sich darum bemühen, dass Ihre Kostenaufstellung möglichst übersichtlich und vor allem vollständig ist, damit Ihr Arbeitgeber bzw. das zuständige Finanzamt die Kosten am Ende auch wie gewünscht erstattet bzw. berücksichtigt. Hierfür gilt es nicht nur, alle relevanten Belege parat zu haben, sondern auch die involvierten Geschäftspartner, Reiseziele sowie Hintergrund, Datum und Dauer der Tätigkeiten schriftlich festzuhalten. Wichtig ist, dass Sie die Rechnungen und Quittungen nicht verändern – so kann auch ein Aufkleben oder Zerschneiden dazu führen, dass die Belege nicht anerkannt werden.

Ein weiterer Punkt, den Sie bei der Aufstellung Ihrer dienstlichen Reisekosten unbedingt beachten sollten, betrifft die verschiedenen, zur Sprache gekommenen Pauschbeträge: Behalten Sie im Hinterkopf, dass sich diese Beträge Jahr für Jahr ändern können. Während die in diesem Artikel genannten Werte also beispielsweise für die Reisekostenabrechnung 2019 verpflichtend sind, ist ihre Gültigkeit für die Folgejahre keineswegs sicher.

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