Zusammenfassende Meldung – Was ist das?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein regelmäßiger Bericht ans Finanzamt, in dem ein Unternehmen über seine innergemeinschaftlichen Umsätze Auskunft gibt. Innergemeinschaftliche Umsätze sind jene Umsätze, die aus grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen ins EU-Ausland hervorgehen – also Geschäften außerhalb Deutschlands, aber innerhalb der EU. Diese werden separat in der Zusammenfassenden Meldung ans Finanzamt übermittelt.

Der Grund: Verkauft ein Unternehmen Waren und sonstige Leistungen an ein in einem EU-Mitgliedstaat ansässiges Unternehmen, also außerhalb Deutschlands, so unterliegt deren Besteuerung anderen Bedingungen als innerstaatliche Geschäfte. In der Regel findet dann das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren Anwendung: In diesem Fall ist nicht wie üblich das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, sondern der Kunde.

Meistens läuft das so: Für den Lieferanten ist eine grenzüberschreitende Lieferungen innerhalb der EU i.d.R. steuerfrei. In diesem Falle muss der Geschäftskunde in dem anderen EU-Land die Umsatzsteuer an das Finanzamt seines Landes abführen. Als deutscher Lieferant erfasst man diesen steuerfreien innergemeinschaftlichen Umsatz dann nur in einer Zusammenfassenden Meldung, die man dem Finanzamt übermittelt.

Die Zusammenfassende Meldung wird im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt und untersteht klaren Regeln und Fristen. Im Folgenden erklären wir, was man als Unternehmer über Zusammenfassende Meldungen wissen muss.

Im Paragrafen 18a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) werden Zusammenfassende Meldungen geregelt. Dort ist u.a. festgeschrieben, für welche Fälle eine ZM anzufertigen ist. Vereinfacht gesagt muss man für die folgenden drei Geschäftsfälle eine Zusammenfassende Meldung übermitteln:

1. für steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen
2. für sonstige Leistungen, die im anderen EU-Land steuerpflichtig sind und für die der dortige Leistungsempfänger die Steuer schuldet
3. für Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften

In den genannten Fällen greift das Reverse-Charge-Verfahren: Der Unternehmer stellt seinem Kunden, der ebenfalls Unternehmer ist, eine umsatzsteuerfreie Rechnung aus – und überlässt es dem Leistungsempfänger, die nicht erhobene Umsatzsteuern selbst ans Finanzamt zu zahlen. Damit das Finanzamt diese Vorgänge prüfen kann, fertigt der Lieferant die Zusammenfassende Meldung an. Die Informationen aus den ZM pflegen die Mitgliedsstaaten dann in eine Datenbank ein, die von der Behörde des Bestimmungslandes abgerufen wird. Die übermittelten Infos geben Finanzbehörden Auskunft darüber, wie viel grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU getätigt werden und wie viel Umsatzsteuer sie von einzelnen Unternehmen einziehen.

In der Praxis bedeutet das: Meldet ein deutsches Unternehmen in seiner Zusammenfassenden Meldung eine Lieferung von 60.000 Euro an ein französisches Unternehmen, so übermittelt die deutsche Finanzbehörde diese Info an die französische Finanzverwaltung. Diese stellt dann sicher, dass die Steuer vom französischen Leistungsempfänger korrekt abgeführt wird. Um den Vorgang zuordnen zu können, benötigt die französische Finanzbehörde die Ust-ID-Nummer des betreffenden Unternehmens in Frankreich. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ust-ID-Nummer des EU-Geschäftspartners zu haben, denn ohne diese kann die ZM nicht korrekt ausgefüllt werden.

Wenn ein Unternehmen oder eine Organgesellschaft für ein anderes in einem EU-Mitgliedstaat ansässiges Unternehmen grenzüberschreitende Lieferungen durchführt oder sonstige Leistungen (Dienstleistungen) erbringt, muss es bzw. sie regelmäßig eine Zusammenfassende Meldung erstellen. Jeder innergemeinschaftliche Umsatz ist grundsätzlich in einer ZM dem Finanzamt zu melden. Handelt ein Unternehmer jedoch ausschließlich innerhalb seines eigenen EU-Landes, so muss er keine Zusammenfassende Meldung abgeben.

Damit sind auch Freiberufler zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung verpflichtet, sofern sie Umsätze im EU-Ausland generieren. Hat beispielsweise ein Notar einen Mandanten, der mit seinem Unternehmen in einem anderen EU-Land ansässig ist, so gelten die Regeln des UStG zur Zusammenfassenden Meldung auch für ihn. Eine Ausnahme betrifft Kleinunternehmen (nach § 19 UStG): Sie sind von der Pflicht zur Zusammenfassenden Meldung befreit.

Allerdings sind sogenannte Nullmeldungen vom Finanzamt nicht erwünscht: Wurden im Meldezeitraum keine innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Dienstleistungen ausgeführt, so wird auch keine Zusammenfassende Meldung erstellt.

Die Zusammenfassende Meldung gibt man entweder monatlich oder vierteljährlich ab – je nach Höhe des Umsatzes. Die Regel lautet so: Die ZM für Liefer- und sonstige Leistungsgeschäfte oder innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte erfolgt monatlich, sofern die Summe der Umsätze des Unternehmens über 50.000 Euro liegt. Vierteljährlich muss man die Meldung abgeben, wenn die Summe unter dieser Grenze von 50.000 Euro liegt.

Allerdings gilt diese Ausnahme nur dann, wenn die Umsatz-Grenze weder für das laufende Kalendervierteljahr noch für die vier vorangehenden Kalendervierteljahre überschritten wurde.

Die genaue Frist, in der man die Zusammenfassende Meldung abgeben muss, richtet sich dann nach dem sogenannten Meldezeitraum. Der Meldezeitraum ist der Zeitraum, über den man die Umsatz-Angaben in der Zusammenfassenden Meldung macht. Er endet immer zum Ende des Kalendermonats oder des Kalendervierteljahrs. Die Abgabefrist für die ZM endet dann immer 25 Tage nach Ablauf des Meldezeitraums.

Eine Ausnahmeregelung ist noch zu beachten: Ist ein Unternehmer von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit – und somit von den Vorauszahlungen –, so gelten möglicherweise auch für die Zusammenfassende Meldung andere Fristen: Unter bestimmten Voraussetzungen reicht es dann, wenn der Unternehmer sie bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalenderjahres abgibt. Dies ist der Fall, wenn:

1. Die Summe aller Lieferungen und sonstigen Leistungen aus dem Geschäft im vorangehenden Kalenderjahr 200.000 Euro nicht überstiegen hat und auch im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird,
    
2. die Summe der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und sonstigen Leistungen im vorangehenden Kalenderjahr 15.000 Euro nicht übersteigt und auch im laufenden Jahr nicht übersteigen wird und …
    
3. es sich bei den Lieferungen unter Punkt 2. nicht um neue Fahrzeuge handelt, die an Abnehmer ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geliefert wurden.

In dieses Formular trägt man alle Umsätze aus Geschäften mit dem EU-Ausland ein, die nach dem Reverse-Charge-Verfahren besteuert werden und die man innerhalb des Meldezeitraums getätigt hat. Insgesamt besteht eine Zusammenfassende Meldung aus vier Komponenten:

1. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des eigenen Unternehmens
2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Geschäftspartners
3. Angaben zum Jahr und Meldezeitraum der ZM
4. Auflistung aller Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dreiecksgeschäften und sonstigen Leistungen innerhalb des Meldezeitraums der ZM

All diese Angaben werden in die fertige Maske auf dem Portal ELSTER eingepflegt und von dort elektronisch übermittelt. Beachtet man also diese Regeln und Fristen zur Zusammenfassenden Meldung, so erfolgen auch die Geschäfte mit dem EU-Ausland steuerlich korrekt und sind mit dem UStG konform.