Zahlungserinnerung: Erklärung und Vorlagen

Ausstehende Zahlungen sind nicht zwangsläufig auf Unwillen oder Zahlungsunfähigkeit zurückzuführen. Mitunter haben Ihre Kunden oder Kundinnen schlicht vergessen, offene Rechnungen zu begleichen, oder entsprechende Schreiben nie erhalten. Wir zeigen Ihnen anhand von Muster-Texten und Vorlagen, wie Sie freundliche Zahlungserinnerungen formulieren, die rechtlich die Funktion einer verzugsbegründenden Mahnung erfüllen.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung ist ein Schreiben, das einen säumigen Kunden oder eine säumige Kundin an die Begleichung einer oder mehrerer noch offener Rechnungen bzw. Forderungen erinnern soll. Dies geschieht, nachdem eine Rechnung bis zum vereinbarten Termin nicht bezahlt wurde.

In solchen Fällen ist Fingerspitzengefühl gefragt. Ein harsches Mahnschreiben – womöglich unter Androhung rechtlicher Schritte – ist in der Regel effektiv, jedoch der Kundenzufriedenheit abträglich. Bleiben Sie stattdessen freundlich. Mahnen Sie säumige Kunden oder Kundinnen mit einer Zahlungserinnerung an, die höflich, aber bestimmt auf ausstehende Leistungen hinweist und diese einfordert.

Welche Angaben gehören in eine Zahlungserinnerung?

Grundsätzlich sind Mahnungen – und somit auch Zahlungserinnerungen – an keine bestimmte Form gebunden. Rechtlich macht es keinen Unterschied, ob Gläubiger säumige Schuldner schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten dazu auffordern, fällige Rechnungen zu begleichen.

In der Praxis hat sich die schriftliche Zahlungserinnerung durchgesetzt. Der Grund dafür ist die Beweiskraft des Mahnschreibens. Denn: Streitet ein Schuldner den Zugang der Zahlungserinnerung ab, ist der Gläubiger in der Beweispflicht. Die Zahlungserinnerung fungiert als Mahnung und sollte grundsätzlich alle Angaben eines rechtssicheren Mahnschreibens enthalten.

Informieren Sie den Empfänger bzw. die Empfängerin der Zahlungserinnerung unmissverständlich darüber, wer Sie sind, welche Forderung Sie stellen, an wen sich die Forderung richtet und auf welche Rechnung sich Ihre Forderung bezieht. Wir empfehlen Ihnen, auf einer Zahlungserinnerung grundsätzlich folgende Angaben zu machen:

• Ihr Unternehmen inklusive Anschrift
• Name und Anschrift des Empfängers bzw. der Empfängerin
• Kundennummer
• Datum der Rechnung
• Rechnungsnummer
• Ggf. Nummer des Lieferscheins und Liefertermin
• Fälliger Rechnungsbetrag
• Ihre Bankverbindung

Da es sich bei der Zahlungsaufforderung in der Regel um die erste Mahnung im Rahmen eines dreistufigen Mahnverfahrens handelt, brauchen Sie vorerst keine Zahlungsfrist zu setzen. Auch die möglichen Folgen bei Nichtzahlung werden in der Zahlungserinnerung zunächst nicht thematisiert.

Zahlungserinnerung schreiben: Beispielformulierungen

Die Zahlungserinnerung kleidet die Mahnung in freundliche Worte. Dennoch sollte Ihr Schreiben eindeutig zum Ausdruck bringen, dass Sie die Person dazu auffordern, ihre Schuld zu begleichen. Wie Sie diesen Spagat erfolgreich meistern, zeigenden folgende Beispielformulierungen, die sich in der Praxis bewährt haben. Weisen Sie den Empfänger bzw. die Empfängerin der Mahnung freundlich auf ausstehende Zahlungen hin und geben Sie die Rechnungsnummer inklusive Datum oder das entsprechende Kundenkonto an:

• „Für die die Rechnung […] vom […] konnten wir bis heute leider keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich um ein Versehen. Eine Kopie der Rechnung vom […] haben wir dem Schreiben beigelegt.“
• „Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung […] vom […] noch nicht beglichen wurde.”
• „Nach Durchsicht Ihres Kundenkontos haben wir festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitstermin nicht beglichen wurde. Unter Berücksichtigung Ihrer Zahlungseingänge bis zum […] erinnern wir Sie daher heute an die Begleichung unserer Forderung.“
• „Leider konnten wir für die Rechnung […] vom […] keinen Zahlungseingang bis zum festgesetzten Zahlungstermin feststellen.“

Nennen Sie die den fälligen Betrag:

Räumen Sie abschließend die Möglichkeit ein, dass die ausstehenden Beträge bei Eintreffen der Zahlungserinnerung möglicherweise schon beglichen wurden:

Wurde die offene Rechnung ursprünglich auf dem Postweg übermittelt, besteht die Möglichkeit, dass diese nie bei der Zielperson einging oder nach Empfang unabsichtlich verlegt wurde. Unser Tipp: Legen Sie der Zahlungserinnerung eine Kopie der Originalrechnung bei.

Kostenlose Vorlage für die Zahlungserinnerung zum Download

Sie können sich beim Verfassen von Zahlungserinnerungen an folgendem Muster orientieren, das Ihnen je nach Bedarf als Word-Datei oder im Excel-Format zur Verfügung steht.

Mahnung vs. Zahlungserinnerung

Im Rahmen des Forderungsmanagements hat die Mahnung die Funktion, einen säumigen Schuldner in Verzug zu setzen. Denn nur wenn ein Zahlungsverzug vorliegt, ist ein Gläubiger im Recht, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Formale Vorgaben für die rechtssichere Mahnung sind juristisch nicht vorgesehen. Die Rechtsprechung orientiert sich stattdessen an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10. März 1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:

Eine Mahnung muss somit nicht zwangsläufig als Mahnung betitelt werden. In Deutschland ist es kaufmännische Gepflogenheit, säumige Kunden oder Kundinnen zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung auf ausstehende Rechnungen hinzuweisen. Die Zahlungserinnerung kommt in diesem Fall als erste Mahnung zum Einsatz. In der Regel folgen zwei weitere Mahnschritte, ehe der Gläubiger rechtliche Schritte einleitet. Vorgeschrieben sind diese nicht.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.