Reisekostenabrechnung: Formular zum Download

Wenn jemand eine Reise tut, darf er die Reisekostenabrechnung nicht vergessen. Denn nach der Rückkehr von einer Dienstreise verlangt die Buchhaltung eine genaue Aufstellung der Kosten. Diese garantiert, dass man das Geld, das man privat ausgelegt hat, vom Arbeitgeber zurückbekommt. Dabei muss man auf bestimmte Feinheiten achten, sonst wird das Geld gar nicht oder womöglich erst mit Verzögerung erstattet.

Wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise unternimmt, also im Auftrag des Unternehmens an einen anderen Ort fahren muss – egal ob in die Nachbargemeinde oder auf die andere Seite der Welt –, entstehen Kosten: Fahrkarten, Hotelübernachtung, Verpflegung vor Ort. Manches davon wird bereits im Vorfeld vom Unternehmen gebucht und spielt dann für die Reisekostenabrechnung keine Rolle mehr. Anderes wird zunächst vom Arbeitnehmer ausgelegt – aus der privaten Kasse. Die Buchhaltung kann anhand der Reisekostenabrechnung und der eingereichten Belege (ganz wichtig!) sehen, was zu erstatten ist.

Aber nicht nur die Buchhaltung interessiert sich für das ausgefüllte Formular. Auch für das Finanzamt ist es wichtig. Schließlich sind Reisekosten betriebliche Ausgaben und haben damit Einfluss auf den Gewinn des Unternehmens. Und für den Arbeitnehmer selbst spielt das Finanzamt bei einer Dienstreise eine ebenso wichtige Rolle: Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, kann der Arbeitnehmer die Kosten bei der Steuererklärung angeben. Auch hierbei ist eine detaillierte und korrekte Dokumentation Voraussetzung für die Berücksichtigung.

Auch Selbstständige greifen auf Reisekostenabrechnungsformulare zurück – zum einen für die Steuererklärung, denn Kosten für dienstliche Reisen sind Teil der Betriebsausgaben. Zum anderen geben Selbstständige ihre Fahrtkosten in manchen Fällen an ihre Auftraggeber weiter. Auch diese erwarten dann eine lückenlose Dokumentation der entstandenen Kosten.

Vier große Posten sind Teil jeder Reisekostenabrechnung. Ein Formular muss diese konsequent ausweisen.

1. Fahrtkosten: Kosten entstehen durch die Nutzung des Dienstwagens, eines privaten Kfz, durch Bahn-, Bus- oder Flugtickets. Ist man mit dem Dienstwagen unterwegs, besteht der Arbeitgeber in aller Regel darauf, dass der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führt. Nutzt man das private Fahrzeug, werden häufig der Einfachheit halber Kilometerpauschalen gezahlt. Tickets für Verkehrsmittel müssen gut aufbewahrt werden.

2. Übernachtungskosten: Bei den Übernachtungskosten kann man sich zwischen zwei Varianten entscheiden – entweder werden die Kosten durch einen pauschalen Satz abgegolten oder über die eingereichten Belege erstattet. Sind in den Hotelkosten auch Mahlzeiten enthalten, müssen die Kosten dafür herausgerechnet werden. Ist das Frühstück nicht getrennt auf der Rechnung ausgewiesen, sind beispielsweise pauschal 4,80 Euro abzuziehen. Der Grund dafür: Verpflegungskosten darf der Arbeitgeber nur pauschal erstatten.

3. Verpflegungskostenmehraufwand: Bei der Verpflegung auf Reisen geht man davon aus, dass die Kosten höher sind, als wenn man zu Hause isst. Der Gesetzgeber veranschlagt hierfür pauschale Werte, die abhängig sind von der Dauer der Abwesenheit. Verbringt man mindestens acht Stunden an einem anderen Ort oder sind es gleich mehr als 24 Stunden? Für Auslandsreisen gelten wiederum andere Sätze, die abhängig vom Reiseziel sind.

4. Reisenebenkosten: Nebenkosten entstehen z. B. durch Park- oder Mautgebühren. Auch hierfür müssen Belege eingereicht werden.

Diese vier Positionen decken alle Kosten ab, die man nach einer Dienstreise erstattet bekommen kann. Natürlich gehören aber noch weitere Angaben in die Reisekostenabrechnung:

• vollständiger Name
• Abteilung
• Personalnummer
• Reisebeginn und Ende mit genauer Uhrzeit
• Ziel der Reise
• Reisezweck
• verwendete Verkehrsmittel
• Unterschriften von Antragsteller und Vorgesetztem

Unsere Vorlage ist in Word erstellt und wird am besten auch in der Microsoft-Software angepasst. Damit Sie auf alle benötigten Funktionen zugreifen können, müssen Sie zunächst die Entwicklertools anzeigen lassen. Sollten diese nicht bereits im Menü verfügbar sein, wechseln Sie über den Reiter „Datei“ in die Optionen und aktivieren im Bereich „Menüband anpassen“ die erweiterten Funktionen.

Im Formular stehen Ihnen Steuerelemente zur Verfügung. Diese machen es interaktiv. Nutzer des Formulars können also aus Optionen auswählen und Einträge vornehmen. In der Reisekostenabrechnungsvorlage haben wir z. B. Inhaltssteuerelemente zur Datumsauswahl verwendet. Fügen Sie weitere Steuerelemente oder Felder ein, die für Ihre Buchhaltung wichtig sein können, oder löschen Sie Einträge, die Sie nicht brauchen.

Außerdem haben wir einen Briefkopf in der Vorlage hinterlegt. Diesen können Sie, wie Sie es von Word oder anderer Textverarbeitungssoftware gewöhnt sind, anpassen. Ersetzen Sie die Mustereingaben einfach mit den Details Ihres Unternehmens. Überdies steht es Ihnen natürlich frei, weitere Gestaltungselemente wie Ihr Firmenlogo in die Vorlage einzubringen.

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