Steuererklärung für Selbstständige: Das müssen Sie beachten

Freiberuflerinnen und Freiberufler zahlen verschiedene Steuern wie die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer. Welche Steuern Selbstständige im Detail zahlen müssen, hängt von der ausgeübten Tätigkeit und den erworbenen Einnahmen ab. Wie bereitet man sich am besten vor und worauf kommt es bei der Steuererklärung für Selbstständige an?

Selbstständig: Welche Steuern fallen an

Je nach Form der Selbstständigkeit fallen unterschiedliche Steuern an: Die Einkommen- und die Umsatzsteuer (sofern nicht gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit) sind für Freiberuflerinnen und Freiberufler die wichtigsten Steuern. Betreiben Unternehmer ein Gewerbe, fällt zusätzlich die Gewerbesteuer an.

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer bezieht sich auf den ermittelten zu versteuernden Gewinn aus der Geschäftstätigkeit bzw. bei noch weiteren Einkünften auf das zu versteuernde Gesamteinkommen. Zur Erklärung dieser Steuer sind alle Selbstständigen verpflichtet. Woher Einkünfte bezogen werden, spielt keine Rolle:

  • Gewerbebetrieb
  • Mieteinnahmen
  • Zinseinnahmen
  • Einnahmen auf Beteiligungen
  • freiberufliche Tätigkeit
  • sonstige Einkünfte

Das bedeutet allerdings nicht, dass alle Freiberuflerinnen und Freiberufler Steuern auf ihr Einkommen zahlen müssen: Liegen die Einnahmen unterhalb des gesetzlichen Grundfreibetrags, fällt keine Einkommensteuer an. Im Jahr 2024 lag die Grundfreibetragsgrenze zum Beispiel bei 11.604 Euro für Alleinstehende und bei 23.208 Euro für Verheiratete.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer, auch als Mehrwertsteuer bekannt, wird auf alle gehandelten Waren oder Dienstleistungen erhoben. Das bedeutet in der Regel, dass Selbstständige diese Steuer einerseits beim Einkauf von Gütern selber zahlen (Vorsteuer) und sie andererseits auf ihre verkauften Waren und Leistungen erheben (Umsatzsteuer) müssen. Die gezahlte Vorsteuer wird von der erhobenen Umsatzsteuer abgezogen – der Restbetrag geht ans Finanzamt.

Die Umsatzsteuer zahlen alle Selbstständigen, sofern sie nicht von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Diese sagt aus, dass man bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen die Schwelle von 22.000 Euro pro Jahr nicht überschreitet. Unabhängig davon, ob sie die Umsatzsteuer zahlen müssen oder nicht, müssen Selbstständige die Umsatzsteuererklärung aber in jedem Fall jährlich einreichen.

Hinweis

Ist man umsatzsteuerpflichtig, fällt ggf. auch die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung an. Je nach Umsatzentwicklung geht diese in der Regel quartalsweise oder monatlich ans Finanzamt. Befreit von der Voranmeldung sind Selbstständige, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, sowie alle, die im Vorjahr weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer gezahlt haben.

Gewerbesteuer und Lohnsteuer

Für Gewerbebetreibende fällt zusätzlich die Gewerbesteuer an. Hat ein Unternehmen Angestellte, muss es außerdem eine jährliche, monatliche oder vierteljährliche Lohnsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln und die anfallende Lohnsteuer abführen. Genau genommen handelt es sich bei dieser nicht um eine eigene Steuer, sondern eine Erhebungsform der Einkommensteuer. Freiberufler wie Ärzte und Ärztinnen, Anwälte und Anwältinnen oder Künstler und Künstlerinnen sind von der Gewerbesteuer befreit.

Hinweis

Wenn Mitarbeitende beschäftigt werden, sollten Freiberuflerinnen und Freiberufler bei ihren Steuern unbedingt einen Steuerberater bzw. eine Steuerberaterin zu Rate ziehen. In einem separaten Artikel haben wir die wichtigsten Informationen zu den Kosten für eine professionelle Steuerberatung zusammengefasst.

Steuererklärung für Selbstständige – ein Leitfaden

Will man die Steuer für Selbstständige berechnen, gibt es einige Dinge, die man wissen und beachten sollten. Einfache Tipps und Tricks ersparen am Ende des Jahres viel Arbeitsaufwand und Stress. In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir, wie man als Freiberufler oder Freiberuflerin ohne große Strapazen korrekt seine Steuern abführt.

Schritt 1: Einnahmen und Ausgaben dokumentieren (Übersicht)

Das Wichtigste bei der Steuererklärung ist eine gute Übersicht. Während Kaufleute meist ohnehin der Buchführungspflicht unterliegen, gilt diese Regel für nicht ins Handelsregister eingetragene Gewerbebetreibende und für Freiberufler und Freiberuflerinnen nicht zwangsläufig. Doch auch, wenn man nicht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, unterliegt man immer gewissen Aufzeichnungspflichten. Daher sollten Selbstständige immer einen guten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben ihrer Geschäftsaktivitäten bewahren. Schließlich wird am Ende des Jahres abgerechnet, und je übersichtlicher man zuvor seine Ausgaben dokumentierte, desto weniger Arbeit macht die Steuererklärung für Freiberufler später.

Um die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu dokumentieren, genügen in der Regel zwei Excel-Tabellen: Eine für die Einnahmen und eine andere für die Ausgaben. In diesen Tabellen hält man in separaten Spalten folgende Werte fest:

  • Datum
  • Dienstleister/Dienstleisterin oder Verkäufer/Verkäuferin
  • Leistungs- oder Produktbezeichnung
  • Bruttobetrag
  • Belegnummer
  • Nettobeträge (insofern umsatzsteuerpflichtig)
  • Vorsteuer (insofern umsatzsteuerpflichtig)
  • berechnete Umsatzsteuer (insofern umsatzsteuerpflichtig)

Auch für eine mögliche Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine genaue Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben wichtig. Da diese nach dem Zu- und Abflussprinzip erstellt wird, müssen alle Ausgaben und Einnahmen für den Monat und das Jahr verbucht werden, in dem sie entweder zu- oder abgeflossen sind.

Schritt 2: Belege sammeln und sortieren (Organisation)

Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren ist das eine, diese auch belegen zu können das andere. Geschäftsaktivitäten müssen immer mit einem Beleg versehen werden – grundsätzlich sollte man dafür besser zu viele Belege aufbewahren als zu wenige und sich dabei immer an die geltenden Aufbewahrungsfristen (zw. 6 und 10 Jahren) halten. Wichtige Belege sind:

  • Quittungen für Barzahlungen
  • Kreditoren- und Debitorenrechnungen
  • Überweisungsbelege
  • Lieferscheine
  • Gehaltslisten
  • Tank- oder Bewirtungsbelege
  • Bankauszüge vom Geschäftskonto und die Jahresbescheinigungen der Bank

Beim Umgang mit Belegen ist von Anfang an ein gutes System gefragt, das man regelmäßig mit den neuen Unterlagen füttert. Dafür legt man unterschiedliche Ordner an, in denen die gesammelten Belege systematisch abgeheftet werden.

Ordnersystem: Gewinnermittlung mittels EÜR

Nimmt man am Ende des Jahres die Gewinnermittlung mittels einer EÜR vor, genügen meistens zwei Ordner:

  • Ordner für Kontoauszüge: chronologisch abgeheftet; hinter jedem Kontoauszug wird der dazugehörige Beleg abgeheftet (Ausnahme: monatliche Kosten müssen nicht jedes Mal belegt werden, etwa durch die monatliche Kopie eines Mietvertrags)
  • Ordner für Barbelege: fortlaufend und mit einer Belegnummer

Ordnersystem: Gewinnermittlung im Rahmen eines Jahresabschlusses

Erfolgt die Gewinnermittlung jedoch im Rahmen eines Jahresabschlusses (Bilanz und GuV), bietet sich eine differenziertere Variante der Belegorganisation an:

  • Ordner für Ausgangsrechnungen: fortlaufend und mit Belegnummer
  • Ordner für Eingangsrechnungen: fortlaufend und mit Belegnummer
  • Ordner für Kontoauszüge: vollständig und chronologisch sortiert
  • Ordner für Kassenbuch samt Bargelege: chronologisch sortiert und dokumentiert

Schritt 3: Gewinn ermitteln (EÜR oder Bilanz)

Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich u. a. nach der Höhe des zu versteuernden Gewinns, weshalb sich bei der Steuererklärung für Selbstständige zunächst die Frage stellt, wie man den Gewinn korrekt ermittelt. Zwei Varianten kommen dabei in Frage:

  1. Der Gewinn wird im Rahmen eines Jahresabschlusses (Bilanz und GuV) ermittelt.
  2. Man erstellt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Während Gewerbetreibende in der Regel der Bilanzpflicht unterliegen, reicht dem Finanzamt in den meisten Fällen eine einfache EÜR – unabhängig von Umsatz und Gewinn. Der große Vorteil der EÜR liegt in ihrer Einfachheit. Eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben genügt hier zur Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn. Die Bilanz hingegen ist komplizierter und liefert dem Finanzamt eine detailliertere Übersicht über das vorhandene Vermögen zu einem bestimmten Stichtag.

Tipp

Neben gängigen Buchhaltungsprogrammen, die bei der jährlichen Bilanz unterstützen, gibt es nützliche EÜR-Software, mit der die Gewinnermittlung am Ende des Jahres leichter fällt.

Schritt 4: Ausgaben absetzen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, im Rahmen der Erklärung Steuern zu sparen. Selbstständige können viele Betriebsausgaben vollständig oder teilweise von den Einnahmen abziehen. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen und damit auch die Höhe der zu zahlenden Einkommensteuer. Im Gegensatz zu Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen genießen Selbstständige hier einen verhältnismäßig großen Spielraum, tragen allerdings auch das Unternehmerrisiko.

Typische Kosten, die man vollständig oder teilweise abziehen kann, sind:

  • Bürobedarf, Bücher
  • Miete für Büroräume
  • Fortbildungskosten
  • Gezahlte Löhne und Gehälter
  • Pkw und andere Anlagegüter (Abschreibung)
  • Wareneinkauf
  • Spenden
  • Bewirtungskosten (70 Prozent)
  • Fahrt- bzw. Reisekosten

Auch wenn die Details, z. B. die Abschreiberegeln, mit ein wenig Einarbeitungszeit verbunden sind, sollten Freiberuflerinnen und Freiberufler diese Vorteile bei der Steuererklärung keinesfalls vernachlässigen.

Hinweis

Es existieren einige weitere Posten, die man zwar nicht direkt von der Steuer abziehen, aber als Anschaffungskosten auf mehrere Jahre verteilt abschreiben kann: Typische Beispiele sind langlebige Wirtschaftsgüter von größerem Wert und längerer Nutzungsdauer wie Maschinen, Computer, Büromöbel oder Firmenwagen.

Schritt 5: Formulare ausfüllen und Steuererklärung abgeben (Einreichen)

Seit 2011 ist die Steuererklärung für Freiberufler, Freiberuflerinnen und Gewerbetreibende in elektronischer Form abzugeben. Hierfür steht das Steuerportal ELSTER zur Verfügung, das alle wichtigen Formulare bereithält und die Erklärung an das zuständige Finanzamt weiterleitet.

Doch was müssen Selbstständige nun genau ausfüllen? Zum Pflichtprogramm zählen diese Formulare:

  1. Einkommensteuererklärung (ESt 1 A bzw. ESt 1 C bei beschränkter Steuerpflicht, da Wohnsitz im Ausland)
  2. Umsatzsteuererklärung (nach § 18 Absatz 3 UstG)
  3. Gewerbebetreibende: Anlage G (Einkünfte aus Gewerbebetrieb)
  4. Menschen in freien oder sonstigen selbstständigen Berufen: Anlage S (Einkünfte aus selbständiger Arbeit)
  5. Fertigt man die Gewinnermittlung mittels einer EÜR an: Anlage EÜR
  6. Gewerbebetreibende:Gewerbesteuererklärung

Nun muss die Steuererklärung nur noch fristgerecht abgegeben werden. Grundsätzlich erklären Selbstständige die Steuer nach dem Ablauf eines Kalenderjahres – bis zum 31. Juli des Folgejahres räumt der Gesetzgeber Zeit dafür ein. Wird die Zeit dennoch knapp, ist auf schriftlichen Antrag eine Fristverlängerung möglich.

Schritt 6: Steuerbescheid gegenprüfen

Die Bearbeitung der Steuererklärung dauert in der Regel sechs bis acht Wochen. Ist der Steuerbescheid da, sind viele Selbstständige von der Höhe der zu zahlenden Steuer überrascht. Besonders für Neugründer und Neugründerinnen kann die erste Forderung hoch ausfallen, denn das Finanzamt fordert nicht nur rückwirkend die Steuer des ersten Geschäftsjahres, sondern zusätzlich eine Vorauszahlung für das laufende Geschäftsjahr.

Auch, wenn die Höhe der Steuer meist berechtigt ist, sollte man jeden Steuerbescheid gegenprüfen (lassen). Schließlich können auch Finanzbeamtinnen und Finanzbeamten Fehler unterlaufen. Nach einem Monat wird ein Steuerbescheid rechtskräftig – bis dahin hat man Zeit, in gegebenem Falle Einspruch einzulegen. Das Portal ELSTER stellt auch hierfür ein entsprechendes Einspruchsformular bereit, in dem man schriftlich darlegen kann, warum man die Berechnung für falsch hält.

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