Die Umsatzsteuervoranmeldung im Überblick

Vielen Gründern bereitet der Gedanke an die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) Bauchschmerzen. Dabei ist das Konzept eigentlich ganz einfach: Vom ersten Tag der Gründung an ist ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig – sofern die Kleinunternehmerregelung nicht greift. Informieren Sie sich daher bereits vor der Gründung ausführlich über die Umsatzsteuervoranmeldung: In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine Umsatzsteuervoranmeldung ist, wie Sie Ihre Umsätze und die Umsatzsteuer konkret anmelden und vieles mehr. Dazu gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Ust-VA mit dem praktischen Buchhaltungstool von IONOS erledigen.

In unserem Artikel zum Thema Umsatzsteuer haben wir bereits erläutert, dass so gut wie jeder umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn wir etwas kaufen, zahlen wir auf den Nettoverkaufspreis entweder 19 oder 7 Prozent Umsatzsteuer. Es sei denn, es handelt sich um umsatzsteuerfreie Waren oder Leistungen – dazu gehören zum Beispiel Arztbesuche oder die Vermietung von Häusern und Wohnungen.

Auch Unternehmer zahlen Umsatzsteuer, wenn sie Waren oder Dienstleitungen für ihr Unternehmen erwerben (Vorsteuer) – diese Beträge erhalten sie jedoch vom Finanzamt zurück. Unternehmer nehmen aber natürlich auch Umsatzsteuer ein. Aus der gezahlten Vorsteuer und der eingenommenen Umsatzsteuer wird errechnet, welche Umsatzsteuerschuld beziehungsweise welcher Rückerstattungsanspruch besteht. Welcher Betrag sich letztendlich ergibt, wird regelmäßig in der Umsatzsteuervoranmeldung bestimmt und dem Finanzamt übermittelt.

Umsatzsteuervoranmeldungen gibt es, damit der Staat nicht bis zu ein Jahr auf Einnahmen warten muss, die ihm laut Umsatzsteuergesetz zustehen. Mehrere Zahlungen im Jahr sichern ihm zudem einen Zinsvorteil. Dank der Umsatzsteuervoranmeldung ist der Staat auch besser vor Zahlungsausfällen geschützt: Unternehmer sind verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist die eingenommene Umsatzsteuer weiterzuleiten.

Vorteile ergeben sich allerdings nicht nur für den Staat, sondern auch für die Unternehmer: So ist die Zahlungslast gleichmäßiger verteilt – sie müssen nicht am Ende des Jahres einen großen Betrag leisten, sondern können immer wieder kleinere Beträge zahlen. Hinzu kommt, dass Sie als Unternehmer die Vorsteuer schneller wiederbekommen: Im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung wird diese nämlich zeitnah mit Ihrer Umsatzsteuerschuld verrechnet.

Grundsätzlich ist jeder, der ein Unternehmen führt – also eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt – regelmäßig zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Doch wie immer bestätigen Ausnahmen die Regel. Diese Ausnahmen kommen zum Tragen bei:

Inzwischen müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch abgeben. Heutzutage werden Voranmeldungen in Papierform nur noch in Härtefällen und nach bewilligtem Antrag angenommen.

Gerade bei Gründern ist die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung oft mit Sorge verbunden. Die ist aber unberechtigt: Das Ust-VA-Formular ist nur zwei Seiten lang und das Ausfüllen schnell erledigt. Dafür und für die anschließende Übermittlung an das Finanzamt bietet die Finanzverwaltung die Steuererklärungssoftware ELSTER an. Sie ist kostenlos und lässt sich nach dem Herunterladen problemlos installieren – allerdings nur auf einem Windows-PC. Für andere Betriebssysteme – etwa auch für den Mac – bieten andere Hersteller Programme an, die das ELSTER-System unterstützen. Eine Liste solcher Anbieter finden Sie auf der Website von ELSTER.

Als Alternative dazu können Sie die Voranmeldung auch direkt online auf der ELSTER-Website ausfüllen und ans Finanzamt senden. Auf jeden Fall brauchen Sie aber zur Übermittlung Ihrer Voranmeldung ein elektronisches Zertifikat. Diese kleine Datei dient als Art digitale Unterschrift und gewährleistet, dass Ihre Steuerdaten auch wirklich von Ihnen kommen. Das Zertifikat können Sie ebenfalls im Online-Portal von ELSTER bestellen.

Wenn Sie sicher sind, dass für Sie keine der erwähnten Ausnahmen gelten, prüfen Sie als Nächstes, wie oft Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen müssen – denn auch da gibt es Unterschiede.

Als Existenzgründer sind Sie zum Beispiel der Regel nach verpflichtet, jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Erst nach den ersten beiden Wirtschaftsjahren ist es möglich, andere Fristen zu beantragen. Ob eine Friständerung möglich ist, hängt dabei auch von Ihren Umsätzen ab. Hier finden Sie einen Überblick über die Schwellenwerte – samt Erklärung, was sie für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung bedeuten.

Jetzt wissen Sie, wie oft Sie die Umsatzsteuer anmelden müssen. Als Nächstes stellt sich die Frage: Innerhalb welcher Frist muss alles erledigt sein? Egal, ob Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich oder monatlich abgeben müssen: Die Frist ist immer der 10. des Folgemonats. Sie können aber auch beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung um einen Monat beantragen. Diese Verlängerung gilt dauerhaft und wird auch genehmigt. Bei monatlicher Abgabe der Voranmeldung kostet die Fristverlängerung aber jährlich eine Sondervorauszahlung, und zwar 1/11 der Steuervorauszahlungen des Vorjahrs. Jedenfalls haben Sie damit immer einen Monat mehr Zeit, um Ihre Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen. Die folgenden Tabellen verdeutlichen dies Prinzip:

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung

Natürlich ist es möglich, dass die Fristen mal auf einen Feiertag oder aufs Wochenende fallen. In diesem Fall verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Markieren Sie sich am besten rot im Kalender, wann die Abgabe der Umsatzsteuererklärung fällig ist. Nichtsdestotrotz: Fehler passieren und manchmal verpasst man einen Termin. Bei einer Verspätung kann das Finanzamt allerdings einen Aufschlag von bis zu 10 Prozent der Umsatzsteuerlast verlangen.

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten , können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung elegant mit dem Online-Buchhaltungstool von IONOS erledigen: Das geht fast automatisch – das Tool zieht sich die erforderlichen Daten direkt aus Ihren Angaben zu den Einnahmen und Ausgaben. Über eine DATEV-Schnittstelle wird die komplette Umsatzsteuervoranmeldung dann an Ihren Steuerberater weitergeleitet.

Mit dem Buchhaltungstool von IONOS können Sie die gesamte Buchhaltung erledigen: Rechnungen schreiben, Belege verbuchen und vieles mehr. Wenn Sie eingeloggt sind, finden Sie links das Menü. Klicken Sie zunächst auf Auswertungen und dann auf Umsatzsteuer.

Wie Sie sehen, ist die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht so kompliziert und zeitaufwendig, wie viele glauben. Die intuitiv verständliche Gestaltung des Buchhaltungstools erleichtert Ihnen die Arbeit zusätzlich.