Steuern sparen: Die besten Tipps für Selbstständige

Was genau können Gewerbetreibende und Freiberufler von der Steuer absetzen? Gelten für Freelancer wiederum andere Regeln? Wir liefern die wichtigsten Steuertipps für Selbstständige und geben eine Übersicht darüber, welche Steuern überhaupt anfallen.

Die Informationen sind auf dem Stand von November 2024.

10 Steuertipps für Selbstständige

Den zu versteuernden Gewinn reduzieren und Steuern sparen – dies ist vielen Freiberuflern, Freiberuflerinnen und Gewerbetreibenden wichtig, um finanziell besser dazustehen. Insgesamt genießen Selbstständige einen verhältnismäßig großen Spielraum in Sachen Steuern: Unternehmen können Rücklagen bilden oder von Ausnahmeregelungen Gebrauch machen. Außerdem haben Gewerbetreibende und Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen die Möglichkeit, eine ganze Reihe ihrer Ausgaben von der Steuer abzusetzen.

Da Betriebsausgaben im Einkommensteuerrecht recht vage definiert sind, können viele Ausgaben als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Typische Betriebsausgaben sind beispielsweise:

• Bürobedarf
• Reisekosten
• Werbekosten
• Bewirtungskosten
• Arbeitsmittel
• Firmenwagen

Um diese Ausgaben hinterher bei der Steuererklärung geltend zu machen, muss man für alle Ausgaben die entsprechenden Belege vorweisen können – für eine korrekte Buchhaltung ist dies natürlich grundsätzlich Pflicht.

Was genau müssen Selbstständige nun beachten, um möglichst geschickt Steuern zu sparen? Wir haben 10 wichtige Steuertipps für Selbstständige zusammengefasst.

Tipp 1: Investitionsabzugsbetrag

Geplante Investitionen können die Steuerlast umgehend und merklich verringern – der Investitionsabzug ist damit ein Klassiker unter den Steuertipps für Selbstständige. Nach Artikel 7g Abs. 1 im EstG dürfen Selbstständige bis zu 50 Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten für geplante Investitionen sofort steuermindernd geltend machen. Der Abzug ist allerdings an einige Auflagen gebunden:

• Die betriebliche Investition ist innerhalb der nächsten drei Jahre geplant.
• Es handelt sich um Anlagevermögen und nicht um Waren, die zum Verkauf bestimmt sind.
• Es geht um bewegliche Gegenstände oder um geringwertige Wirtschaftsgüter.
• Der Gegenstand ist im Jahr des Kaufs und im darauffolgenden Jahr insgesamt zu mindestens 90 Prozent betrieblich zu nutzen.
• Der Investitionsabzugsbetrag muss unter 200.000 Euro liegen.

Tipp 2: Arbeitszimmer

Unter bestimmten Umständen können Freiberuflerinnen und Freiberufler die Kosten für ihr Arbeitszimmer von der Steuer absetzen: Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, sind die Kosten vollständig abzugsfähig. Alternativ kann man eine Jahrespauschale von 1.260 Euro in der Steuererklärung eintragen. In jedem Fall sind die tatsächlichen Kosten zu belegen. Außerdem können Selbstständige neben einem Arbeitszimmer noch weitere Raumkosten als Betriebsausgaben geltend machen, etwa wenn ein privater Wohnraum als Lager oder Archiv genutzt wird und dieses weder mit Schreibtisch, Stuhl oder PC ausgestattet ist.

Tipp 3: Abschreibungen

In der Regel sind Abschreibungen für Selbstständige wenig attraktiv. Denn bei der Abschreibung werden diese Betriebsausgaben nur teilweise und über einen längeren Zeitraum steuermindernd von den Einnahmen abgezogen – anstatt die Ausgaben direkt und vollständig abzuziehen. Es gibt aber einige Ausnahmen zu der Abschreibe-Regelung für langlebige Wirtschaftsgüter, durch die Selbstständige Steuern sparen: Sogenannte geringfügige Wirtschaftsgüter (GWG) berechtigen nämlich zum Sofortabzug. Bis zu einer Wertgrenze von 800 Euro netto akzeptiert das Finanzamt eine vereinfachte Abschreibung von angeschafften Gütern. Das bedeutet: Sie können sofort und vollständig als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden.

Außerdem ist es möglicherweise sinnvoll, sogenannte Sammelposten zu bilden: Bei Gesamtkosten zwischen 801 und 1.000 Euro werden kleinere Ausgaben zusammengeführt und gleichmäßig auf 5 Jahre abgeschrieben. Insbesondere bei langen Abschreibungsfristen (etwa von Büromöbeln) profitiert man von einer solchen Vereinheitlichung der Fristen.

Tipp 4: Gewinnneutrale Rücklage für Ersatzbeschaffung

Im Laufe der Zeit kommt es irgendwann auch zum Verlust betrieblicher Gegenstände – sie werden beschädigt oder gestohlen. Diese Verluste werden i. d. R. durch Versicherungssummen kompensiert: Die Geldzahlungen des Versicherers fließen dann in die Gewinnabrechnung ein – dadurch steigt die Einkommensteuer. Die Alternative: Ein Unternehmen hat die Möglichkeit, aus Zahlungseingängen dieser Art eine „gewinnneutrale Rücklage“ zu bilden. In diesem Fall muss man den entstehenden Gewinn nicht versteuern. Die Möglichkeit einer gewinnneutralen Rücklage besteht, sofern man eine Ersatzanschaffung für das verlustige Wirtschaftsgut plant.

Tipp 5: Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt, sowohl für Unternehmen als auch Freelancer und Freelancerinnen. Beim Geschäftsessen bespricht man neue Projekte und pflegt wichtige Kundenbeziehungen. Was viele nicht wissen: Die Kosten dafür können Gewerbetreibende, Freiberuflerinnen und Freiberufler von der Steuer absetzen (bis zu 70 Prozent). Der Knackpunkt ist der korrekte Beleg: Der Bewirtungsbeleg unterliegt strengen Formvorschriften. Man beachte etwa, dass Speisen und Getränke einzeln aufgeführt und die Belege maschinell ausgestellt werden müssen.

Wenn man Kollegen, Kolleginnen und Mitarbeitende bewirtet, kann man die Kosten sogar zu 100 Prozent absetzen.

Tipp 6: Geschenke

Geschenke an Geschäftspartner und -partnerinnen oder Kunden und Kundinnen dienen zunächst einmal der Pflege der Beziehungen: Sie zeigen die Wertschätzung der Zusammenarbeit und sind Motivation für kommende Projekte. Gleichzeitig haben sie den Vorteil, dass Selbstständige sie von der Steuer absetzen können (als Betriebsausgabe). Die wichtigste Grundregel hierbei lautet: Pro Jahr können Sie pro Person Geschenke im Wert von bis zu 50 Euro (plus Umsatzsteuer) steuerlich geltend machen. Bei Geschenken, die über diesem Betrag liegen, besteht solch eine Möglichkeit nicht.

Beschenkt man Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, lässt sich diese Aufmerksamkeit immer als Betriebsausgabe abziehen, sofern es sich um eine reine Sachleistung handelt – unabhängig von dem Wert. Für die beschenkte Person ist das Geschenk jedoch nur steuerfrei, solange der Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer maximal 60 Euro beträgt.

Tipp 7: Kleinere Aufmerksamkeiten

Als „kleine Aufmerksamkeiten“ gelten Geschenke mit einem Wert von bis zu 10 Euro. Sie können als Streuartikel verschenkt werden, also als kleinere und kostengünstigere Werbemittel – klassischerweise Kugelschreiber, Kalender, Tragetaschen und ähnliches. Streuartikel dienen der Bekanntheitssteigerung eines Unternehmens und machen oft einen hohen Anteil der Werbekosten aus.

Der große Vorteil: Die Aufwendung gehört ohne weitere Auflagen zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben und ist für den Empfänger bzw. die Empfängerin steuerfrei. Außerdem können Streuartikel in beliebigem Umfang – unabhängig von ihrer Stückzahl pro Person oder pro Jahr – vergeben werden.

Tipp 8: Kosten für die Website

Ein wichtiger Kostenpunkt, der mittlerweile für die meisten Selbstständigen anfällt, sind Ausgaben rund um ihre Website. Häufig erstellen Selbstständige schon zu Beginn ihrer Tätigkeit eine eigene Internetpräsenz, um für ihre Kundschaft sichtbarer zu sein. Die Kosten für die Erstellung können Freiberufler zwar nicht von der Steuer absetzen – die Anschaffung der Domain (immaterielles Wirtschaftsgut) ist noch nicht einmal abschreibungsfähig. Doch immerhin lassen sich Wartung und Aktualisierung der Website (solange die Funktionalität nicht entscheidend erweitert wird) sowie die laufenden Kosten des Providers sofort als Betriebsausgaben abziehen.

Tipp 9: Geschäftswagen und Fahrtkosten

Ein Klassiker der Steuertipps für Selbstständige betrifft den Firmenwagen. Denn grundsätzlich sind diese Ausgaben für Freiberufler und Freiberuflerinnen steuerlich absetzbar. Fahrtkosten können auf unterschiedliche Weise geltend gemacht werden: entweder über die Kilometerpauschale (beim Privatwagen) oder über die Gesamtkosten des Fahrzeugs (beim Firmenwagen). Ist Letzteres der Fall, muss allerdings der Anteil der privaten Nutzung als „betriebliche Einnahme“ in die Gewinnermittlung aufgenommen werden.

Die entsprechende Faustregel: Nutz man einen Wagen zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Fahrten, gehört er notwendig zum Betriebsvermögen. Liegt die Nutzung unter 10 Prozent, wird er notwendig als Privatvermögen gewertet. In dem Bereich zwischen 10 und 50 Prozent ist die Vermögensart frei wählbar.

Insgesamt gelten bei Firmenwagen und Fahrtkosten besondere Umsicht seitens des Selbstständigen: Dem Dienstwagen unterstellt das Finanzamt grundsätzlich eine private Nutzung und es untersucht diese Fälle entsprechend akribisch. Daher sollte man gut über die geltenden Bestimmungen Bescheid wissen und die vorteilhafteste Versteuerung erwägen: entweder die 1-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch führen. Mit dem geschickten Einsatz von betrieblich genutzten Fahrzeugen können Selbstständige jedoch eine Menge Steuern sparen.

Tipp 10: Betriebsausgaben vom privaten Konto

Auch Ausgaben, die nicht über das betriebliche Girokonto getätigt wurden, kann man unter Umständen als Betriebsausgaben geltend machen – entscheidend ist, dass sie im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit angefallen sind. Allerdings sollte man dem Finanzamt darüber besondere Rechenschaft leisten: Wurde eine privat betriebliche Ausgabe bezahlt, notiert man den betrieblichen Zusammenhang und eine Begründung der privaten Zahlung auf einem separaten Anlageblatt, um es dem Finanzamt auf Anfrage vorzulegen.

Privat betriebliche Ausgaben erkennt das Finanzamt zum Beispiel bei betrieblichen Fahrten mit dem privaten PKW (0,30 Euro pro Kilometer) oder auch bei Telefonkosten an: Bis zu 20 Euro genehmigt es monatlich für betriebliche Telefonate von privaten Telefonanschlüssen als Betriebsausgabe, auch ohne separate Aufzeichnung. Und auch beim Urlaub fallen unter Umständen privat betriebliche Ausgaben an: Wird eine Reise sowohl aus dienstlichem als auch aus außerdienstlichem Anlass angetreten, dürfen – je nach dem Zeitanteil des geschäftlichen Anlasses – entsprechende Kosten als Betriebskosten abgezogen werden.

Diese Steuern fallen für Selbstständige an

Um Steuern zu sparen, sollten Selbstständige sich gut mit den verschiedenen Steuerarten auseinandersetzen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Steuerarten, die für Selbstständige anfallen können:

Einkommensteuer

Unabhängig davon, ob jemand seine Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit oder einem Gewerbebetrieb bezieht – er zahlt Einkommensteuer. Diese Steuer bezieht sich auf den zu versteuernden Gewinn der Selbstständigkeit (Jahresüberschuss). Für Selbstständige ist dies in der Regel die wichtigste Steuer, denn viele Ausgaben eines Unternehmens können über sie gesenkt werden: Reduziert man den zu versteuernden Gewinn, so sinken auch die Steuer-Ausgaben des Freiberuflers.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Auch die Umsatzsteuer ist in der Regel für jeden Selbstständigen Pflicht: Sie muss grundsätzlich auf Waren oder Dienstleistungen erhoben und vollständig an das Finanzamt abgeführt werden. Kleinunternehmer dürfen die Umsatzsteuer allerdings dank der Kleinunternehmerregelung auch entfallen lassen: Lag der Umsatz des Unternehmens im vorangegangenen Jahr unterhalb der gesetzlich festgeschriebenen Grenze von 22.000 Euro und wird er im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht überschreiten, ist keine Umsatzsteuer zu zahlen (Stand: November 2024).

In diesem Zusammenhang sollte auch die Vorsteuer erwähnt werden: Hierbei handelt es sich nicht um eine eigene Steuerart, sondern eine Bezeichnung für die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen auf bestimmte Waren aufwendet. Vorsteuer leistet jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, sobald es betriebsnotwendige Waren oder Rohstoffe einkauft und dabei automatisch die darauf anfallende Umsatzsteuer mitbezahlt. Den Betrag erhält es mittels der Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Finanzamt zurück.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer fällt nur für Selbstständige an, die ein Gewerbe angemeldet haben. Festsetzung und Erhebung der Gewerbesteuer sind im Gewerbesteuergesetz (GewStG) geregelt. Die Höhe der Steuer, die zu zahlen ist, wird vom Finanzamt auf der Grundlage des festgestellten Gewinns ermittelt und im Gewerbesteuermessbescheid festgesetzt. Diese Art von Steuern sparen Freiberufler und Freiberuflerinnen gänzlich.

Lohnsteuer

Selbstständige, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen, haben in der Regel den zusätzlichen Aufwand der monatlichen Lohnsteuer. Allerdings übermittelt man diese Steuer lediglich für die Arbeitnehmenden an das Finanzamt und hat keine Ausgaben zu tragen.

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